Efter midsommarhelgen var det MDH och HiG:s tur att sjösätta nya Ladok.
– Vi förberedde oss genom att skapa fokus på det absolut viktigaste, säger Johan Andersson på MDH.

Både för Mälardalens högskola (MDH) och Högskolan i Gävle (HiG) hade arbetet inför produktionssättningen pågått en längre tid. Enligt Mona Åkerman, systemansvarig på HiG gick produktionssättningen bra och själva produktionssättningsveckan var faktiskt den ”lugnaste på länge”.

– Vi är litet team, så det har varit rätt mycket att göra. Projektet har ju pågått rätt länge, men det är först sista året som vi har behövt jobba fokuserat, säger hon.

Ladokteamet på MDH däremot stötte på ett oväntat hinder men kunde rätt så snabbt dra en lättnadens suck, förklarar projektledaren Johan Andersson.

–  Under produktionssättningen visade sig att det smugit in en bugg i uppföljningen som gjorde att rapporter visade fel siffror. Tack vare snabb utredning av konsortiet så konstaterades att det var en bugg som kunde rättas och att det inte var fel på vårat data, berättar han.

Hur känns det så här efter produktionssättningen?
–  Det känns faktiskt lite konstigt att faktiskt vara gång, men kul! Både produktionssättningen och efterarbetet har gått bra och nu har vi en vecka på oss att komplettera det som saknas innan vi går på semester.

Var det något ni saknade, i form av exempelvis instruktioner eller systemstöd?
–  Nej egentligen inte, men fram till Malmö och efter det har ju produkten ändrats mycket, så det har varit en utmaning att hänga med kring funktionaliteten. All information som behövs finns nog men det är inte helt lätt att hitta och komma ihåg i vilket forum en viss information givits.

Hur förberedde ni er för produktionssättningen?
– Vi förberedde oss genom att skapa fokus på det absolut viktigaste. Vi bestämde vad som måste fungera när vi kommer igång med nya Ladok, vad som kunde hantera manuellt och vad vi kunde klara oss helt utan. Hade vi inte gjort det hade vi inte klarat en så tidig produktionssättning. Det som inte är gjort nu kommer vi att göra färdigt under hösten.

Det finns åtskilliga skillnader mellan gamla och nya Ladok påpekar båda de nyligen produktionssatta högskolorna.

– Jag tycker att gränssnittet är den stora skillnaden. Den tidigare var fruktansvärd, men nu är den riktigt bra, säger Mona Åkerman.

En viktig fördel är att lärarna får tillgång till mer information om sina kurser och sina studenter i nya Ladok, vilket Johan Andersson hoppas ska förenkla vardagen för lärarna.

– En stor fördel är att de nu kan rapportera och attestera digitalt oberoende av tid och plats i stort sett. Det blir också enklare för studenterna eftersom de får de vanligaste tjänsterna får via det nationella studentgrässnittet i nya Ladok. Det gör att vi på MDH istället kan fokusera på att utveckla nya tjänster. En annan aspekt är att nya Ladok är också mer lättillgängligt och intuitivt för nya användare. Det går lättare att lista ut saker själv vilket var svårare i gamla Ladok, säger han.

Tips till andra lärosäten

MDH:

– Gå igenom vad som måste vara färdigt och vad som ska hanteras manuellt eller tas bort. Ifrågasätt varför vissa funktioner ska finnas och om arbetssätt kan förändras.
– Ha ett gott stöd genom en lokal styrgrupp som hjälper till med prioritering bland tjänster och rutiner. På så sätt kan man ha ett stegvis införande.
– Ha en så liten projektgrupp för att få god överblick och korta ledtider. Ha kontinuerliga korta avstämningsmöten istället för arbetsmöten.
– Utbilda studieadministratörer i grunderna i ett tidigt skede och inför resultathantering för lärare tidigt för att avlasta efter införandet.
– Vi vill också tipsa/betona om registervården – att jobba noga och länge med det är avgörande!

HIG:
– Det första är registervård, det andra är registervård och det tredje är registervård. Det måste du verkligen göra innan du går in, det sparar så oerhört mycket tid.
– Det andra är informera, det är a och o. Vi ger generell information hela tiden, det går inte att informera för mycket.

