Skip to content

Supportstuga 12 september, om terminsstarten

Precis som under det gånga läsåret kommer Ladokkonsortiet erbjuda en supportstuga om terminsstarten. Denna termin hålls supportstugan efter terminsstart, för att fånga upp de frågor som kommit upp inför, under eller efter terminsstarten.

Under supportstugan kommer du kunna ställa frågor som berör terminsstarten till representanter från verksamhetsteamen och supporten i Ladokkonsortiet. Du kan också passa på att ställa frågor till personer från andra lärosäten som också deltar under supportstugan.

Datum och tid: 12 september, kl 10.00-11.00.
Plats: Zoomrum https://mau-se.zoom.us/j/159883455

Mötet spelas in och kommer vara tillgängligt på ladok.se i efterhand.

Skicka in frågor senast 10 september

Du får gärna skicka in frågor eller önskemål om en demonstration i förväg, för att få så bra svar som möjligt. Skicka in frågor senast 10 september till utbildning@ladok.se.

Det går även bra att ställa frågor under mötet.

 

Möte med administratörer inom forskarutbildningen

I våras inkom samlade synpunkter från en grupp lärosäten angående de delar av Ladok som hanterar forskarutbildningen. För att förstå behoven bättre och kunna diskutera prioriterade områden tillsammans så bjöd Ladokkonsortiet in till ett heldagsmöte med forskarutbildningsadministratörerna från de lärosäten som framfört synpunkterna.

Mötet hölls på Westmanska palatset och tio administratörer var inbjudna. Dagen inleddes med att Mauritz Danielsson förklarade syftet med mötet och gav en historisk tillbakablick. Catherine Zetterqvist gav en förklaring till varför systemet ser ut som det gör idag och berättade vad som har hänt hittills under 2019 samt vad som är planerat framöver. Malin Zingmark ledde diskussionen kring nuläget; hur fångar vi upp behoven. Den största delen av dagen ägnades åt gemensamma diskussioner, se kommentarer nedan.

Mauritz Danielsson förklarade syftet med mötet och gav en historisk tillbakablick.


Administratörerna var samstämmiga och efterfrågade en bättre anpassning till forskarnivån. 


Dagens diskussioner visar att konsortiet verkligen fungerar, var en av slutsatserna efter dagen. 

Röster från dagen

– Vi vet alla att ett nytt system aldrig är perfekt när det rullas ut. Idag lärde vi oss en del om bakgrunden till varför systemet ser ut som det gör och hur komplext det är. Samtidigt känns det som om vi fick gehör för våra synpunkter. Jag känner att det blev en större förståelse åt både håll.

– Vi har många synpunkter och att få möjlighet att diskutera tillsammans med andra administratörer och konsortiet var mycket lärorikt. Vi talade om bollen och fyrkanten. Administrationen på forskarnivå som en boll som ska passa in i det fyrkantiga Ladok. Det kommer att ta ett tag men vi är på väg. Jag känner att vi fick en bra dialog och bra gehör för det vi framförde. En bra och nyttig dag.

– Vi som arbetar som administratörer på forskarnivå är samstämmiga i våra åsikter. Tanken att systemet ska fungera på ett likartat sätt för alla nivåer är god men när det gäller forskarnivån så fungerar det inte. Här är det mer individuell hantering och mer undantag jämfört med grundnivån så det är dags att anpassa systemet till hur forskarutbildningen ser ut i verkligheten, inte utgå ifrån att all utbildning kan hanteras på samma sätt, det går bara till en viss gräns.

– Jättenyttigt att sitta ner och prata tillsammans och bli lyssnad på. Ladok är ju lärosätena och det är viktigt att förstå. Dagens diskussioner visar att konsortiet verkligen fungerar.

– En konstruktiv och förutsättningslös dialog som kändes jättebra. Det var tydligt att det finns en vilja till att både lyssna på oss och att skapa förändring i rätt riktning. Som administratör på forskarnivå är man oftast en person och det är ensamt jämfört med grundutbildningen där det finns fler administratörer som gör samma sak. Det gör att vi ibland kommer upp med egna lösningar och vägar genom systemet. Jag skulle önska att det fanns en bättre dialog både mellan administratörer och att det blev tydligare kommunicerat vilka förbättringar som har åtgärdats. Det finns ju ett nätverk för administratörer och handläggare för forskarstuderande som en Google-grupp men det skulle behövas mer samverkan och diskussioner som liknar den här dagen.

– Jag tror att alla idag fick en större förståelse för hur sammansatt systemet är och hur alla parametrar påverkar varandra. Samtidigt fick vi komma till tals och kunde uttrycka alla våra tankar och önskemål och blev lyssnade på. Det var en bra diskussion. Nu arbetar vi framåt och det känns mycket positivt.

Fortsatt arbete i höst

Arbetet kring förbättringar av de delar av Ladok som hanterar forskarutbildningen fortsätter under hösten, genom fler användarträffar och användarstudier.

På mötet deltog Mauritz Danielsson, konsortiechef, Catherine Zetterqvist, produktägare och prioriteringsansvarig och Malin Zingmark, metodstöd och utredare.

Deltagare från lärosäten: Karin Svanberg, Blekinge tekniska högskola, Fredrik Andersson, Uppsala universitet, Ingela Fransson, Örebro universitet, Pontus Cavallin-Wase, Mittuniversitetet, Catherine Busch, Karlstads universitet, Anne Mo, Linköpings universitet, Jessica Pettersson, Göteborgs universitet, Katarina Klevesson, Karolinska institutet, Ingela Wennmark, Linnéuniversitetet.

 

Vilka är de viktigaste förbättringarna i Ladok?

Återkoppling av enkäten: Vilka är de fem viktigaste förbättringarna i Ladok för ert lärosäte?

En enkät skickades för en tid sedan ut till alla Lokala kontaktpersoner för Ladok. Syftet med enkäten var att ta reda på vad respektive lärosäte tycker skulle vara de fem viktigaste förbättringarna i Ladok. Det kan handla om förbättringar som ger en väsentlig effektivisering för en stor mängd användare eller ett stöd för ett speciellt kritiskt behov eller förbättrat stöd till lokala integrationer.  

Enkäten är ett led i vårt arbete att säkerställa att vi arbetar med rätt saker inom utvecklingen av Ladok. Utvecklingsarbetet utgår från Verksamhetsplanen, fastställd av styrelsen. Utifrån denna Verksamhetsplan skapas en Grovplan av produktägaren. Till stöd för produktägaren finns prioriteringsgruppen, med deltagare från olika lärosäten. Resultatet från enkäten blir ett komplement som bearbetas vidare av produktägaren och prioriteringsgruppen.

Här hittar du information om Verksamhetsplanen och utvecklingen av Ladok.

Catherine Zetterqvist, produktägare sammanfattar resultaten från enkäten.

Stort tack

Ett stort tack till alla som tog sig tid till att svara på enkäten angående vilka de fem viktigaste förbättringarna i Ladok är för ert lärosäte. Syftet med enkäten var bland annat att få en bättre bild av om vi inom Ladokkonsortiet fångar och tolkar av behoven korrekt eller inte.

I många avseenden återspeglar svaren på enkäten den stora bredd som Ladoks funktionalitet ska hantera och den utmaning vi har att prioritera mellan vitt skilda områden. Några lärosäten har samlat flera förbättringar under varje beskrivningsmöjlighet, vilket även detta vittnar om komplexiteten och svårigheten att peka ut några få förbättringar som de mest centrala. Min slutsats, som jag även uppfattar att prioriteringsgruppen ställer sig bakom, är att vi trots vissa högljudda röster har en relevant plan för höstens arbete. Svaren ger dessutom en utmärkt input inför målformuleringarna för 2020.

Två områden sticker ut

De två områden som sticker ut och har fått flest omnämnanden är registervård i utbildningsinformation och hanteringen av uppgifter vid dubbeletablering av studenter.

