Skip to content

Premiärmöte för lokala tekniska kontaktpersoner

Igår, den 8 maj hölls det första mötet för lärosätenas lokala tekniska kontaktpersoner. Rollen är ny och blir konsortiets kontakt på lärosätena när det handlar om integrationer och teknik.

Alla lärosäten har utsett en kontaktperson och 25 av dessa deltog på mötet där den nya rollen diskuterades närmare. Från konsortiet deltog Mauritz Danielsson, konsortiechef, Staffan Ekstedt, driftsansvarig, Malin Zingmark, utredare, och Mattias Sällström, systemutvecklare för Ladok.

Under dagen diskuterades ansvar och förväntningar på rollen som lokal teknisk kontaktperson, supportvägar, Ladoks arkitektur, integrationer och API, produktionsmiljön och övriga miljöer.

– Vi har saknat den här kontaktytan, sa Staffan Ekstedt, driftsansvarig för Lakok. Tidigare har våra kontaktvägar varit lokal kontaktperson och lokal objektägare men det har varit svårt att nå ut med rätt information till rätt målgrupp. Det har funnits nätverk där det har diskuterats teknik fast i mer informell form och inte alla lärosäten har ingått. Nu har vi lyft de tekniska frågorna och skapat en formell roll där konsortiet och lärosätena har tydliga kontaktvägar. Vi har också behov av att diskutera tekniska frågeställningar och förstå vilken lösning som passar lärosätet bäst. Det blir kanon!

Bilder och röster från dagen

Mattias Sällström, systemarkitekt för Ladoksystemet.

– En bra och konstruktiv dialog är A och O för att det ska bli bra. Målet nu är att hitta tydliga vägar inte bara för information utan också kommunikation. Konsortiet håller på att ta fram ett Ladokforum på webben för lärosätena och jag har stora förhoppningar att forumet kan bidra till hjälp till självhjälp.

Johanna Belzacq, systemansvarig vid Stockholms universitet tillsammans med Caroline Johansson, It-tjänsteansvarig vid Göteborgs universitet.

– Det här känns väldigt bra.Det finns mycket att diskutera och självklart löser vi inte alla problem på vårt första möte men det känns tryggt att ha detta nätverk att luta sig mot. Jag är nyfiken på hur det kommer att utveckla sig, sa Johanna.

– Jag har ingen lång erfarenhet av tekniska Ladokfrågor eftersom jag är relativt ny på min position så att vi nu tillsammans skapar gemensamma former för samverkan och kommunikation mellan lärosätena känns mycket bra, poängterade Johanna.

Carl Johan Berglund tillträder snart som studierektor vid Enskilda högskolan.

– Som studierektor vid Enskilda högskolan så kommer jag att få ansvar för många tekniska system så för mig som är ny så är det här mötet och nätverket otroligt värdefullt. Jag får reda på vilka problem som kan dyka upp och får möjlighet att diskutera frågor med andra i samma situation. Det känns bra att vi träffades fysiskt idag för då etableras en första kontakt som underlättar vår fortsatta samverkan i olika fora. Ett nätverk med webbforum låter bättre än att skicka e-post som blir alldeles för rörigt.

Gruppdiskussioner

Handhavandeguider på engelska

Nu finns handhavandeguiderna för att rapportera och attestera resultat tillgängliga på engelska. I guiden lär sig användaren att rapportera respektive attestera resultat på ett effektivt sätt. Användaren lär sig också hur funktioner som kan används i samband med resultatrapportering fungerar (t.ex. aktivitetstillfälle och resultatnoteringar).

Guiderna är tillgängliga som PDF för att kunna skickas direkt till användarna, och som power point för att kunna göra lokala ändringar på lärosätet innan guiden skickas ut. Dokumenten hämtas här:

New guides available: report results and certify results

There are two new guides available in English: report results and certify results. The guides show the user how to report and certify results in an efficient way, and also show additional functions that can be used when you report and certify (e.g. activity sessions and results annotations).

The guides are available both in PDF-format, to be sent to the users directly, and also in PowerPoint-format to enable the university to make changes in the material. The guides are available here:

Utbildning om uppföljningsdatabasen 22 & 28 maj

Två heldagsutbildningar; 22 & 28 maj

Den 17 april är sista dagen för att skicka in din anmälan till en av utbildningsdagarna om uppföljningsdatabasen. Utbildningsdagen erbjuds vid två tillfällen, den 22 maj och den 28 maj, för att så många som möjligt ska kunna delta. Innehållet är detsamma vid båda tillfällena.

