”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”

Efter midsommarhelgen var det MDH och HiG:s tur att sjösätta nya Ladok.
– Vi förberedde oss genom att skapa fokus på det absolut viktigaste, säger Johan Andersson på MDH.

Både för Mälardalens högskola (MDH) och Högskolan i Gävle (HiG) hade arbetet inför produktionssättningen pågått en längre tid. Enligt Mona Åkerman, systemansvarig på HiG gick produktionssättningen bra och själva produktionssättningsveckan var faktiskt den ”lugnaste på länge”.

– Vi är litet team, så det har varit rätt mycket att göra. Projektet har ju pågått rätt länge, men det är först sista året som vi har behövt jobba fokuserat, säger hon.

Ladokteamet på MDH däremot stötte på ett oväntat hinder men kunde rätt så snabbt dra en lättnadens suck, förklarar projektledaren Johan Andersson.

–  Under produktionssättningen visade sig att det smugit in en bugg i uppföljningen som gjorde att rapporter visade fel siffror. Tack vare snabb utredning av konsortiet så konstaterades att det var en bugg som kunde rättas och att det inte var fel på vårat data, berättar han.

Hur känns det så här efter produktionssättningen?
–  Det känns faktiskt lite konstigt att faktiskt vara gång, men kul! Både produktionssättningen och efterarbetet har gått bra och nu har vi en vecka på oss att komplettera det som saknas innan vi går på semester.

Var det något ni saknade, i form av exempelvis instruktioner eller systemstöd?
–  Nej egentligen inte, men fram till Malmö och efter det har ju produkten ändrats mycket, så det har varit en utmaning att hänga med kring funktionaliteten. All information som behövs finns nog men det är inte helt lätt att hitta och komma ihåg i vilket forum en viss information givits.

Hur förberedde ni er för produktionssättningen?
– Vi förberedde oss genom att skapa fokus på det absolut viktigaste. Vi bestämde vad som måste fungera när vi kommer igång med nya Ladok, vad som kunde hantera manuellt och vad vi kunde klara oss helt utan. Hade vi inte gjort det hade vi inte klarat en så tidig produktionssättning. Det som inte är gjort nu kommer vi att göra färdigt under hösten.

Skillnader mellan nya och gamla Ladok

Det finns åtskilliga skillnader mellan gamla och nya Ladok påpekar båda de nyligen produktionssatta högskolorna.

– Jag tycker att gränssnittet är den stora skillnaden. Den tidigare var fruktansvärd, men nu är den riktigt bra, säger Mona Åkerman.

En viktig fördel är att lärarna får tillgång till mer information om sina kurser och sina studenter i nya Ladok, vilket Johan Andersson hoppas ska förenkla vardagen för lärarna.

– En stor fördel är att de nu kan rapportera och attestera digitalt oberoende av tid och plats i stort sett. Det blir också enklare för studenterna eftersom de får de vanligaste tjänsterna får via det nationella studentgrässnittet i nya Ladok. Det gör att vi på MDH istället kan fokusera på att utveckla nya tjänster. En annan aspekt är att nya Ladok är också mer lättillgängligt och intuitivt för nya användare. Det går lättare att lista ut saker själv vilket var svårare i gamla Ladok, säger han.

Tips till andra lärosäten

MDH:

– Gå igenom vad som måste vara färdigt och vad som ska hanteras manuellt eller tas bort. Ifrågasätt varför vissa funktioner ska finnas och om arbetssätt kan förändras.
– Ha ett gott stöd genom en lokal styrgrupp som hjälper till med prioritering bland tjänster och rutiner. På så sätt kan man ha ett stegvis införande.
– Ha en så liten projektgrupp för att få god överblick och korta ledtider. Ha kontinuerliga korta avstämningsmöten istället för arbetsmöten.
– Utbilda studieadministratörer i grunderna i ett tidigt skede och inför resultathantering för lärare tidigt för att avlasta efter införandet.
– Vi vill också tipsa/betona om registervården – att jobba noga och länge med det är avgörande!

HIG:
– Det första är registervård, det andra är registervård och det tredje är registervård. Det måste du verkligen göra innan du går in, det sparar så oerhört mycket tid.
– Det andra är informera, det är a och o. Vi ger generell information hela tiden, det går inte att informera för mycket.

Av: Rebecka Guzmán

Mer läsning:

”Nya Ladok känns framförallt fräscht”

”Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok”