Skip to content

”Ibland känns det som vi jobbar dygnet runt”

Som en räksmörgås – så beskriver Johanna Belzacq, lokal kontaktperson på SU, tiden före produktionssättning jämfört med tiden efter. Men samtidigt finns det flera ljuspunkter – lätt att lära för nya användare, enkel resultatrapportering och snyggare system, är några av dem.

Över fyra månader har gått efter det att Stockholms universitet gick in i nya Ladok i början av november 2017. Ändå är arbetstempot minst lika högt som då, påpekar både Johanna Belzacq, lokal kontaktperson och Erik Wallenberg, lokal projektledare när jag träffar dem på SU:s Campus.

– Allt som var vägen fram till produktionssättning, var som en räksmörgås jämfört med efter man har gått i produktion, säger Johanna Belzacq lite skämtsamt.

Men att hon menar allvar råder ingen tvekan om. Den största skillnaden mellan före och efter produktionssättning är att i den första fasen var det tydligt var och hur man skulle göra. Men när det landar i den egna verksamheten måste man komma på sina egna lösningar, och det har varit en utmaning. Nu är det samma höga tempo som just efter produktionssättningen, men av andra anledningar, påpekar Johanna Belzacq och får medhåll av Erik Wallenberg.

– Det har varit väldigt mycket arbete. Vi har jobbat mer nu än vad vi gjorde innan. Dessutom har användarna använt systemet ett tag, och en del har hunnit reta upp sig. Vi har bland annat några arbetsmiljöanmälningar från några institutioner där deras administrativa personal har fått mer att göra och börjar bli slutkörda. Vissa delar såsom utbytesstudenter och forskarutbildningar – har ju blivit mycket knepigare och de har varit svåra att förbereda.

Ladokteamet på Stockholms universitet.

För att få stöttning av varandra träffas de produktionssatta lärosätena en gång i veckan på Skype för att utbyta erfarenheter och idéer.

– Jag får känslan av att nya Ladok är byggt för en mellanstor högskola, med en väldigt centraliserad administration. Hos oss går mycket över institutionsgränser och det är jättesvårt att hantera. Med tanke på att våra institutioner organiserar sig väldigt olika har det varit som att införa det på 50 småhögskolor, säger Erik Wallenberg.

Är det något ni av de hinder ni stött på som ni skulle kunna ha förutsett?

Johanna Belzacq:
– Vi har utbildat i de raka flödena, men när studenterna väl kommer in är det inga raka flöden längre eftersom de inte gör som man tänkt sig, utan agerar individuellt. Stora volymer är också en utmaning, och det faktum att vi är en väldigt decentraliserad organisation har det påverkat hur vi ska hantera behörigheter. Vi vill ju hålla ordning så man inte har mer behörigheter än vad man ska ha, men systemet är byggt för att mycket ska hanteras centralt och så ser det inte ut hos oss.

Erik Wallenberg:
– Vi började med behörigheter ett år i förväg, men det är svårt att förutse. Vi hade behövt simulera i produktionsmiljön hur det skulle bli och fått hjälp med hur vi skulle rigga upp systemet. Det är svårt att testa det i en organisation där du helt plötsligt måste ta tillbaka 500 behörigheter. Allt blir så stort, det går inte att rulla ut bara så där, hur som helst.

Vilka är de främsta svårigheterna?

Johanna Belzacq:
– Att jobba med konverterat data är något som tar slut på sikt, vilket vi försöker hålla i minnet. Men det är forskarutbildningen och det är hanteringen av utbytesstudenterna som är de stora puckarna där det märks att Ladok är inte riktigt moget än. Samtidigt är resultatrapportering väldigt enkelt, så vi hör mycket lite från lärarna, fast visst skulle systemet kunna trimmas lite mer.

Erik Wallenberg:
– Det är svårt att gå ut med när Ladok tas ner, eftersom vi varken kan eller får mejla våra 34 000 studenter.  Man vill helst att systemet fungerar dygnet runt. Och det är just då vi får mejlen, när systemet är nere och någon exempelvis ska anmäla sig till en tenta.

Visst finns det fördelar med systemet som redan är märkbara. Många lärare tycker att nya Ladok är snyggare, resultatnoteringar är rätt poppis också. Sedan är det rätt lätt för nya användare att lära sig systemet, påpekar Johanna Belzacq.

– Gränssnittet är mer intuitivt när du väl lär dig använda det. Sedan är det så enkelt att jobba i systemet att det ibland går snabbare än vad systemet hinner med. Det var faktiskt veckans incident, ”du jobbar för fort”. En användare arbetade på så snabbt så att domänerna inte hann prata med varandra. Det hoppas jag man kommer tillrätta med. Vi har också fått mycket bättre koll på vem som rapporterar, vem som är examinator. Allting loggas också bakåt, vilket gör det lätt att se vad som gjorts.

På supportsidan har det varit väldigt mycket frågor, därför träffas teamet på SU en timme per dag, fyra gånger i veckan för att gå igenom de problem som dykt upp dagen innan.