Utbildningen riktar sig till användare som ställer SQL-frågor mot databasen, den riktar inte in sig mot den avancerade specialisten. Vi kommer bland annat att ägna tid till att gå igenom innehållet i BI/IO-objekten. För att kunna tillgodogöra dig utbildningen behöver du ha god kännedom om hur utbildningen på det egna lärosätet är uppbyggd.

Sista anmälningsdag 17 april

Läs mer om dagen och anmäl dig här.

Lärosäten diskuterade nationell administration

Möte om nationell administration

Dagen efter Ladokträffen, torsdagen den 11 april, hölls ett möte om nationell administration. Träffen innehöll både information och gemensamt arbete i mindre grupper och målet var att öka förståelsen för hur vi tillsammans skall hantera gemensam information i Ladok på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Inbjudna var de personer som arbetar med nationell administration på lärosätena. Just denna dag var platserna  begränsade till 1-2 platser per lärosäte för att kunna hålla ihop gruppdiskussionerna.

På mötet talade CSN om behovet av uppgifter från Ladok och resten av mötet ägnades åt gemensamma diskussioner kring hantering av nationell data. Finns det behov kan det bli aktuellt med en utbildning för alla som arbetar med nationell administration längre fram.

Synpunkter från dagen

– Det är alltid bra att träffas och diskutera gemensamma frågor. Dagens agenda var superbra. Intressant och bra information från CSN som vi borde träffa  oftare.

– En givande och rolig dag. Vi har många gemensamma behov och idag har vi också fått höra andra infallsvinklar än de vi själva är vana vid. I och med att vi numera delar gemensam information så är det nödvändigt med sådana här möten. Dessutom var det mycket bra information från CSN. Idag finns många nya utbildningsformer som de måste hantera.

– Lärorikt. Vi måste fortsätta att träffas så här så att vi får en gemensam bas att stå på. Jag hoppas verkligen på fler liknande träffar framöver.

Supportstuga 2 maj om utbytesstudier

Välkommen till vår supportstuga om utbytesstudier

Mötet ägnas åt att besvara lärosätens frågor kring hur utbytesstudier hanteras i Ladok.

Datum och tid: 2 maj, kl 13.00-14.00
Plats: Zoom: https://mau-se.zoom.us/j/775502169

Mötet spelas in och finns tillgängligt på ladok.se i efterhand.

Skicka dina frågor senast 26 april

Du får gärna skicka in frågor i förhand, så att vi har möjlighet att förbereda svaren.
Skicka in frågor till utbildning@ladok.se senast 26 april. Det går givetvis även bra att ställa frågor under mötets gång.

Uppskattat nätverkande på Ladokträffen

Lokalen var i fullsatt under Ladokträffen 10 april. Dagen inleddes med information från konsortiet som informerade om nuläget, strategin och styrningen framåt, den kommande utvecklingen av Ladok, aktuella nyheter från drift och senaste nytt från verksamhetsstöd. Vi fick också höra hur teamen inom verksamhetsstödet arbetar idag och att en ny beställningsportal i Jira ersätter SDPlus.

Olika lärosäten delade också med sig av sina erfarenheter. Jan Johansson, Högskolan i Jönköping, Stellan Englén, Chalmers och Karin Nordgren, Göteborgs universitet hade punkten ”Retro från årsredovisningen. Annika Björklund, Uppsala universitet och Per Auster, Lunds universitet talade om utbytesstudier. Under eftermiddagen fanns tre diskussionspass att välja mellan.

Presentationerna från dagen

Programmet och alla presentationer som visade under dagen återfinns under Möten – Ladokträffar.

Bilder från Ladokträffen


Över 120 personer kom till gårdagens Ladokträff i Stockholm. 

Malin Zingmark berättar om utredningen av en gemensam utbildningsdatabas.


Retro från årsredovisningen med Jan Johansson, Högskolan i Jönköping, Stellan Englén, Chalmers och Karin Nordgren, Göteborgs universitet.

