Skip to content

22 eller 28 maj: utbildning om uppföljningsdatabasen

Heldagsutbildning den 22 eller 28 maj

Ladokkonsortiet bjuder in till en heldagsutbildning om uppföljning, med fokus på uppföljningsdatabasen och IO- och BI-objekten. Utbildningen riktar sig till användare som ställer SQL-frågor mot databasen, den riktar inte in sig mot den avancerade specialisten. Vi kommer bland annat att ägna tid till att gå igenom innehållet i BI/IO-objekten.

För att kunna tillgodogöra dig utbildningen behöver du ha god kännedom om hur utbildningen på det egna lärosätet är uppbyggd.

Innehåll

  • IO- och BI-objektens syfte och innehåll.
  • Skillnad mellan IO-objekt och BI-objekt.
  • Skillnad mellan UID och ID.
  • Skillnad mellan uppföljning i gamla Ladok och dagens Ladok.
  • Praktiska exempel och tips.

Datum och anmälan

Utbildningsdagen erbjuds vid två tillfällen för att så många som möjligt ska kunna delta. Innehållet är detsamma vid båda tillfällena.
När du anmäler dig kan du prioritera vilket tillfälle du helst önskar delta på:

• Tillfälle 1: 22 maj, kl 9-16
• Tillfälle 2: 28 maj, kl 9-16

Det finns plats för 2 deltagare per lärosäte, dock kan fler deltagare skickas från större lärosäten.

Anmälan görs senast den 17 april via detta anmälningsformulär.

Plats: Garnisonen Konferens, Karlavägen 100, Stockholm.

Skicka gärna frågor i förväg

Vi tar tacksamt emot frågor i förväg som du önskar svar på under utbildningen.
Skicka in dem senast 8 maj till utbildning@ladok.se. Frågor besvaras i mån av tid och relevans för målgruppen för utbildningen.

Du kan givetvis även ställa frågor under utbildningsdagen.

Supportstuga 8 april: medarbetarrättigheter och nya startsidan

Medarbetarrättigheter och ny startsida

En ny version av startsidan kommer finnas tillgänglig i Ladok från och med 28 mars (vid uppdatering till version 1.24 ). Den nya startsidan kommer att fungera parallellt med den nuvarande startsidan under en övergångsperiod. Ambitionen är att den nya startsidan ska vara standard för användare som attesterar och rapporterar vid terminsstart HT19.

Den nya startsidan kommer endast fungera för användare som har rättigheter att attestera respektive rapportera via funktionen ”Medarbetarrättigheter”. Den kan alltså inte användas av användare som endast är kopplade till kursen enligt den gamla hanteringen via kursvyn.

Under supportstugan kommer vi att beskriva hur hanteringen fungerar och även visa i gränssnittet. Ni är välkomna att ställa frågor kring den nya startsidan och hanteringen av medarbetarrättigheter.

Datum och tid: 8 april, kl 13.00-14.00
Plats: Zoom; https://mau-se.zoom.us/j/979719621

Supportstugan spelas in och kommer finnas tillgänglig på ladok.se i efterhand.

Skicka in frågor i förväg

Ni får gärna skicka in frågor i förhand, så att vi har möjlighet att förbereda svaren. Skicka in frågor till utbildning@ladok.se senast 4 april. Det går givetvis även bra att ställa frågor under mötets gång.

 

Hallå där Emma Wallmark!

Hur många arbetar i supporten?

– I dagsläget är vi 6 personer som arbetar hel- eller deltid i 2:a linjen support. Jag (Incident manager/samordning), Maria Valtersson, Jenny Sandqvist, Jonas Lilja, Lars Hansson och Eva Lundströmer-Simu).

Utöver resurserna i 2:a linjen deltar både utveckling, verksamhetsstöd och drift i supportarbetet.

Hur kontaktar man supporten?