Av: Rebecka Guzmán

Mer läsning:

”Nya Ladok känns framförallt fräscht”

”Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok”

 

Efter att tre högskolor rullat ut nya Ladok var det THS och SKH:s tur. Efter några intensiva dagar kunde både Marianne Källberg, studierektor på THS och Henrik Jacobsson, Ladokansvarig på SKH, pusta ut.

Både är påtagligt nöjda över hur själva produktionssättningen gått, även om de stötte på några små hinder på vägen.

– Ja, jag är lite urlakad, det har varit något av en anspänning att produktionssätta. Vi upptäckte att vi hade missat en sak i verifieringen och fick reda upp det i slutet, svarar Henrik Jacobsson på frågan om hur det känns nu när nya Ladok äntligen sjösatts på SKH.

Med den erfarenheten, är det något du hade gjort annorlunda när ni förberedde er?
– Det som tog mest tid var att utveckla en metod för verifieringen av data. Vi jobbade i två perioder med verifieringen, men hade samtidigt hade en hel del annat att göra. Om det är något vi hade gjort annorlunda hade det varit att lägga mer tid på själva verifieringen.

Men det är också mycket som Henrik Jacobsson är nöjd över om man ser till hur SKH jobbat inför produktionssättningen.  Framförallt tycker han att de verkligen lyckats med att nå ut till både nuvarande och presumtiva användare med nya Ladok.

– Visst, man kan göra det på olika sätt, antingen försiktigt introducera det eller göra det väldigt tydligt att nu är det nya Ladok som gäller. Och vi har använt en rak metod där vi uppmanat medarbetarna att börja använda det nya systemet.

För Marianne Källbergs del tycker hon att det flöt på bra. Förutom något programtillfälle som THS saknade mot antagningssytemet NyA, gick det faktiskt som vi förväntat oss, förklarar hon.

– Förberedelsen inför det här har pågått i några år. Dels utvecklingen av nya Ladok, men vi har också arbetat med registervården, rättat och anpassat den. Sedan gick ju vi på THS in i Ladok 2012, vilket nog underlättat, det är nog mer att göra för de som haft Ladok längre.

Utöver registervård har personalen på THS lärt och satt in sig konkret i utbildningsmallar och dokumentmallar, tillägger Marianne Källberg.

– Ja vi har hört mycket om mallar, men det har inte varit så svårt ändå. Först nu ska våra lärare sätta sig in i Ladok, men alla som gått utbildningen hittills har faktiskt varit positiva.

Vilka är de stora skillnaderna mellan att jobba med nya Ladok jämfört med det tidigare?
– För våra administratörer innebär det ju en del ändrade arbetsuppgifter. Tidigare har de skrivit intyg till studenter exempelvis, men det är ju något som försvinner i och med att studenterna nu kan ta ut intyg själva. Och betygen kommer ju lärarna att skriva in själva i nya Ladok, vilket de inte gjort tidigare. Samtidigt ska all information som ska in i NyA även in i Ladok, där blir det en hel del för administratörerna att jobba med.

Vad ser du för utmaningar med att byta system?
– Det är alltid en utmaning i att lära nytt. I och för sig bytte vi ju senast 2012 och många av de som var med då är ju fortfarande kvar. Det är ju också olika vilken beredskap man har som individ för att ta till sig ny teknik. Vi har ju inte direkt tekniker och ingenjörer här, men jag är ändå positivt överraskad över hur bra det gått.

Henrik Jacobsson påpekar att den nya designen av Ladok ger systemet ett rejält lyft.

– Om man jämför gamla och nya Ladok tycker jag framförallt att det känns fräscht. När jag ska lära upp ny personal känns Ladok Nouveau, som har ett gränssnitt från 90-talet, lite sunkigt.

Vad har du för tips för de lärosäten som ska produktionssätta efter er?
– För er som ska in efter oss, hör gärna av er, framförallt kan vi berätta om vad vi lärde oss kring verifieringen av data. Och sedan, när ni hittar något ni inte förstår – stå på er och se till att få svar. Det är viktigt att både vi som använder systemet och de som utvecklar det försöker förstå varandra.

Något som också varit avgörande för den lyckade produktionssättningen är det stöd som THS fått, påpekar Marianne Källberg.

– Jag är väldigt tacksam för den goda hjälp som vi fått från projektet – i synnerhet under det sista intensiva halvåret av förberedelser. Det har varit många som har gett råd och hjälp på olika sätt – och de har gjort det på ett väldigt positivt sätt, avslutar hon.

Av: Rebecka Guzmán

Läs mer: Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

 

Efter över ett år av förberedelser och några intensiva dagars arbete fick Malmö högskola, som första mellanstora lärosäte, slutligen ut nya Ladok i bruk.

– Det har varit mycket upp och ner och en del problem som har lösts allt eftersom. Produktionssättningen har gått bra, men det är ju nu som jobbet börjar, säger Annika Andersson, projektsamordnare på Malmö högskola om sjösättningen av nya Ladok som slutfördes i början av veckan.

Under ett drygt år har högskolan jobbat mycket med att lägga upp, planera och organisera. En viktig del har varit att ha flera involverade för att göra projektet mindre sårbart. Därför har de delat upp arbetet i sex delprojekt med en ansvarig per del.

– Vi har haft en projektledare, medan Jan och jag har varit projektsamordnare här på plats. Totalt är vi tolv som jobbat i projektgruppen. Vi har också haft en styrgrupp inför införandet som haft till uppgift att fatta beslut och se till att vi har tillräckligt med resurser. Dessutom har vi haft mycket stöd från Ladok3-projektet och produktionssättningsteamet. Det har gjort att vi känt oss trygga, förklarar Annika Andersson.

Är det något ni saknat?
– Testmiljöerna har varit lite jobbiga, vilket gjort det svårt att greppa funktionaliteten. Det hade varit bra att få användbara och stabila miljöer i tid. Idealiskt hade varit att ha det sex månader innan, eller i alla fall tre till fyra. Vi hade bara ett par veckor på oss att testa i miljö med full funktionalitet innan produktionssättningen. Däremot kommer ju de lärosäten som kommer efter oss ha mer tid på sig och bättre miljöer att testa i.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Vi upplever att nya Ladok både är bättre och har ett mer användarvänligt gränssnitt. Den tidigare versionen av Ladok har också en krångligare inloggning. Det här är mer intuitivt och enklare för en sällananvändare. Sedan får du mer hjälp och instruktioner i det nya systemet.

Andra skillnader är att nya Ladok även är tillgängligt för lärare, som de både kan attestera betyg och rapportera i systemet. På Malmö högskola har de haft användargrupper bland lärare som testat de båda funktionerna. I det stora hela tycker de flesta att det är rätt enkelt, sedan finns det alltid de som gör motstånd mot förändringar, tillägger Annika Andersson.

– En del anser också att det här innebär nya administrativa uppgifter som läggs på dem, men som vi ser det är det bara ett nytt arbetssätt. Tidigare rapporterade man också, bara att man gjorde det på en papperslapp eller i Excel.

Visst finns det en del utmaningar med att införa ett nytt system. Det gäller både att se över arbetssätt och processer, såsom betygshanteringen som lärarna nu attesterar i systemet, påpekar Annika Andersson.

– Tidigare var det mycket manuell hantering. Men vi upplever att det blir en säkrare hantering, nu när det ska göras i Ladok.

Slutligen, vilka tips har ni till andra lärosäten som har den här resan framför sig?
– Börja tidigt att tänka igenom arbetssätt och processer. En annan fråga är hur man ska hantera nedstängningen av Ladok under produktionssättningen och hur man ska informera om det. Det kan vara bra att ha förstärkt support kring systemet efter produktionssättningen och tänka över hur man ska göra med utbildning i nya Ladok mot olika grupper. Glöm inte heller att se till att ni har tillräckligt med resurser så att organisationen inte blir sårbar, tipsar Annika Andersson och fortsätter:

– Det är också viktigt att göra registervård och verifiera data i god tid. Lär er hur data mappas över från gamla Ladok och var man hittar informationen i nya Ladok genom att titta i detalj på några få studenter.

Av: Rebecka Guzmán