Per Auster, Lunds universitet och Annika Björklund, Uppsala universitet talar om utbytesstudier.
Diskussionspass 1 handlade om Vägledning, utbildning och systemdokumentation. På bilden Jenny Sandqvist från supporten, Klara Nordström som arbetar med utbildning och Margita Westin som arbetar med systemdokumentation.
Hans Persson ledde diskussionspasset som handlade om personnummer, identitetshantering och kommande utveckling.
Diskussionerna kring erfarenhetsutbyte med andra lärosäten, tips & trix & förbättringsförslag var så populärt att man fick byta till en större lokal.
Mingel i pausen.
Karina Bellbrant från Sophiahemmets högskola, Emma Wallmark och Maria Valtersson från gemensam support.
Nätverkande och diskussioner.
Mauritz Danielsson, konsortiechef, sammanfattar dagen.

Alla beställningar görs nu i Jira

Ladokbeställningar på ett ställe

Idag börjar vi hantera beställningar i Jira (LADOKBEST) istället för ServiceDeskPlus.

I den nya beställningsportalen ’Ladoksbeställning’ kan Lokala kontaktpersoner, Lokala tekniska kontaktpersoner och Lokala objektägare lägga alternativt godkänna beställningsärenden samt se och kommentera redan lagda beställningar.

Här finns lathund

Om du vill så kan du läsa hur du gör i Lathund-Ladokbeställning.

ServiceDeskPlus försvinner

Inga nya beställningar kan nu läggas i ServiceDeskPlus. Redan öppna beställningar kommer vi i första hand avsluta i ServiceDeskPlus.

Övrig support t ex frågor, felanmälan etc fortsätter vi hantera i Jira (LADOKSUPP) på samma sätt som tidigare.

Har du frågor?

Kontakta Ladoksupport

Hallå där Anders Stenebo!

Hur många lärosäten har deltagit i de senaste användartesterna och intervjuerna?

– På de senaste användarträffarna var vi i Skövde, Örebro, Stockholms universitet och KTH. Vi träffade sammanlagt ca sextio personer och fick med oss hem mycket återkoppling vad som kan förbättras och vad som funkar bra.

Finns det ett stort intresse att delta?

– Det är alltid stort intresse hos studieadministratörer, handläggare och annan administrativ personal. Det kan vara svårare att få tag på utbildande personal. Men det går framåt med det också.

Användarträffarna är, förutom feedbacken till oss, också ett sätt att lära känna varandra för att vi inom Ladok ska ha enkelt att få feedback på olika funktioner som vi arbetar med. Användarna är oerhört engagerade på användarträffarna och vi brukar som regel dra över tiden.

Är det några synpunkter som återkommer?

– Vi är just nu fokuserade på resultatrapporteringen och startsidan. Det är de berörda personerna som vi träffar också så det blir ganska givet att vi pratar mest om det.

Hur stort inflytande har användarna egentligen?

– Jag tycker nog att de har mycket inflytande men som kollektiv. På Ladok måste vi se till alla lärosätens behov. Användarträffarna och även testerna handlar mycket om att hitta mönster i användarnas beteenden och hur vi ska förhålla oss till det. Det handlar alltid om en prioritering mellan alla krav som kommer in och hittade fel med mera som vi behöver hantera.

Du har sagt att målet är att få fram ett gränssnitt som är enkelt och intuitivt, både för sällananvändare och expertanvändare. Hur går det?

– Jag tycker att startsidan är ett bra exempel på det. Vi har lyssnat och testat på lärare och verkligen försökt göra startsidan mer intuitiv. Vi kör nu igång med ett pilottest på tre institutioner vid Uppsala universitet tillsammans med den lokala Ladokförvaltningen. Även om vi har användar-testat startsidan så vill vi också se den i verkligt bruk. När det gäller expertanvändarna ser vi över dialoger som både användarna och vi har insett är svårarbetade. Vi kommer arbeta mycket med det framöver och se till att dialogerna anpassas och blir effektivare.

Vad är på gång framöver?

– Det vi har satt igång med är att göra användarstudier på handläggare inom forskarutbildning för att se hur det fungerar där. Det gäller i första hand att lära oss mer om hur handhavandet går till och vad som skiljer sig mellan lärosäten.

Hör mer om användartesterna

På Ladokträffen den 10 april berättar Anders Stenebo mer om användarstudier- och tester på olika lärosäten.
Läs om Ladokträffen här. 