Dessutom har de fördubblat bemanningen i telefonsupporten sedan start och känner fortfarande att de inte kan backa från det även om SU kommit ur terminsstart. I dagsläget kommer de sällan under 300 pågående supportärenden – det kommer in många ärenden per dag och går ut lika många, säger Erik Wallenberg.

– Ibland känns som vi jobbar dygnet runt sju dagar i veckan, och totalt sett gör vi nog det. Det är många av oss som är inne helger, kvällar och morgnar och kollar av.

Vilken funktionalitet saknar ni?
– Framförallt att kunna rätta till saker när någon har gjort ett misstag. Man måste kunna rätta, men idag är det ofta omöjligt. Sedan är det volymhanteringen kring forskarstuderande, kataloginformation, utbytesstudenter och vanliga studenter också. Vi tycker att man borde testa vissa funktioner, kanske inte bara en utan tjugo gånger för att verkligen veta hur det känns, om jag kan trimma i systemet. Som det är nu är det en himla massa klickande, svarar Erik Wallenberg.

Slutligen, vilka tips har ni till andra lärosäten?

Johanna Belzacq:
– Det är viktigt att se till att man har otroligt mycket resurser. Öka upp din bemanning med 40-50 procent, gärna ska de ha hunnit gå parallellt i ett år före produktionssättning.

Erik Wallenberg:
– Det vi skulle kunna ha gjort är att testa mera processer i systemet med verksamhetsfolk, så det är ett råd. Rigga upp och testa systemet så verklighetstroget som möjligt, med användare som har riktiga behörigheter.

Av: Rebecka Guzmán

Läs fler intervjuer med lärosäten här.

”Vilken skillnad mot det gamla!”

Nästan tre månader har gått sedan Linnéuniversitetet gick in i nya Ladok.
– Överlag tycker kollegorna att det fungerar bra, men det är jobbigt att Ladok utvecklas hela tiden, säger projektledaren Jirina Fahlén Jonsson.

Det var den 8 december som Linnéuniversitetet produktionssatte samtidigt som Högskolan i Halmstad. Den gick egentligen problemfritt, men med vissa missöden som vi hoppas att den nationella supporten ska hjälpa oss med, säger Jirina Fahlén Jonsson.

– Annars är systemet fantastiskt, vi är så nöjda med nya Ladok så det är inte klokt. Vilken skillnad är mot det gamla!

Under hela hösten informerade de om att nya Ladok kommer vecka 50 och att det innebär stora förändringar. Trots det blev bytet en större förändringsprocess än hon väntat sig.

Vad säger dina kollegor som jobbar i systemet?
– Överlag tycker de att det fungerar bra, det är jobbigt med att det utvecklas hela tiden, att det kommer ny funktionalitet, att vi får ändra våra arbetsprocesser och rutiner, men samtidigt så har alla ett extremt tålamod i vår verksamhet, de kämpar på och vi löser bit för bit gemensamt.

Även studenter kommer med synpunkter och klagar på studentgränssnittet, men det beror på att det skiljer sig från Ladok på webb som vi hade förut. Jag tror inte alla nya studenter som kommer nu kommer att ha några synpunkter, för de har ju inte sett något annat, förklarar Jirina Fahlén Jonsson.

Har supportbehovet varit som ni väntat er?
– Det har nog varit lite mer än jag väntat mig, och jag hade inte trott att de skulle ställa de här ”hela havet stormar”-frågorna, vi har stora o små frågor, kluriga, lätta och svåra frågor att besvara. Vi har snittat på mellan 70–75 till 100 ärenden om dagen.

För att möta behovet har Ladokgruppen support på Adobe Connect i 45 minuter varje morgon. Under de två första veckorna hade de support två gånger per dag, både för- och eftermiddag.

– Det är fullt med folk och frågor konstant. Vi valde att göra så för att slippa få frågor på supportmejlen. Om man går in hör man ju varandras frågor och svar, och man kan samarbete kring lösningarna och komma fram till den bästa vägen att gå. Vi alla är ju nya och det är inte alltid vi på Ladok har svaret och det är ovant för alla i organisationen, det är också ett nytt arbetssätt att förhålla sig till.

En av de främsta skillnaderna med nya Ladok är att du ser studiedeltagandet på ett helt annat sätt, framförallt genom att du får en överblick över studentens gång. Nu syns det jättetydligt om en student gått ett program en termin utan att ta några poäng, förklarar Jirina Fahlén Jonsson.

– Vi har också märkt tydligt att även verksamheten ser det. Nu helt plötsligt vill de ändra saker som kanske varit fel i flera terminer, men de har inte upptäckt det. Du ser kurser, innehåll, program, kurser de inte avslutat, avbrott, kurser de aldrig börjat på och poäng inom program exempelvis på ett mycket enklare sätt, säger hon och fortsätter:

– Gränssnittet är än så länge, även om det är en hel del kvar att göra, mycket, mycket bättre än det gamla. Det går inte att jämföra. Det var ju också tanken med ett nytt Ladok. Jag tycker även att strukturen i nya Ladok, vilka kurser som ingår i vilka program är så bra. När jag såg den blev jag överlycklig och visade alla administratörer. De högg direkt och sa att det här ville de göra i nya Ladok.