Registervård i utbildningsinformation

Flera lärosäten lyfter fram att möjligheter till rättning i utbildningsinformation är det absolut viktigaste. Några framhåller de åtgärder som redan finns i grovplanen för 2019 och som omfattar utbildning som ännu inte är i status komplett, medan andra framhåller att vi redan under hösten 2019 borde införa möjlighet att rätta alla uppgifter i Utbildningsinformation – oavsett om det finns studenter eller inte kopplade till uppgifterna. Att kunna hantera inläggningsfel eller handhavandefel är ett tydligt behov, men att införa funktionalitet för att detta ska kunna justeras med några få och enkla handgrepp har vi svårt att prioritera redan under hösten 2019 då det rör sig om ett omfattande arbete, framförallt gentemot externa system. Ska ett sådant arbete prioriteras behöver det framgå i verksamhetsplanen för 2020.

Hanteringen av uppgifter vid dubbeletablering

Nästa område som återkommer är hanteringen av meriter för studenter som av olika skäl blivit etablerade på mer än en identitet. De insatser som jag ser att vi kan göra inom ramen för hösten 2019 är att införa kontroll av dubbletter vid massetablering och att påbörja ett utredningsarbete tillsammans med NyA för hur vi kan motverka uppkomsten, då tillkomsten av dubbletter som behöver hanteras med avseende på meriter är betydligt större än vad som tidigare framkommit. Ska vi prioritera ett större arbete behöver det framgå i verksamhetsplanen för 2020.

Ytterligare områden

Även intyg förekommer ett flertal gånger. Här pågår ett förarbete för att identifiera vilka förbättringar som ska prioriteras. Utökade möjligheter att avgränsa till viss utbildning/utbildningsnivå bör definitivt ingå. Insatser för att underlätta vid utskrift är inte lika självklart, då målet bör vara att studenterna själva tar ut verifierbara intyg.

Förbättringar med fokus på systemaktiviteter är ett bra exempel på ett område som vi väl känner till att det behöver förfinas och successivt åtgärdar, så att en högre grad av precision kan åstadkommas i behörighetsprofilerna. Området är dock stort, så allt kan inte göras omgående.

Användbarhetsförbättringar för ett effektivare arbetsflöde respektive förbättringar rörande forskarutbildningshanteringen och masshantering sammanfaller delvis. Här pågår arbete för att identifiera vilka insatser som kan och bör göras under ht 2019 respektive vad som kräver större resurser och därmed behöver prioriteras i verksamhetsplanen för 2020.

I övrigt förekommer förslag på förbättringar som sedan tidigare är kända, några exempel: förenkling av programstrukturshanteringen, kopieringsfunktionalitet för kurstillfällen inför nästkommande period/termin/läsår, förbättrat stöd för handläggning av bevis, förbättringar inom utdata samt uppföljning samt förbättringar inom aktivitetstillfälleshantering och resultatrapportering. Här har vi ambitionen att klara av de punkter som finns i grovplanen och i övrigt föreslå att de ingår i mål för verksamhetsplanen 2020.

Avslutningsvis vill jag nämna att endast fyra svar berör studentgränssnittet varav två som uttrycker att ansökan om tillgodoräknanden är för rudimentär för att kunna släppas till studenterna. Kanske beror det på att kartläggningsarbete för förbättringar i studentgränssnittet redan ingår i verksamhetsplanen för 2019.

Vänligen,
Catherine Zetterqvist, produktägare Ladok

Frågestund 25 september: Nyttoanalys gemensam utbildningsdatabas

Välkomna till en frågestund om den utredning som just nu genomförs för att utreda nyttan med en gemensam utbildningsdatabas, se mer om utredningen på ladok.se. Syftet med mötet är att ge alla lärosäten möjlighet att ställa frågor om utredningen och de slutsatser som dragits. Mötet kommer att hållas i anslutning till NUAK  som hålls på Chalmers i Göteborg.

Nu 3 platser per lärosäte

Vi har nu ordnat större lokal till frågestunden och varje lärosäte kan skicka 3 deltagare (mot tidigare 2).
Datum: 25 september
Tid: 13.30-15.00.

Anmäl senast 31 augusti

Anmälan görs till info@ladok.se senast 31/8 2019.
Vi återkommer med information om lokal och vägbeskrivning.