 

Ny e-learningkurs: hantera flera programstudenter

I kursen demonstreras hur en administratör på lärosätet kan hantera flera programstudenter tillsammans, till exempel för att skapa grupper inom program, för att spärra flera studenter eller för att se avklarade kurser inom programmet.

För att kunna tillgodogöra sig kursen behöver användaren ha kännedom om hur en students studiedeltagande hanteras individuellt. En kurs för detta finns på https://ladok.se/utbildning/utbildningsmaterial/hantera-studier/studiedeltagande: ”E-learning studiedeltagande”.

Den nya e-learningkursen finns tillgänglig på https://ladok.se/utbildning/utbildningsmaterial/hantera-studier/studiedeltagande i tre format:

  • Webblänk: som leder till extern hemsida där kursen publicerats.
  • SCORM-fil: ladda ner filen för att kunna lägga upp kursen på lärosätets egen lärplattform
  • Inbäddningskod: hämta inbäddningskoden för kursen för att lägga upp kursen på lärosätets egen lärplattform eller medarbetarwebb.

 

Hallå där Hans Persson!

Hur länge har du arbetat med Ladok?

– Sedan november 1980, då jag började arbeta med Ladoks föregångare Studok.

Hur kom du in på den banan?

– Jag började på Lunds universitet september 1979 som beredskapsarbetare på centrala studievägledningen där jag arbetade med att ta fram utbildnings-beskrivningar. Sommaren 1980 var jag granskare på antagningsenheten, sedan började jag på Studokenheten i november samma år. Jag var med och införde Ladok vid LU 1989, och var Ladokansvarig t o m april 2014.

Du har en lång erfarenhet av studieadministration, Ladok och registervård. Hur ser du på utvecklingen som varit?

– När jag började på universitetet fanns det tre terminaler där man kunde titta på uppgifter i Studok: på Studokenheten, på antagningsenheten och på studerandeexpeditionen. Studentkåren stoppade under flera år all dokumentation av prov/moduler inom en kurs, på den tiden var man rädd för datorisering. 40 år senare kan uppgifterna i Ladok finnas tillgängliga i varje students mobiltelefon!

Ladok var det första system där samtliga institutioner lade in uppgifter som uppdaterades online i realtid. Det blev starten för en snabb utveckling och effektivisering av administrationen vid universiteten. Ladok var en föregångare och ska fortsätta att vara det.

Vilka roller har du haft inom Ladokkonsortiet?

– Jag började arbeta inom den nationella Ladokförvaltningen 1989 innan konsortiet hade bildats. Under många år var jag med i den styrgrupp som arbetade med kravställning och prioriteringar fram till 2004. I början av 00-talet fick jag ett mer formellt uppdrag att ansvara för underhållet, först på 40%, sedan 50%. När man införde en ny organisation 2004 blev jag områdesansvarig för underhåll och åtgärdshantering, ett uppdrag som jag hade så länge som gamla Ladok fanns kvar. Inom Ladok3-projektet arbetade jag med registervård och gränslandet mellan IK:n, registervård och gamla Ladok.

I nya Ladok ingår jag i gruppen med nationella administratörer och är och är också verksamhetsexpert inom Verksamhetsteam 3.

Vad är dina förväntningar på Ladok framöver?

– Att man förbättrar funktionaliteten på de områden där det finns brister, framför allt när det gäller registervård. Det måste finnas möjligheter att rätta fel på samma sätt som det fanns i gamla Ladok. Verksamhetens behov måste styra kraven.

Vad är det bästa med att arbeta inom Ladokkonsortiet?

– Det är stimulerande och roligt, man lär sig alltid något nytt. Samarbetet inom konsortiet och mellan lärosätena! Det finns en lång tradition av samarbete om studieadministration som är unik i ett internationellt perspektiv.

Är det något som är på gång just nu?

– Jag arbetar mycket med att förbättra dokumentationen om hantering av personnummer, identiteter med mera. För övrigt planerar jag att gå i pension den 1 oktober.

Hans Persson deltar på Ladokträffen den 10 april och leder diskussionerna i samtalsgrupp 2 som handlar om  personnummer, identitetshantering och kommande utveckling.

Läs mer om Ladokträffen här.