Visst är det några saker de saknar, såsom vissa funktioner som Linnéuniversitetet hade där. Men det handlar mest om mindre saker som administratörerna påpekar, såsom utskriftsfunktion från deltagarlistor.

– De tycker att utskrifterna inte ser kloka ut nu. Men jag tycker att det är en process, bara ett annat sätt att jobba på. Visst utdata saknas också, vi får många förfrågningar om diverse utsökningar som är svåra att ta fram i nya Ladok.

Unikt för Linnéuniversitetet är att de var först ut med att införa ett helt digitalt examensbevis. Den mesta responsen har varit positiv, endast någon enstaka student har hört av sig och varit orolig eller missnöjd med att inte få ett pappersbevis, berättar Ulrika Ehrenstråhle, examensansvarig.

– En rolig sak är att flera studenter som redan hade fått sitt pappersbevis faktiskt har hört av sig och sagt att de skulle vilja ha ett digitalt bevis istället. Det är tyvärr inte möjligt, men kul ändå att efterfrågan bekräftar att vi gjort rätt val.

Av: Rebecka Guzmán

FAKTA 

Digitala examensbevis

Fördelar 

  • Leveranstiden (från dess att beviset lämnar handläggare tills dessa att det anländer till studenten) har minskat från ibland upp till flera veckor till ett par sekunder.
  • Om studenten ”tappar bort” sitt bevis kan de få originalet skickat till sig igen. Det är ju svårt att tappa bort ett digitalt dokument – men om mailen blir hackad samtidigt som datorn kraschar…
  • Äkthet verifierbart direkt i dokumentet (endast med e-signatur).
  • Vi skriver inte ut ett enda papper i examenshanteringen längre. Enda pappershanteringen är inkomna pappersansökningar – något vi ska arbeta bort under 2018.
  • Det har varit kul att reformera och vi har träffats mycket på fysiska möten i examengruppen (vi arbetar på två orter).

Utmaningar:

  • Studenter tror ibland att de behöver ett lösenord för att öppna filen. Detta beror på deras egna inställningar på datorn eller att de öppnar filen i fel program.
  • Det kan bli många fönster man behöver ha öppna samtidigt. Så i början är det lite klurigt, men med tiden blir det rutin vilken ordning man öppnar vad för program osv, ta flera bevis per ”omgång” osv.
  • ALLA kommer inte alltid vara nöjda, självklart har vi några studenter som hört av sig och vill ha papper – men färre än vad som hörde av sig tidgare och ville ha digitalt skickat/inskannat osv.

Källa: Ulrika Ehrenstråhle, examensansvarig, Linnéuniversitetet

 

”Vi behöver inte torrsimma”

I början av oktober förra året gick Högskolan Dalarna in i nya Ladok och efter det har det varit full fart. Kanske borde vi gått in senare, men nu är vi här, på andra sidan, säger projektledaren Lisa Eliasson.

–  Före jul var det helt galet. Allt hände samtidigt, alla skulle utbildas i det vi inte riktigt hade haft koll på innan. Sånt som vi helt plötsligt blev varse om, både vi och användarna, och som inte gick att testa innan i någon testmiljö, berättar hon om första tiden efter produktionssättningen.

Att det var så mycket att göra när nya Ladok väl rullats ut var varken Lisa Eliasson eller hennes kollegor riktigt beredda på. Men det är de inte ensamma om – de andra lärosätena som också gått över delar samma känsla, konstaterar hon.

Var det något ni hade kunnat göra annorlunda?
–  Egentligen var det inte så mycket vi kunnat göra eftersom vi inte haft så hög bemanning i projektet. Vi har fått lägga krut på registervård och själva driftsättningen. Mycket av funktionaliteten fick vi ta efter. Det har varit svårt att ta reda på hur de som utvecklat systemet tänkt. Men det har bara varit att jobba på, allt vad det går.

Visst har supportbehovet varit stort, fast överlag har det varit i linje med vad det lokala Ladokteamet förväntat sig. En grupp som har haft större behov än väntat är studieadministratörerna, vilket kan förklaras genom att flera arbetsuppgifter blivit krångligare för dem att lösa tills de lärt sig hur det fungerar.

Över fyra månader efter produktionssättningen är läget fortfarande hektiskt. Efter jul kom också nya utmaningar, såsom det här med CSN, så det staplas lite på varandra, påpekar Lisa Eliasson.

–  Vi upptäckte att allt på Antagning.se försvann för att vår utbildningsdatabas var inställd på ett sånt sätt som den inte fick vara. Som tur var har vi en helt otrolig systemutvecklare som fixade det där och vi fick stöd från Umeå.

Vilka har de främsta svårigheterna varit sedan ni sjösatte?
– Att hålla användarna informerade och framförallt hålla lärarna under armarna. Det här med resultatnoteringarna tog väldigt mycket energi. Dels att komma på vad det var och dels att se hur vi skulle informera om det innan vi visste vad det handlade om.  Det hände när resultathanteringen försvann från utbildningsdatabaserna. Men där jobbade vi ihop med de andra lärosätena som var driftsatta för att lösa problemet.

Samarbetet mellan lärosätena har varit a och o för att kunna föra arbetet framåt. Och det har fungerat bra, anser Lisa Eliasson.

–  Alla stöter ju på samma problem. För att kunna hjälpas åt har produktionssatta lärosätten möten en gång i veckan och man är med om man har tid. Där har vi kunnat lära varandra en del.

Finns det någon funktionalitet ni saknar?
– Det vi verkligen saknar är att kunna göra individuella studieplaner för studenter. Även programhanteringen med inriktningar och sånt är alldeles för krångligt, det uppfyller inte riktigt våra behov.

Vad säger användarna om nya Ladok?
– Det man hör är att de saknar listor och sånt, eftersom utdatafunktionaliteten är ganska rudimentär, men vi försöker lösa det åt dem. Samtidigt är det många som tycker att Ladok är jättebra, det är lätt att jobba och känns nytt och fräscht. En uppskattad funktion är att man inte längre behöver skriva ut de där listorna som ska skrivas under.

Av: Rebecka Guzmán

Läs mer:
Intervju med Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
Intervjuer med andra produktionssatta lärosäten

”Gå in i resultatleveransen fullt ut”

På Högskolan i Halmstad valde man att gå in i resultatleveransen fullt ut från start.
– Sedan dess har vi varit ute och sett till att alla lärare har rapporterat i det nya Ladok, säger den lokala projektledaren Håkan Fasth och konstaterar att det gett ett mycket gott resultat.

Vi har haft en införandeprojektgrupp på sex personer. Några personer har  bytts ut under resans gång, och några till har ju varit inblandade utöver det. Sedan har it-bitarna legat utanför den här gruppen. För vår del har det handlat mer om verksamhetsprocesser, berättar Håkan Fasth när han beskriver det lokala Ladokteamets konstellation.

– Den stora fördelen med nya Ladok är att lärare kan rapportera själva. Det är där det effektiva ligger, allt det andra är lite plus och lite minus.  Verksamhetssidan ligger på plus, eftersom nya Ladok är enklare att jobba i  jämfört med gamla Ladok, säger han och fortsätter:

– Framförallt på it-sidan är det minus, vi är ju ett mindre eller medelstort lärosäte, så vi har inte en utvecklingsavdelning. Nu måste vi ha mer resurser omkring för att hänga med och kunna integrera med andra system.

En märkbar skillnad för Högskolan i Halmstad är att de kommer fortsätta lägga ner resurser på it-sidan eftersom lärosätet behöver ha någon som följer Ladok och ser till att integrationsplattformen frågar efter rätt saker och att det inte kommer brytande uppdateringar. Det har vi inte behövt göra tidigare på den nivån, påpekar Håkan Fasth.

Bild från produktionssättningen vid Högskolan i Halmstad.

Hur förberedde ni er inför produktionssättningen?
– Vi gick in med resultatleveransen direkt när vi fick den. Sedan dess har vi varit ute och sett till att alla lärare rapporterat i nya Ladok. Utöver det, har det varit som för alla andra, registervård och brottats med otillgängligheten av MIT-IK. Och med att försöka förstå systemet när det inte finns någon direkt dokumentation kring hur det ska användas. Vi saknar arbetsflöden och hur det är tänkt att man ska arbeta. Kring resultatdelen finns en klar gång, men det saknas en slags helhetsbeskrivning på mycket annat.

Hur har ni kommit runt det när ni saknat dokumentation?
– När det inte funnits någon beskrivning kring hur verksamheten ska fungera i det nya systemet har vi testat och gissat oss fram. Vi har bl a haft flera workshops. Vi har tittat på hur man gör saker i systemet, hur det påverkar våra processer och om behöver vi göra om dem. Egentligen hade vi velat ha någon slags processkarta för att se vilka av våra processer som passar in och vilka som behöver göras om.

Eftersom Högskolan i Halmstad, med 10 000 studenter varav mellan 5000 till 6000 helårsstudenter, har haft lärarna inne i drygt ett års tid, är det främst administratörerna som påverkats införandemässigt av nya Ladok.

– Jag vet inte riktigt vad lärarna tycker om systemet, men jag skulle bli mycket förvånad om de tycker det är sämre, för standarden är mycket högre och utseendet är bättre och rappare än det gamla Ladok, kommenterar Håkan Fasth om hur lärarna tagit emot nya Ladok.

Hur gick produktionssättningen?
– Det enda som hände var att en körning havererade. Det var ett ganska litet fel men med en ganska stor följd eftersom vi förlorade en dag som vi skulle ha haft till att koppla in integrationer. Det påverkade hela lärosätet att vi blev en dag sena. Vilket är något att tänka på för andra, att man behöver marginal i båda ändar. Vi hade räknat med att produktionssättningen skulle ta en vecka, men man får nog räkna med två veckor, vilket är en väldigt lång tid.

Hur ser ni på utmaningarna i att införa ett nytt system som Ladok?
– Det ligger i förberedelsearbetet, att förankra och se till att processerna fungerar. Vi har förankrat genom styrgruppsmöten och informationsmöten i samband med andra träffar. Eftersom vi redan hade resultatleveransen har vi inte behövt informera lärarna. Däremot blir det en mycket stor påverkan på administrationen, så det har vi fokuserat mest på.

Vilka tips har ni till andra lärosäten?
– Mitt råd är att gå in i resultatleveransen först och göra det fullt ut. Annars är risken att du får ett ”big bang-införande” och det är mycket jobbigare, eftersom du får alla frågor till gruppen som ansvarar för införandet. Ju mer du kan dela upp ett införande desto bättre.

– Involvera också alla användare, framförallt handläggare. Låt dem testa och bli bekanta med nya Ladok. Ge dem full tillgång till testmiljön och låt dem testa allting, så att de är bekväma innan ni väl går in. På så sätt får de samma kunskap som själva projektgruppen har. Handläggarna har också fått vara med och utforma våra arbetssätt.

Vad tror du hade hänt om ni inte gått in i resultatleveransen först?
– Det hade varit jättejobbigt, för dels är det snart julledighet och dessutom ska årsredovisningen vara inne senast den 15 januari. Att inom den korta perioden hinna med att lära alla lärare att de ska attestera i ett system istället för på ett papper, det är stort. Det är svårt att samla dem och motivera flera av dem om varför. Lärare gillar att debattera också, och man måste ta den debatten.

Här kan du läsa andra lärosätens berättelser som produktionssatts under 2017

Av: Rebecka Guzmán

”Vi har jobbat massivt med information”

Efter drygt tre års aktiva förberedelser var det äntligen dags för produktionssättning av nya Ladok på KI.
– Vi har haft god stämning i teamet och kul, även när det har varit lite stressigt i gruppen, berättar projektledaren Juni Francén Engdahl.

– Man har ju laddat väldigt mycket inför det här. Nu är vi rejält utmattade, både på grund av alla förberedelser samt att det är så mycket man måste lära sig själv och lära andra. Man har gått från en kunskapsnivå där man kan nästan allting till att nästan inte kunna någonting, säger Cecilia Lind, som är Ladokansvarig på KI.

– Vi träffas några dagar efter att produktionssättningen är klar och i sitt sällskap har hon Juni Francén Engdahl, som började som lokal projektledare i maj i år. Trots att projektledarbytet ägde rum ganska kort innan utrullningen av nya Ladok på KI arbetet flutit på bra. Mycket tack vare att hon tidigare arbetat på KI och med flera av de kollegor som idag jobbar i Systemförvaltningsgruppen.

Arbetet med nya Ladok har krävt enorma informationsinsatser. Projektet har pågått under snart tre år och under de första åren var en stor uppgift, både för projektet och den dåvarande projektledaren Marie Sandström Akram, att jobba massivt med information.

Hur har ni jobbat med era informationsinsatser?
– På vår lokala Ladoksida berättar vi hur olika roller berörs av nya Ladok. Sedan arbetade Marie mycket med att vara ute och synas, lyssna och berätta. I slutfasen efter att jag kom in har vi valt att köra mot mål, vi har inte kunnat gå ut och förankra och lyssna in på samma sätt. Men vi har fortsatt att skicka ut nyhetsbrev och att arbeta med riktad information, säger Juni Francén Engdahl och berättar att studenterna har exempelvis fått egna utskick, nu senast ett där det stod att nu är nya Ladok infört och att de ska gå in och registrera sig

Hittills har 365 lärare och examinatorer gått utbildning i nya Ladok på KI, men hur många som återstår är kvar är svårt att säga.

– Det är upp till institutionerna och institutionsledningen att besluta om hur de ska organisera sig. Vi vet inte hur många examinatorer som finns. Det är en stor organisation med institutioner över hela stan, bland annat ute på sjukhusen, förklarar Juni Francén Engdahl.

På KI utgörs verksamheten av 85 procent forskning och 15 procent utbildning, så för många examinatorer är utbildning en bisak i det de gör, påpekar Cecilia Lind.

– Det som varit svårast är nog att få alla att förstå att även de involveras, att de också kommer att jobba i nya Ladok, säger hon och lyfter fram en av fördelarna med nya Ladok.

– Det som underlättar med nya Ladok är att de även fungerar i låsta miljöer, såsom kliniska miljöer. Då är det inte längre ett problem att det exempelvis inte går att ladda ner programvaror på datorn.

Vilka är nyckelfaktorerna till att det gått så pass bra?
– Vi har lyckats registervårda väldigt bra. En framgångsfaktor är att känna sitt register och i vår systemförvaltningsgrupp har de flesta jobbat väldigt länge på KI med systemförvaltning av Ladok. Det har vi kunnat dra nytta av, säger Juni Francén Engdahl.

Om man tittar på projektorganisationen har den bemanningsmässigt varit för liten. Därför har vi jobbat mer och mer med prioriteringar ju närmare vi hamnat i skarpt läge, förklarar hon.

– Vi har tagit en fas i taget. När man tittar på allt man måste göra inför en produktionssättning kan det lätt kännas överväldigande. Att sortera och begränsa vad man ska göra i de olika faserna gör det mer lättöverskådligt.  Ha en plan men var inte för stelbent, man måste vara flexibel.

Ladokgruppen på KI bytte också fokus ganska tidigt till vad som satte stopp i IK:n än att följa registervårdshandböckerna. Det som stoppade IK:n fick vara vägledande för vilka delar av registret vi registervårdade och vilka registervårdshandböcker vi valde att gå igenom, förklarar Cecilia Lind.

– Ett annat tips är att planera för att kunna vara sjuka. Det vill säga, vi har dubblat alla positioner och vi har sett till att vi har manus för allt det vi ska göra. Lägger vi in mallar har vi jobbat i par, vilket också är väldigt effektivt när man gör det.

Hur var själva produktionssättningen?
– Lugn och sansad. Ibland flamsig, men då stängde jag av micken. Vi har haft god stämning i teamet och kul, även när det har varit lite stressigt i gruppen, säger Juni Francén Engdahl, varpå Cecilia Lind flikar in:

– Jag vill passa på att rikta ett stort tack till driftcentralen i Uppsala. De har hjälpt oss jättemycket med rättningar i databasen.

Vad ser ni för utmaningar framöver?
– (Juni) Uppdateringarna var 14.e dag gör att vi måste jobba aktivt med våra analyser av vad de förändringarna innebär och vad det får för konsekvenser för våra it-miljöer och våra användare. Sedan kommer vi få kvitto på sånt vi tänkt innan, alla processer som vi föreställt oss och som vi föreslagit under utbildningen.

– (Cecilia) Vi gjorde tidigt en lista över sånt vi behövde handmata in efter driftsättningen. Det har vi tagit in extraresurser för. En annan viktig sak är att vi helt plötsligt hamnar i ett finlir för uppföljning och årsredovisning. Det är noga att alla har exakt korrekta datum när de startar och slutar, annars slår det ekonomiskt. På vissa utbildningar gör det ingen större skillnad, för andra, såsom lärkarutbildningen, kan det handla om flera miljoner.

KI:s tips för en lyckad produktionssättning

Stäng Ladok tidigt, vi stängde en hel vecka innan vi skulle produktionssätta. Det hade vi planerat för och också informerat om. På så sätt kunde vi i lugn och ro kolla på ett oföränderligt data.

Fokusera på verifieringsfasen. När man ska driftsätta kan man tänka sig att det är driftsättningsveckan som är det viktiga, men det är redan inför verifieringsfasen som man ska vara tillräckligt klar för att klara en migrering.

Jobba mer med prioriteringar i takt med att produktionssättningen närmar sig.

Ta en fas i taget. När man tittar på allt man måste göra inför en produktionssättning kan det lätt kännas överväldigande. Att sortera och begränsa vad man ska göra i de olika faserna gör det mer lättöverskådligt.  Ha en plan men var inte för stelbent, man måste vara flexibel.

Vi har inte blivit sjuka, men planerat för att vi skulle kunna bli det – dubblera på alla positioner och förbered med manualer och underlag till ersättare.

Här kan du läsa andra lärosätens berättelser som produktionssatts under 2017

Av: Rebecka Guzmán

Förtydligande om överföring av studiedeltagande på utbildning på forskarnivå till SCB

Under webbutbildningen 5 december 2017 uppstod frågor angående hur studiedeltagande ska dokumenteras för en person som först deltar i utbildning som avses leda till licentiatsexamen och sedan går över till utbildning som avses leda till doktorsexamen, samt hur hanteringen påverkar överföringen till SCB. Vi vill förtydliga denna hantering.

Till att börja med är det viktigt att understryka att ”senare del” inte längre har någon specialbetydelse på forskarnivå så som det har i gamla Ladok (där det syftar på antagning till senare del efter uttagen licentiatsexamen). Attributet skall i nya Ladok fungera likadant oavsett utbildningstyp. Det betyder att lärosätet själv kan avgöra hur man vill använda attributet och då främst med avseende på uppföljningsändamål.