– I första hand vill vi att man lägger ett ärende i Jira och i andra hand ringer till oss. Information om våra kontaktvägar och vilka som kan kontakta oss finns på ladok.se. Inom kort flyttar vi in vår Beställningsportal till Jira och får då en väg in för all support. Vi kommer berätta mer om det på Ladokträffen.

Hur ser en vanlig dag ut i supporten?

– Vi skannar löpande av vilka ärenden som kommer in och fördelar i första hand ut dem i 2:a linjen. Varje morgon har vi ett stå-uppmöte där vi följer upp hur det går och vid behov diskuterar vi lösningar och delar ut ärenden om de inte redan fått en handläggare.

Supportärenden i Jira, till exempel felanmälan och frågor prioriteras i första hand och huvuddelen av dagen ägnas åt återskapande av fel och felsökning, dialog med verksamhetsexperter, utvecklare och drift kring lösningar på problem och svar på frågor. Alla hjälps åt med hantering av beställningar, till exempel nationella behörigheter, åtkomster och behörigheter till support- och dokumentationsytor etc.

Varje resurs i 2:a linjen följer ett team och är mer specialiserade mot de tjänster i Ladok som teamet hanterar. Supportresurserna deltar därför också i sitt teams återkommande möten för att hålla sig uppdaterade om vad som utvecklas och kunna lyfta frågor med teamet.

Om det dyker upp något akut drar vi igång den så kallade Incidentprocessen. Det innebär bland annat att vi lägger ut driftsinformation så snabbt som möjligt, direkt försöker återskapa felet och lyfter upp ärendet för snabb prioritering. De utvecklings- eller driftresurser som behövs involveras och vi jobbar löpande med information kring incidenten.

Vad är de vanligaste frågorna?

– De flesta ärenden rör Resultat och Studiedeltagande.

Vad är den största utmaningen?

– När det händer många akuta saker samtidigt så måste vi prioritera och se till att vi inte tappar någon boll. Det är också en utmaning att nå ut med korrekt, tillräckligt bra och snabb information vid akuta incidenter. Nu när alla produktionssättningar är klara och alla lärosäten har funnits i Ladok en tid, ser vi en positiv utveckling där vi har färre incidenter, vilket ger oss en mer hållbar situation.

När vänder ni er till 3:e linjens support?

– När 2:a linjen inte själva har svaret/lösningen på en fråga eller ett problem tar vi hjälp av våra verksamhetsexperter inom verksamhetsstöd, utvecklare i teamen och drifttekniker. Antingen tar de över ärendet och svarar, eller så får vi input och underlag till svaret.

Några tips till de som tar kontakt med supporten?

– Beskriv ärendet så tydligt som möjligt och skicka gärna med exempel – det underlättar mycket och gör att vi snabbare kan ge ett bra svar.

Vad är roligast med ditt arbete?

– Det är väldigt varierande och händer mycket varje dag. Det är också väldigt roligt när vi har löst en incident eller ett problem och får positiv feedback från lärosätena.

Något som är aktuellt just nu?

– Vi har nyligen börjat hantera kopiering av meriter, vilket är en helt ny uppgift för 2:a linjen. Vi har arbetat mycket med rutinerna för det den närmsta tiden, för att säkerställa att allt blir rätt.

Vi kommer inom kort byta ut vår beställningshantering i ServiceDeskPlus och gå över till ett särskilt projekt i Jira för det. Vi tror det kommer bli jättebra. Det blir tydligare med en ingång till oss och enklare att arbeta i ett verktyg i stället för två olika. Vi kommer berätta mer om det på Ladokträffen den 10 april.

Lyssna på Emma Wallmark på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer om träffen här.

Hallå där Jan Winkle!

Vad gör team 2?

– Sedan en tid tillbaka har verksamhetsstödet delats upp i tre team och jag ingår i team 2. Vi jobbar med frågor som berör uppföljning, studiedeltagande och utbildningsinformation. Förutom det så har vi också andra roller i konsortiet där vår respektive kompetens behövs.

Hur fungerar det att arbeta i team?