 

 

Kursen ”Grunderna i Ladok” uppdaterad

E-learningkursen ”Grunderna i Ladok” har uppdaterats och är nu tillgänglig på engelska

Nu har e-learningkursen ”Grunderna i Ladok” uppdaterats. Det finns nu en berättarröst i filmerna och filmerna visar några nya funktioner som tillkommit i Ladok sedan kursen senast uppdaterades.

Två förändringar har gjorts av kursens upplägg:

  • Ett nytt avsnitt har lagts till: ”använd kortkommandon och arbeta i flera webbläsarflikar”
  • Avsnittet om resultatrapportering har kortats ned i e-learningkursen för att hålla fokus på begrepp och navigering i Ladok. De två filmer som tagits bort ur kursen finns fortfarande tillgängliga på LadokPlay.

Kursen är nu även tillgänglig på engelska, under namnet ”The basics of Ladok”. Innehållet speglar den svenska e-learningkursen.

Båda kurserna finns tillgänglig på utbildningssidorna av ladok.se i tre format:

  • Webblänk: som leder till extern hemsida där kursen publicerats
  • SCORM-fil: ladda ner filen för att kunna ladda upp kursen på lärosätets egen lärplattform
  • Inbäddningskod: hämta inbäddningskoden för kursen för att lägga upp kursen på lärosätets egen lärplattform eller medarbetarwebb.

Påminnelse: genomgång av Ladokforum 28 augusti, 13.00-14.00

Så fungerar Ladokforum – genomgång 28 augusti

Innan sommaren, den 5 juni hade vi en första genomgång för lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner för att visa hur Ladokforum fungerar. Nu bjuder vi in till ytterligare en genomgång och vi hoppas att några av er är intresserade att lära er mer.

Observera att det enbart är de lokala kontaktpersonerna och lokala tekniska kontaktpersonerna vid varje lärosäte som möjlighet att bjuda in avancerade Ladokanvändare till foumet. Syftet med Ladokforum är att samla alla frågor på ett ställe, ge möjlighet att diskutera Ladok-frågor med varandra, konferera med kollegor och få tips och råd. Konsortiet har tillgång till forumet, även om vi inte svarar på frågor i forumet.

Tid: 28 augusti klockan 13.00-14.00
Plats: https://sunet.zoom.us/my/maleiv

Inbjudan till att delta i referensgrupp för utbildning

Referensgruppen för utbildning av Ladokanvändare har varit igång i ca ett år, och delar av gruppen kommer nu bytas ut för att få en spridning av de lärosäten som är representerade i gruppen. Vi söker nu 3 nya deltagare till gruppen.

Som deltagare i referensgruppen för utbildning är du med och ger input till utbildningarna som ges av konsortiet, t.ex. prioritering av inkomna önskemål, hur materialet ska utformas och målgruppen för det. Du kan också diskutera frågor kring utbildningen av Ladokanvändare som ni ger på lärosätet med de andra deltagarna i referensgruppen.

Referensgruppen träffas i webbmöten ca 1 timme per månad. Fysiska hel- eller halvdagsmöten kan förekomma vid enstaka tillfällen. Ansvarig för referensgruppen i konsortiet är utbildningsansvarig Klara Nordström.

Nominera deltagare senast 16 september

För att få en god representation i gruppen vill vi att lokal kontaktperson på lärosätet sänder in förslag på deltagare. Skicka med en beskrivning av dennes roll och arbetsuppgifter i er utbildning av användare i Ladok. Vi strävar efter en blandning av personer med olika arbetsuppgifter inom utbildningen, med olika utbildningsupplägg på lärosätet samt lärosäten som är olika stora sett till antal studenter.

Den lokala kontaktpersonen skickar förslag på kandidater till utbildning@ladok.se senast 16 september.

Anmälda kandidater ska vara vidtalade och tillgängliga. Gällande ersättning så gäller principen att lärosätet bidrar med arbetstiden medan konsortiet ersätter eventuell resekostnad.

Uppskattat Ladokforum för frågor och diskussioner

Innan sommaren startade Ladokforum, ett forum för Ladokfrågor för alla lärosäten. Det är inte ett forum öppet för alla men alla lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner har tillgång till forumet och har i sin tur möjlighet att bjuda in avancerade Ladokanvändare på sitt lärosäte. Forumet är indelat i sju kategorier till att börja med; uppföljning, studiedeltagande, examen, resultat, integrationer – feeds, integrationer – REST och slutligen en egen stängd kategori för moderatorerna.

Syftet med forumet är att det ska vara lärosätenas kanal för kommunikation; lärosätena ska kunna prata med varandra, ställa frågor och ge varandra tips och råd. Konsortiet har tillgång till forumet men svarar inte på direkta frågor i forumet.

Thomas Arnqvist, biträdande systemförvaltare vid Studentavdelningen, Uppsala universitet och lokal kontaktperson, ingick i den testgrupp som  under våren utvärderade olika forum och han är en av dem som använder sig av Ladokforum.

Thomas Arnqvist, biträdande systemförvaltare vid Studentavdelningen, Uppsala universitet.

Har det saknats ett forum för Ladokfrågor?

– Ja, vi har saknat ett forum där det går att söka bland frågor och svar. Det finns ett antal mejllistor men det är svårt att hålla koll på det som kommer via dem och det är inte heller säkert att alla mejl sparas. Det är lättare att undvika personberoende eftersom det är lättare att ge tillgång till ett forum än att skicka vidare ett otal mejl.

Genom forumet kan vi både ge och få råd och hjälp från andra lärosäten. Det kan handla om frågor av olika slag; ”Hur gör man?” ”Hur hanterar ni detta?” ”Har ni erfarenhet av…?” ”Kan vi hitta en gemensam hållning i den här frågan?

Hur många har tillgång till forumet vid Uppsala universitet?

– I dagsläget är vi 12 stycken vid Uppsala universitet.

Är det bra att forumet kräver inloggning?

– Ja. det var det som var utgångspunkten när vi började. Forumet riktar sig till avancerade Ladokanvändare inom de centrala Ladokförvaltningarna, utvecklare och ansvariga för integrationer och eftersom diskussionerna och frågorna handlar om övergripande ladokfrågor så tycker vi att det är bra.

Hur tycker du att forumet fungerar?

–  Än så länge har det inte hunnit bli så många inlägg så det är svårt att säga. Jag hoppas att vi kan få det att fungera och om alla ställer sina frågor på forumet så får vi en samlad bild. Känslan jag har är att det finns tillräckliga finesser för att det ska gå att ha en överblick över vad som är aktuellt och när det i framtiden finns många inlägg så finns det en bra sökfunktion för att hitta eventuella svar på tidigare frågor.

 Saknar du några kategorier?

– Inte just nu.

Är det enkelt att använda?

– Ja, det tycker jag. Det svåraste hittills varit att hitta var nya användare bjuds in.

 

Så fungerar Ladokforum – genomgång 28 augusti

Innan sommaren, den 5 juni hade vi en första genomgång för lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner frö att visa hur forumet fungerar. Vill du veta mer om hur det fungerar? Nu bjuder vi in till ytterligare en genomgång och vi hoppas att några av er är intresserade att lära er mer.

Tid: 28 augusti klockan 13.00-14.00
Plats: https://sunet.zoom.us/my/maleiv

Tips innan dess!

För att lägga till en användare: klicka på dig själv uppe till höger, klicka på kugghjulet (Inställningar), klicka på Inbjudningar.
(Observera att det endast är lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner som kan lägga till nya användare.

 

 

 

Förändrat utbildningsmaterial för resultatrapportering och studiedeltagande

Förändrat utbildningsmaterial för resultatrapportering och studiedeltagande

Efter önskemål har ett antal handhavandeguider nu delats upp i kortade guider. I och med att handhavandeguiderna delats upp i kortare delar blir det möjligt att välja vilka delområden eller funktioner som ni länkar era användare till.

Följande handhavandeguider har kortats ned:

Under hösten kommer fler handhavandeguider kortas ned – vi går ut med information när detta sker.