Skip to content

Hallå där Victor Claesson!

Vilken roll har du på Ladokkonsortiet?

– Jag är en av flera nationella administratörer som hanterar den data i Ladok som är gemensam för alla lärosäten. Exempel är utbildningsmallar, grunddata och bevisinformation där jag fokuserar främst på utbildningsmallar. Jag är också samordnande för ett fördjupningsmaterial kring användningen av Ladok, Ladokvägledningen. Vägledningen rör funktionalitet och tillämpning, samt rekommendationer, beskrivningar och annat material som stödjer lärosätena i den lokala förvaltningen.

Hur länge har du arbetat vid konsortiet?

– Jag började i februari 2018.

Vad gjorde du innan?

– Innan jag började på konsortiet deltog jag i det lokala införandeprojektet för nya Ladok på Mälardalens högskola (MDH) vilket innebar förändringar på flera områden för oss. Det var både utmanande och ibland svårt men också stimulerande och jag kände att jag ville fortsätta att arbeta med detta.

I och med produktionssättningen av nya Ladok reflekterade vi mycket kring hur vi har arbetat hittills och hur vi skulle vilja arbeta. Det finns stora möjligheter att förbättra den studieadministrativa verksamheten och med mitt arbete med vägledningen till Ladok hoppas jag kunna underlätta för fler lärosäten att hitta de processer som passar dem.

I grunden är jag utbildad systemutvecklare och har arbetat både inom det privata näringslivet och inom högskolevärlden. Jag var i flera år teamledare för en supportverksamhet vilket gör att jag utgår från användarens perspektiv.

Vad är roligast och vilka utmaningar ligger det i att arbeta för konsortiet?

– Det roligaste är att det händer saker hela tiden och att man får jobba nära mycket kompetenta medarbetare som är experter inom sitt område. Jag lär mig hela tiden nya saker. Utmaningen ligger i att utveckla förmågan att se saker ur flera perspektiv, att inte bara utgå ifrån mitt eget lärosätes behov och önskningar utan lösningarna som vi tar fram ska fungera för alla.

Vad är aktuellt just nu?

– Vi har nyligen lanserat sidan som vi kallar Ladok Vägledning, en sida som gör det enklare att hitta till rätt delar i systemdokumentationen och som länkar vidare till vårt övriga material som inspelade utbildningar, guider och lathundar. Vägledningen gör att det blir tydligt vad som finns idag och det blir lättare att upptäcka vad som saknas. Lärosätena har kommit in med flera önskemål om till exempel bättre dokumentation och vägledning i de frågor som upplevs som oklara, vilket är bra och hela tanken med sidan som ska vara levande.

Här hittar du Ladok vägledning. 
Observera att sidan kräver inloggning.

Victor Claesson är en av flera medarbetare från Ladokonsortiet som deltar på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

 

Ny lathund om ändringsbarhet och registervård

Nu finns en lathund som beskriver hur utbildningar och utbildningstillfällen kan förändras efter de har fått status ”komplett” genom ändringsbarhet eller registervård. Målgrupp är personer på lärosätet som hanterar Ladok centralt; som t.ex. förändrar utbildningar eller hanterar behörigheter för att slutanvändare ska kunna använda funktionaliteten.

Lathunden hittar du här: https://ladok.se/utbildning/utbildningsmaterial/system-och-studentadministration

 

Hallå där Linda Strand Lundberg!

Hur länge har du arbetat inom Ladokkonsortiet?

–  Jag började arbeta åt konsortiet i början av 2012, då man sökte någon med kunskaper rörande antagning och NyA, dels i förberedelseprojektet för Ladok3 och dels inom samarbetsprojekt med NyA i ordinarie förvaltningen i ”gamla” Ladok.

Vad arbetade du med innan du började arbeta inom konsortiet?

– Innan jag hoppade på uppdragen åt konsortiet hade jag en tjänst som antagningssamordnare på Karlstads universitet. Genom åren har såväl uppdraget som omfattningen inom konsortiet varierat.

Du arbetar med verksamhetsstöd i team 3, kan du berätta mer?

– Inom vårt team arbetar vi mycket med externa integrationer, vilket förutsätter dialog med andra myndigheter såsom CSN och UHR. Vi ansvarar också för studentinformation, en hel del grunddata och nationell administration som rör dessa områden. Precis som övriga verksamhetsteam (vs-team) svarar vi på lärosätens frågor och ändringsbehov i tredje linjens support, vi kommer att planera och genomföra utbildningar och försöka arbeta för att funktionaliteten och flödena såväl inom Ladok som gentemot externa integrationer fungerar så bra som möjligt.

Finns det fördelar eller nackdelar att arbeta i team?

– Många bitar har fallit på plats genom den nya teamindelningen. Nu finns en självklar gruppering av lagom storlek där vi kan diskutera ”våra frågor” och få input från människor med olika bakgrund. Vi strävar efter att inte vara lika personberoende som tidigare. Kunskapsöverföring och möjlighet till avlastning och samarbete blir en självklarhet i denna typ av team.

Det har flaggats för att uppdelningen i mindre team kan leda till att verksamhetsexperterna blir lite smalare i sina kompetenser än tidigare, då vi främst fokuserar på ett utvecklingsteam. Dock har vi även tidigare varit uppdelade i olika konstellationer, så att vi nu har en ny teamindelning är egentligen inget nytt. Kunde vi samarbeta tidigare bör vi därför kunna göra det även i framtiden!

Hur samarbetar de olika teamen?

Vi teamkoordinatorer har förutom regelbundna möten en löpande kontakt i olika frågor. Det samma gäller teamproduktägarna. Utöver det träffas medlemmar av olika team i diverse konstellationer, såsom gruppen som arbetar med nationell administration och när det hålls supportstugor och utbildningstillfällen eller skapas olika former av material riktat till lärosäten. Genom att vi alla i konsortiet använder oss av Slack är kontaktvägarna väldigt korta. Majoriteten av verksamhetsexperterna för dialog, hjälper varann och svarar på frågor i de olika kanalerna och intrycket är att ”alla känner alla”. Chattklienten innebär också att kommunikationsvägarna gentemot övriga delar av konsortiet, vare sig det handlar om konsortieledningen eller utvecklare blir kort och ofta spontan. Eftersom vi sitter så spridda över landet behöver vi denna möjlighet för spontana samtal och snabba frågor.

Hur arbetar ni gentemot utvecklarna?

– Vi försöker se utvecklarna och verksamhetsexperterna som olika delar i ett större team, där vi arbetar tillsammans, men har ansvar för olika bitar. Vår teamproduktägare, Carina, ansvarar för backloggen och är den som har kontakter med utvecklarna på daglig basis, men vi har också gemensamma träffar där alla deltar. I våra avstämningar och samarbetsforum med andra myndigheter och intressenter representeras vi oftast av såväl utvecklare som verksamhetsexperter. Givetvis är våra kommunikationsverktyg som Slack och Zoom en viktig del även i kommunikationen med utvecklarna. Många frågor kan uppstå som behöver snabba svar och genom att vi nu är flera som kan svara på frågor är möjligheten större att någon har tid att svara.

Hur samarbetar ni med lärosätena?

Samarbetet med lärosätena sker på flera sätt. Då några av oss har varit involverade i produktionssättningarna finns det sedan tidigare personliga kontakter. Den vanligaste kontaktytan med lärosätena är annars genom de supportärenden som inkommer, vilket alla i vs-teamet ansvarar för att besvara. Vi har hållit någon workshop och vill gärna träffa lärosätes-representanter på det sättet fler gånger, eftersom det är ett bra sätt att snabbt få överblick över lärosätenas behov när det gäller vidareutveckling av systemet. Genom att vi försöker delta på konferenser, såsom Nuak, informationsträffar och utbildningar träffar vi alla regelbundet lärosätes-representanter både fysiskt och via Zoom. Ofta är personliga kontakter, kanske genom ett samtal i en paus på en fysisk träff, viktiga för att upprätthålla ett bra samarbete. Vi kommer ju alla själva från lärosäten och ser vikten av att det vi gör kommer lärosätena till godo. En viktig del i det är att ha en bra kommunikation med representanter för lärosätena. Kanske kan vi framöver utarbeta nya kontaktytor?

Vad är roligast och vilka utmaningar ligger det i att arbeta för konsortiet?

–  Som inhyrda medarbetare från olika lärosäten skiljer sig våra förutsättningar åt mycket. Vissa av oss arbetar heltid åt konsortiet, medan andra har ett deltidsuppdrag. Att kombinera ett uppdrag åt konsortiet med arbetsuppgifter på lärosätet kan ibland vara en väldigt stor utmaning, samtidigt som det i många fall är en fördel att vara ”en vanlig användare i systemet”. Vilka krav och förväntningar som finns på hemmaplan varierar, liksom löner, kontorsmiljöer och mycket annat. Det är viktigt att ha en förstående chef på hemlärosätet för att det ska fungera.

Vad är roligast med att arbeta i konsortiet?

Att svara endast en sak är omöjligt. Som inhyrd medarbetare i Ladokkonsortiet har man möjlighet att träffa människor från olika lärosäten, andra myndigheter och utvecklare. Arbetet i verksamhetsteamen är enormt varierande och kan handla om allt från att svara på enkla supportärenden till att ansvara för en större utredning med tillhörande workshoppar. En röd tråd inom konsortiet har varit förändring och att testa nya vägar, vilket gör att det aldrig hinner bli tråkigt eller enformigt.

Vilka frågor tycker du är de viktigaste vad gäller Ladok under den närmaste framtiden?

Eftersom vi precis inlett ett arbete tillsammans med NyA angående vilka beröringspunkter som finns mellan systemen som vi kan arbeta med efter att alla produktionssättningar är klara är detta något jag personligen brinner lite extra för just nu. I dagsläget är många av våra gemensamma processer baserade på hur det fungerade mot gamla Ladok. I framtiden kan vi tänka nytt och försöka maximera verksamhetsnyttan för såväl studenter som personer som använder båda systemen i sitt arbete. När det gäller själva Ladok och utvecklingen i systemet tror jag att många användare väntar på små förbättringar som kan minimera antalet klick i systemet och därmed förbättra arbetsmiljön. Det viktigaste när man arbetar i konsortiet är våra användare ute på lärosätena. Det är ju för deras skull vi gör detta!

Här kan du läsa mer om Ladokträffen den 10 april. 

Umeå universitet: Skönt att kunna arbeta digitalt

Vilka förberedelser gjordes vid Umeå universitet innan övergången?

– Vi arbetade i många år med införandeprojektet för att förbereda inför övergången. Det lokala projektet var indelat i tre olika delprojekt; ett för integrationer, ett för registervård och ett för införande i verksamheten.

Hur gick övergången?

– Övergången gick bra och med alla förberedelser och hjälp från produktionssättningsteamet så kändes det väldigt kontrollerat och säkert.

Vilka frågor är vanligast för er lokala Ladoksupporten vid Umeå universitet?

– Direkt vid övergången till nya Ladok handlade många frågor om behörigheter mm. I övrigt är det frågor kring Forskarutbildningen som genererar mest support.

Vad tycker kursadministratörerna?

– Administratörerna har tagit sig an nya Ladok på ett bra sätt. Många tycker att det är skönt att äntligen få arbeta i det nya systemet. De som arbetar på forskarnivå tycker att Ladok kräver mer tid än förut och är mer omständligt.

Hur har lärarna reagerat på att arbeta papperslöst?

– Framförallt attestanterna tycker att det är skönt att kunna arbeta digitalt och kunna göra sina attesteringar utan att vara på plats på kontoret. Flera lärare har också uttryckt att de nu har en bättre överblick över ”sin” kurs.

Har studenterna några kommentarer?

– I samband med att nya Ladok produktionssattes vid Umeå universitet lanserades en ny studentwebb som studenterna använder. Där kan de anmäla sig till tentamen, registrera sig och se sitt schema. Vad gäller vissa Ladoktjänster, som att ta ut intyg, hänvisas de till det nationella studentgränssnittet. Vi har inte hört några kommentarer från studenterna.

Vilka fördelar ser ni med det nya systemet?

– Mer lättillgängligt och mindre pappershantering. En annan stor fördel är att lärarna kan gå in i Ladok och få information om till exempel studieprestationer direkt, utan att gå via en administratör.

Är det något ni saknar från det gamla systemet?

– Registervård och en del utdata var bättre i gamla Ladok. Även möjligheten att enkelt kunna göra slagningar med SQL direkt mot databasen.

Hur ser ni på den agila utvecklingsmetoden och att systemet uppgraderas med jämna mellanrum?

– Det är positivt att systemet ständigt förbättras och att ny funktionalitet levereras oftare.

Har ni några önskemål för framtiden?

– Mer möjlighet till registervård och utdata.

 

Ladok Play är här

Ladok Play – alla filmer på ett ställe

Nu byter vi plattform för alla våra inspelningar och filmer, inklusive de utbildningsfilmer som finns länkade eller inbäddade på ladok.se. Ladok Play samlar alla våra filmer och inspelningar och filmerna kommer du att hitta länkade eller inbäddade på ladok.se precis som vanligt, men länkningen sker från Ladok Play istället för från YouTube.

Bytet av plattform medför bland annat att vi nu kan lägga upp nya versioner av filmerna men bibehålla samma länk som tidigare. Filmerna kommer alltså kunna hållas uppdaterade utan att eventuella länkningar som du gör till lärosätets användare bryts vid uppdateringen.

Filmer på YouTube tas bort 1 mars

De filmer som idag finns på YouTube kommer tas bort den 1 mars. Detta gäller alla utbildningsfilmer som tidigare har funnits länkade på ladok.se  som till exempel filmerna om studentgränssnittet, kurstillfällesbyten, forskarnivån och utbytesstudier.

Om ni vid ert lärosäte har spridit länkar från YouTube till era användare behöver länken alltså bytas ut före 1 mars.

Här hittar du Ladok Play. 

Ny roll vid lärosäten – lokal teknisk kontaktperson

Lokal teknisk kontaktperson

Sedan tidigare har konsortiet två formella kontaktytor med lärosätena; lokal kontaktperson och lokal objektägare. Eftersom det finns behov av en kontaktyta vad gäller integrationer och teknik så inrättas nu en ny roll: lokal teknisk kontaktperson.

Lokal teknisk kontaktperson ansvarar för att:

  • Vara mottagare av information om integrationer och teknik från konsortiet samt att sprida informationen lokalt på lärosätet.
  • Besvara vissa frågor från konsortiet på lärosätets vägnar.

Varje lärosäte utser en person och listan på tekniska kontaktpersoner uppdateras här. 

Uppskattad användarträff på Uppsala universitet

Ladoks användbarhet var ämnet för två träffar som anordnades onsdagen den 6 februari vid Uppsala universitet. Anders Stenebo och Anna Sandberg Telléus från Ladokkonsortiet visade upp upp Ladoks startsida och dagen fokuserade på hur vi kan skapa förbättringar, speciellt vad gäller resultatrapportering.

Användarna kom från alla vetenskapsområden, med både kursadministratörer, studievägledare, lärare och examinatorer närvarande.

– Vi fick se förslag, vi fick lyssna in varandra och sen hade vi en dialog kring den kommande utvecklingen av systemet. Att få den här direkta kontakten och responsen på vad vi tycker är otroligt positivt, sa Jennifer Aulin, kursadministratör och studievägledare vid Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningsstudier.

Överlag var mötet mycket uppskattat; ”ett mycket konstruktivt och effektivt möte” som en lärare uttryckte det.

En forskargrupp har följt införandet av Ladok vid Uppsala universitet. Gerolf Nauwerck, doktorand som ingår i forskargruppen kommenterar;

– Användbarhetsexperten har en central roll i sådana här stora projekt och att åka ut och lyssna på användarna har stor betydelse, för båda parter. Vi vet också att användarcentrering är en framgångsfaktor för uppnå hög användbarhet i ett system. När man ser användarexperterna från konsortiet i aktion är det också uppenbart att de har det som krävs, djupa domänkunskaper och en förmåga att balansera olika olika krav.

Intresserad av en användarträff?

Fler användarträffar med lärosäten planeras framöver.
Vid intresse mejla till: anders.stenebo@umu.se

 

Ny vägledning till Ladok

I Ladok – Vägledning presenteras information som vänder sig till lokala förvaltare av Ladok. Informationen rör systemet Ladok i de avseenden som är gemensamma för alla lärosäten vad gäller funktionalitet och tillämpning, samt rekommendationer, beskrivningar och annat material som stödjer lärosätena i den lokala förvaltningen.

Lättare att hitta

Victor Claesson, nationell administratör vid konsortiets verksamhetsstöd har sammanställt vägledningen.

– I samband med produktionssättningen av nya Ladok har många lärosäten reflekterat kring hur man har arbetat hittills och hur man egentligen vill arbeta. Det finns stora möjligheter att förbättra den studieadministrativa verksamheten och med vägledningen till Ladok hoppas vi kunna bidra till det. Vi har haft ambitionen att samla all information så att det ska vara enkelt att navigera mellan det material vi tagit fram. Lärosätena ska känna sig trygga och lätt kunna se vilken information som finns, och var de hittar den.

Vägledningen innehåller även en översikt med kopplingar till den systemdokumentation och utbildningsmaterial som finns inom respektive område. I och med att vägledningen har tagits fram avvecklas sidan FAQ under våren 2019.

Stöd till lokal förvaltning

Vägledningen skiljer sig från utbildningsmaterialet då det ska fungera som stöd för de lokala förvaltarna i hur systemet tillämpas på lärosätet, och besvarar frågan ”varför”. Utbildningsmaterialet är en generell beskrivning av hur användaren hanterar funktionaliteten i Ladok, det besvarar frågan ”hur”. Systemdokumentationen speglar systemets uppbyggnad och riktar sig till den som vill få en djupare förståelse för hur systemet fungerar.

Här hittar du Ladok – Vägledning

Vägledningen ligger också som en permanent länk under ladok.se – Ladok – Produkten.
Observera att sidan kräver inloggning och är tillgänglig för alla som idag har tillgång till systemdokumentationen.

Verksamhetsplanering för Ladok 2019

Verksamhetsplanering för Ladok 2019

En verksamhetsplan för 2019 har tagits fram, ett rambeslut har fattats av stämman och en strategi fram till 2024 kommer att beslutas på stämman den 23 maj 2019. Vill du veta mer om hur Ladoks verksamhet styrs? Planeringen av Ladoks verksamhet görs i flera steg och det finns tre styrande dokument för verksamheten.

  1. En strategi fram till 2024 är under framtagande. Strategin och de mål den uttrycker ska vara styrande för all Ladoks verksamhet. Övergripande mål detaljeras och bryts ned i mätbara mål när strategin tillämpas på rambeslut, verksamhetsplaner, utredningar och projekt. Arbetet med att ta fram ett förslag till strategi började med att inhämta synpunkter under våren 2018. Dessa sammanställdes och en del tydliga utvecklingsområden identifierades.

    Den 6 november 2018 inbjöds SA-chefer, IT-chefer, Planeringschefer och studenter till en strategidag, där sammanlagt 40 personer deltog. Där diskuterades de identifierade utvecklingsområdena och en gemensam behovsbild skapades. Ladokkonsortiets styrelse har sedan behandlat förslaget som nu skickas på remiss under februari månad för att sedan beslutas på stämman den 23 maj 2019.

  2. Ett rambeslut för det kommande året som beslutas av stämman och inger inriktning och budgetramar för nästkommande år. Rambeslutet för 2019 fastställdes på stämman 2018 och finns här.
  3. En verksamhetsplan för 2019 har tagits fram under hösten 2018 i samarbete med 2 SA-chefer, 1 IT-chef och 2 Lokala kontaktpersoner från lärosätena.
    Planen fastställdes av styrelsen den 13 december 2018. I den redovisas hur stämmans beslut omsatts i en plan för Ladokkonsortiets samlade verksamhet med tillhörande budget. Verksamhetsplanen visar mätbara aktiviteter som ska leda till att målen uppnås och en budget har formats utifrån de ekonomiska ramarna.
    Verksamhetsplanen för 2019 finns här.

 

 

Linköpings universitet: ”Allt är mycket enklare nu”

LIU produktionssatte Ladok vecka 49. Hur förberedde ni er?

– Vi har förberett övergången i flera år med registervård och kunskapsuppbyggnad. Under 2018 var det ett ganska stort projekt aktivt, räknar man alla inblandade så var det ca 70 personer i projektet. Under hösten var det både verksamhetsteam och utvecklingsteam igång samtidigt. Vi arbetade mycket med deadlines och delade upp vad som var tvunget att vara klart viss tid. Vi använde tidssatta checklistor för att inte missa något, som mest detaljerat ner på klockslaget! Det material konsortiet tagit fram var till stor hjälp här.

Hur gick övergången?

– Mycket smidigt. Vi hade nog inga oförutsedda problem. Eftersystemen behövde en hel del tid att komma igång men det visste vi om innan. Själva produktionssättningen gick helt enligt plan, mycket tack vare det gedigna stöd vi fick av produktionssättningsteamet. Många ärenden i början rörde behörigheter och att personer inte var inlagda i systemet men det har ordnat sig mer nu.

Vad säger administratörerna idag?

– Många administratörer har varit inblandade i projektet så de har hunnit bli vana vid systemet under en tid. Det har varit en mängd olika småfrågor om det mesta men totalt sett verkar de nöjda. Under den vecka i december som systemet var öppet hann det till exempel läggas in 3 800 resultat på hel kurs så det är uppenbart att det rullar på. Det har också kommit upp en del frågor som visar sig nu bero på brist på regler och rutiner och som inte har med Ladok att göra men blir synliga först nu.

Hur har lärarna reagerat på att arbeta i systemet?

– Inte mycket alls. LiU har länge haft ett system för tentamensrapportering via nätet så för de flesta var det bara lite annat sätt att göra arbetet. Dock har de svårt att förstå att det skapats så många tillfällen, speciellt alla ”KONV”-tillfällen på kurser. Det kan bli många tillfällen att gå in på. Men att slippa fysiska pappersunderskrifter är ett lyft! Sedan är överblicken man får och möjligheten att ”klicka sig fram” mycket uppskattad.

Har studenterna några kommentarer?

– Inte många ännu. Vårterminen för oss börjar på måndag 21/1 så det kanske blir fler frågor då men vi kan se att studenterna redan nu använder våra tjänster och det verkar fungera.

Vilka fördelar ser ni med det nya systemet?

– Vi ser många fördelar. Allt är ju mycket enklare nu än i gamla Ladok och det känns som en stor frihet att jobba i gränssnittet. Jag tror det med tiden kommer att kunna spara mycket tid för oss. Att det är ett enda system i Sverige är såklart också en fördel med en hel del gemensamma data. Användarbasen ökade för LiU med nästan en faktor tio vilket betyder att betydligt fler får tillgång till information om studenter och studier vilket vi också tror har fördelar.

Har ni några önskemål för framtiden?

– Ja, massor! Det finns en hel del utdata som skulle behöva bli bättre. Även om man inte ska jämföra med gamla Ladok så är det många som saknar UT10 och UT90. Det finns antagligen en orsak till det, efter många års utveckling och finslipande på dem så blev de exakt vad många ville ha. Sedan är det de många klicken som stör. Forskarhandläggarna har också svårt att förstå varför de måste göra saker på samma sätt som på grund- och avancerad nivå. Slutligen vore det bra med bättre uppdatera dokumentation.