– För att utveckla systemet och skapa förutsättningar för en hållbar verksamhet är team den enda arbetsformen som fungerar. Vi i teamet anser nämligen att det inte är möjligt att en person har all kontroll, utan det handlar om att sprida kunskaperna och riskerna.

Hur samarbetar de tre teamen?

– Oftast genom olika kanaler i verktyget Slack. Förutom det så träffas vi fysiskt i olika sammanhang. Vi försöker också bygga liknande förhållningssätt och kontaktar och pratar med varandra ofta.

Hur arbetar ni gentemot utvecklarna?

– Än så länge är det TPÄ (teamproduktägare) Karin Schelen samt Katja Taavo som har mest kontakt med utvecklarna. I framtiden kanske vi andra kan bistå lite mer men tanken är att teamproduktägare kommer att vara den kontaktytan.

Hur samarbetar ni med lärosätena?

– På flera sätt. Informationsdagar, nätverk, supportärenden och direktkontakt via telefon och mail.

Vad har du arbetat med tidigare?

– Ett urval av roller genom de 20 år jag jobbat med studieadministration är; enhetschef i 4 år för Studieadministration på Malmö universitet (Mau). Koordinator (studieadministration Mau), systemägare, systemförvaltare för studieadministrativa system, antagningshandläggare, Förvaltningsråd (NyA), Produktionsråd (NyA), Ordförande Kursinfo Styrgrupp 1 år, produktionsättningskoordinator Ladok.

Vad är det bästa med att arbeta för konsortiet?

– Jag gillar det snabba tempot med många intressenter och den nationella tanken, att vi strävar efter att göra det enklare och bättre för alla lärosäten.

Vilka utmaningar finns det?

– Att prioritera för att nå så stor verksamhetsnytta som möjligt. Förutom det är det viktigt att få ihop ett hållbart arbetssätt när kollegorna sitter utspridda över hela landet.

Jan Winkle deltar på Ladokträffen den 10 april och håller i diskussionspass 3 som handlar om erfarenhetsutbyte mellan lärosäten, tips & trix & förbättringsförslag.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

 

Faktaruta

De tre verksamhetsteamen inom Verksamhetsstöd:

Team 1 – Examen, Resultat, Studentgränssnittet
Teammedlemmar: Gunnar Råhlén (BTH), Anna Sandberg Telléus (GU), Elisabeth Larsson (KI), Anette Eriksson (KAU)

Team 2 – Utbildningsinformation, Studiedeltagande, Uppföljning
Teammedlemmar; Jan Winkle (MAU), Karin Schelén (LTU), Katja Taavo (KI), Jan Johansson (HJ), Victor Claesson (MDH)

Team 3 – Externa integrationer, Studentinformation, Kataloginformation 
Teammedlemmar; Linda Strand Lundberg (KAU), Carina Ytterström (KTH), Matz-Ola Cajdert (ORU), Hans Persson (LU)

 

Direktlänk till Ladok Play

Alla våra inspelningar från demonstrationer, supportstugor, utbildningar och Ladokinformation ligger numera på Ladok Play. För att skapa en enklare åtkomst till sidan så har vi nu lagt en direktlänk till Ladok Play längst upp på första sidan. I samband med detta försvinner FAQ-sidan eftersom samma information idag återfinns i Ladok – Vägledning.

 

 

 

 

Supportstuga, nya Diploma Supplement

Nya bestämmelser om Diploma Supplement

Den 1 april 2019 börjar nya bestämmelser gälla som rör bilagan till examensbevis. Det är både förändringar i föreskriften (UHRFS 2013:9) om bilagan till examensbevis, som ni hittar i UHRFS 2019:4, och nya allmänna råd kopplade till föreskrifterna.

Skicka frågor i förväg

UHR och Ladok har en supportstuga 21 mars kl 11-12, via e-mötesverktyget Zoom. Ni får gärna skicka in frågor i förhand, så att vi har möjlighet att förbereda svaren. Det går givetvis även bra att ställa frågor direkt vid detta tillfälle.