När det gäller rapporteringen till SCB så används uppgiften om vilken examen utbildningen avses leda till. Lämpligen görs i dessa fall därför ett tillfällesbyte från ämnestillfälle som avses leda till licentiatsexamen till ett ämnestillfälle som avses leda till doktorsexamen.

Attributet ”avses leda till” konverteras in via IK-mallen för ämnestillfälle och behöver alltså inte kompletteras i efterhand.

Jobba nära – ett lyckat koncept

På Högskolan Väst sitter de fyra personer som utgör Ladokteamets kärna i ett och samma rum.
– Det känns som en framgångsfaktor, säger Anette Karlsson, lokal projektledare, om att ha arbetskamraterna nära.

I det rum som hon delar med Annelie Södermyr, David Skalsky och Charlotta Andersson Jonsson, står följande citat på tavlan: ”Ladok kändes härligt”.

– Det var en studievägledare som sa det. Vi blev tvungna att skriva upp det, för det är inte ofta man säger så om ett datasystem, säger Annelie Södermyr, varpå Anette Karlsson flikar in:

– Att vi sitter nära varandra, faktiskt i samma rum, känns som en framgångsfaktor. Vi pratar igenom – vad gör vi först, vad gör vi sen och sedan skriver upp allting.

Utmaningarna är flera när man inför ett nytt system som Ladok. Framförallt handlar det om att klara av den tidspress man utsätts för.

– Sedan hade vi oturen att få en sjukskrivning i vår grupp och blev en mindre. I det skedet vi då befann oss var det inte bara till att ta in en ny i gruppen. Det är också viktigt att börja i tid, sköta registervården och se till att få igenom IK:n för att klara utmaningen, fortsätter Annelie Södermyr.

Visst har del av pressen släppt i och med att produktionssättningen är klar, men det finns helt klart fortfarande att göra.

– Innan slet vi för att förbereda för att gå i produktion och nu försöker vi ta hand om allt som tillkommer efter. Det springer väldigt mycket folk hos oss, framförallt lärare och examinatorer som nu ska in och rapportera, påpekar Anette Karlsson.

Registervården har varit en mycket central del i förberedelserna. Högskolan Väst började med det redan när första registervårdshandboken kom ut. Efter det har de jobbat löpande med registervården.

– Jag tror vi var bland de första som fick igenom vår IK. Dessutom har vår IT-avdelning varit med tidigt i förberedelserna och integrationerna har varit klara ganska länge. Vi var väl förbereda och vårt gamla Ladok var väl förberett för konverteringen, säger Anette Karlsson.

Hur gick själva produktionssättningen?
(Anette) – Den gick strålande. Både vi och KI fick väldiga plus i kanten både av Jan Winkle och Malin Zingmark. De uttryckte att de inte haft en produktionssättning som gått så smidigt. Att det gick så smidigt tror jag beror på registervården och de dagliga IK-körningarna, att vi har koll på personnummerbyten och så där, förklarar Anette Karlsson.

Och hur gick de förberedande testerna?
(Annelie) – De flöt på bra! Vi har också lagt många timmar på att få till funktionalitet för att synka och sedan exportera data mellan vår utbildningsdatabas KursInfo och nya Ladok. Synken har byggts av utvecklare i Skövde och kravställts av medlemmar i samarbetet kring KursInfo. Det positiva i detta arbete är att vi i samband med detta hittade en del felaktigheter mellan KursInfo och Ladok som vi nu har rättat till.

I jämförelsen mellan gamla och nya Ladok är antalet användare den mest påtagliga skillnaden, anser Anneli Södermyr.

– Vet inte exakt hur många användare vi har, men vi har väl cirka 300 lärare som ska in, så det blir en stor grupp nya användare.

– Vi har det ju väldigt förspänt genom att våra utbildningshandläggare är centralt anställda på förvaltningen och inte sitter ute på institutionerna. Därför har vi ju expertanvändarna i samma korridor som oss. De har fått lära sig själva sen har vi funnits som stöd när de fastnat någonstans. Säg att vi har 20 expertanvändare, så det är en hanterbar grupp.

Slutligen, hur har nya Ladok tagits emot hos er?
– I vår organisation är lärarna rätt så systemtrötta, vi har tagit in en hel del nya system de sista åren. Det vart lite knorrande när de skulle in i ett nytt system, men ändå inga stora massprotester. Genom att vi har fått komma ut till olika möten har vi också kunnat förmedla vad som förväntas av lärare i det nya systemet.  Vi har fått känslan av att prefekterna varit väldigt noga med att förstå vad det är för system och vad som kommer krävas av personalen.

Tips till andra lärosäten

  • Ställ frågor till koordinatorerna Jan och Malin, var inte rädd för det.
  • Vi hade möten varannan vecka med KI och de har varit jättebra. Återigen, våga ställa frågor.
  • En annan bra källa för dina funderingar är alla vänliga människor runtom i Sverige, både mentorslistan och LPL-listan.
  • Vi har inte hunnit lägga tid på utbildning och information. Vårt råd är därför – gör det i tid och se till att ni har någon som kan hjälpa er med detta.
  • Vi har lånat en hel del utbildningsmaterial av andra högskolor. Det är fantastiskt vad man bara får.