Skicka frågorna till: 

UHR: diplomasupplement@uhr.se

Ladok: anna.sandberg.telleus@gu.se och elisabeth.larsson.1@ki.se

Logga in till Zoom-mötet här. 

Hallå där Klara Nordström!

Hur länge har du arbetat vid konsortiet?

– Jag har jobbat vid konsortiet som utbildningsansvarig sedan januari 2018.

Hur går ni tillväga när ni tar fram utbildningar och utbildningsmaterial?

– Det kan se ut på lite olika sätt. Vi får oftast in önskemål eller behov från vår referensgrupp för utbildning, från supporten i JIRA eller från medarbetare inom konsortiet. Utifrån de önskemålen gör vi en prioritering i samråd med referensgruppen för att se vad vi borde göra nu och vad som kan vänta. Prioriteringen görs utifrån hur stor efterfrågan är, när under terminen som frågan är som mest relevant för användarna och hur utvecklingsplanen för området ser ut. När vi väl har identifierat ett område att arbeta med så undersöker vi vad som behöver ingå i materialet, och vilken typ av utbildning som bäst lämpar sig för området. Vi tar hjälp både av experter på området som arbetar inom konsortiet och av vår referensgrupp, samt går igenom de JIRA-ärenden som har kommit in från lärosätena för att se var problem eller frågor uppstår. Sedan har vi en bra grund för att skapa utbildningsmaterialet eller samordna en webbutbildning.

Vilken kontakt har ni med lärosäten?

– Sedan början av höstterminen har vi en referensgrupp för utbildning tillsammans med representanter från nio olika lärosäten. Där jobbar vi tillsammans för att få till ett bra utbildningsmaterial. Genom gruppen får vi insyn i hur lärosätena lägger upp sina utbildningsinsatser och vi diskuterar hur vi från konsortiets sida kan göra ett bra material som enkelt kan användas ute på lärosätena. Utöver referensgruppen har vi kontakt med lärosäten via ärenden i JIRA och på våra webbutbildningar i Zoom. Sedan så jobbar ju flera av personerna inom konsortiet på lärosäten så via den kanalen har vi också direkt kontakt med de olika lärosätena.

Vad arbetade du med tidigare?

– Jag är fortfarande anställd vid Malmö universitet och inhyrd till konsortiet därifrån. Innan jag började på konsortiet jobbade jag i första linjens support under införandet av Ladok. En del i det arbetet var att ta fram användarmanualer för våra användare. Det har varit en bra erfarenhet att ha i ryggsäcken eftersom jag jobbade nära slutanvändarna och såg hur de använde systemet, och var problemen uppstod.

Hur är det att arbeta för konsortiet? 

– Det bästa är att det är så många engagerade personer som jobbar inom konsortiet. Det är väldigt stimulerande och det driver en själv till att göra sitt bästa. Att systemet uppdateras så ofta är också positivt men det innebär samtidigt en utmaning för oss som ska hålla utbildningsmaterialet uppdaterat och aktuellt. Vi försöker att planera in utbildningsinsatserna så att de kommer i rätt tid, så att vi inte skapar ett material precis innan nya förändringar genomförs för just den delen av systemet.

Vad är aktuellt just nu?

– Vi har precis lagt ut en lathund för att hantera ändringsbarhet och registervård. Näst på tur står utbildningsmaterial för nybörjare av uppföljningsrapporterna och en e-learning för administratörer som hanterar programstudenter. Snart släpps den nya versionen av startsidan på Ladok, så det är också något som jag jobbar på att ta fram utbildningsmaterial och en supportstuga för. Håll koll på ladok.se så ni får inbjudan till supportstugan där!

Skulle du rekommendera andra att arbeta för konsortiet?

– Ja, absolut.

Klara Nordström är en av flera medarbetare från Ladokonsortiet som deltar på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

Här hittar du det utbildningsmaterial som Klara tar fram.

Guide till övergången, Diploma Supplement

Guide för att hantera övergången till de nya nationella texterna i Diploma Supplement

Nu finns en guide tillgänglig som beskriver hur lärosätet kan hantera övergången i Ladok till de nya fördefinierade texterna för bilagan till examensbevis (Diploma Supplement).

Guiden hittar ni här: https://ladok.se/utbildning/utbildningsmaterial/arendehantering-bevis-och-tillgodoraknande/bevisforberedelser

De nya fördefinierade texterna för Diploma Supplement läggs in Ladok genom en ny dokumentmall (med tillhörande dokumentkonfiguration). Den nya dokumentmallen finns tillgänglig för lärosätet den 12 mars i testmiljön (test.ladok.se) och den 14 mars i produktionsmiljön (start.ladok.se). Några saker kommer att behöva korrigeras av nationell administratör under torsdag förmiddag, så börja inte arbeta med de nya mallarna förrän på torsdag eftermiddag den 14 mars.

Hallå där Margita Vestin!

Hur tar du fram systemdokumentationen för Ladok?

– Det är utvecklarna tillsammans med verksamhetsteamen som ansvarar för att dokumentationen skrivs. Jag följer upp och granskar det som skrivs, ställer frågor och har synpunkter om det är något jag tycker är oklart. Mitt jobb är att ha överblicken och koll på att det vi sagt kommer ut även dokumenteras.

Hur samarbetar du med utvecklarna och utbildningsansvariga?

– Vi har en pågående dialog om vad som är under utveckling, var informationen ska ligga och om den aktuella informationen behöver omvandlas till olika utbildningspaket.

Vad är svårast med att ta fram dokumentationen?

– Det svåraste är att få med det som är aktuellt just nu eftersom vi jobbar i tvåveckorscykler och dokumentationen släpar då efter en vecka. Den publiceras i samband med att vi uppdaterar till ny version i testmiljön, och då är utvecklarna redan igång och jobbar på nästa version.

Vad gjorde du innan du kom till konsortiet?

– Jag arbetade bland annat med Philips mammografisystem, att samordna och skriva projekt- och användardokumentation.

Hur ser du på att arbeta i Ladokkonsortiet?

– För mig som mest jobbat väldigt nära tekniken har det varit en rolig utmaning att tänka i termer av verksamhetsflöden istället för att beskriva hur du använder en maskin. Jag har fått förmånen att möta många olika yrkeskategorier och har den största respekt för var och ens kunskap. Det är vi tillsammans som får produkten Ladok att utvecklas.

Skulle du rekommendera andra att arbeta för konsortiet?

– Ja absolut. Gillar man utmaningar och att jobba i team ska man definitivt söka när det finns lediga uppdrag.

Vad är aktuellt just nu?

– För systemdokumentationen så handlar det en hel del om att se över de olika versionerna som funnits under några år. Nu när alla är inne i systemet så kan vi börja rensa i det som är gammalt och obsolet.

Margita Vestin är en av flera medarbetare från Ladokonsortiet som deltar på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

Här hittar du systemdokumentationen för Ladok

Anmäl dig till Ladokträffen 10 april

Välkommen på Ladokträff den 10 april 2019

Träffen är till för lokala kontaktpersoner, lokal förvaltning, support och utbildning. Vid Ladokträffen informerar vi om utveckling, verksamhetsstöd till lärosäten och frågor som rör support och drift samtidigt som en del av mötestiden är tänkt att användas som erfarenhetsutbyte mellan lärosätena.

Ur programmet

  • Inledning av konsortieledningen
  • Så arbetar vi med verksamhetsstöd
  • Retro från årsredovisningen
  • Utbytesstudier
  • Användarstudier- och tester på olika lärosäten
  • Diskussioner i mindre grupper

Lokal: Bryggarkungen på Westmans Event & Konferens, ingång Holländargatan 17.
Sista anmälningsdag är den 3 april 17.00. Max 5 bokningar per lärosäte.

Program och anmälan

Länk till program och anmälan.