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser om sina produktionssättningar:

Konstfack: ”En väldigt speciell känsla”
Stockholms universitet: ”Det tar mycket längre tid än man tror”
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

”En väldigt speciell känsla”

Nyligen rullade Konstfack ut nya Ladok i sällskap av Stockholms universitet.  Efter ett par års intensivt arbete väntar nu en helt ny fas i arbetet med Ladok.
– Det blir en väldigt speciell känsla när du jobbat inför någonting så länge, säger projektledaren Kristina Sandin.

Redan i april gick IK:n igenom och sedan dess har den gått igenom hela tiden, berättar Kristina Sandin när jag frågar hur förberedelserna varit inför produktionssättningen härom veckan.

– Det har handlat mycket om att hålla koll på vad som ska göras och när. Som många andra säger har vi ju jobbat med registervård och utbildning. Vi har också haft utbildningstillfällen i olika delar i datasalar och det har blivit rätt många timmar.  Det har varit lite i perioder hur mycket vi har jobbat med det här, men de sista två åren har det varit intensivt, förklarar hon.

Med tanke på att Konstfack är ett mindre lärosäte har Kristina Sandin jobbat själv större delen, men mot slutet blev de fler – totalt utgjordes det lokala Ladokteamet av fyra personer.

Innan Konstfack gick in i nya Ladok hade de mellan 20 till 25 användare, jämfört med mellan 100 och 120 idag. Och det är nog den största märkbara skillnaden, att antalet ökat så pass kraftigt och att lärarna nu ska in och arbeta där.

Hur känns det nu när det är klart?
– Jo det känns bra, det blir en väldigt speciell känsla när du jobbat inför någonting så länge. Men nu är användarna och lärarna igång, det är ju något nytt att lärarna ska in i systemet, så det har varit en del jobb med behörigheter och så.

Själva produktionssättningen som gjordes samtidigt som SU gick jättebra, påpekar Kristina Sandin som är tacksam för allt stöd de fått.

– Jag vill gärna framföra hur bra organiserat det var av produktionssättningsteamet, Malin Zingmark har varit jättebra. Vi har också haft ett slags mentorskap med Anette Eriksson och Elisabeth Larsson och haft avstämningsmöten med dem. Det har varit oerhört strukturerat och bra upplagt.

Den största skillnaden för Konstfack i och med bytet är att lärarna ska resultatrapportera. Men självklart finns det flera andra fördelar och möjligheter.

– För vår del, som säkert för flera andra, blir det mindre papper och mer användarvänligt. Men det vi ser på sikt är exempelvis studentgränssnittet som vi kommer implementera under våren. Ur studenternas perspektiv kommer det att vara mycket positivt att de kan registrera sig själva och ta ut intyg exempelvis. Det upplägget har inte Konstfack haft förut, det vill säga Ladok på webb för studenter. Vi ser också utvecklingsmöjligheter i integrationer, sedan är vi i startgroparna för att börja använda Kursinfo. Det är mycket vi ska fortsätta utveckla.

Vad säger lärarna?
– Det har gått bra hittills. Utbildningsadministratörerna ute på institutionerna har bokat in lärarna och suttit med dem. Jag som Ladokansvarig och kollegor till mig har varit med vid behov.

Slutligen, vad har du för tips till andra lärosäten som har produktionssättningen framför sig?
– Det tar mer tid än man tror. Sedan är testgenomgångarna och verifieringsdelarna innan produktionssättningen väldigt värdefulla. Utnyttja dem väl och dokumentera hur man gör. Det lär du dig jättemycket av inför det skarpa.

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser om sina produktionssättningar:

Stockholms universitet: ”Det tar mycket längre tid än man tror”
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

”Mycket tar mer tid än man tror”

Närmare 600 000 studenter har skickats in i nya Ladok av Stockholms universitet. Att vara ute i väldigt god tid, men också ha mycket information och utbildning är några av framgångsfaktorerna till den lyckade produktionssättningen, säger projektledaren Erik Wallenberg.

– Just nu är vi rätt trötta allihopa. Det märks att det var mycket anspänningar som släppte igår då vi hade ett klart och färdigt beslut, berättar Erik Wallenberg när vi talas vid dagen efter att Stockholms universitet slutfört produktionssättningen av nya Ladok. 

Med tanke på lärosätets storlek har det också varit många involverade. Utöver tolv personer i den lokala Ladokgruppen har alla på it och ett antal informatörer varit med och jobbat i projektet.

I och med Stockholms universitets produktionssättning har antalet studenter och alumner i nya Ladok nästan fördubblats till över 1,2 miljoner.

– Det är lite häftigt. Samtidigt är det här slutet på början. På måndag öppnar vi systemet för användare och studenter, vi kopplar in integrationer, lägger in användare och gör andra förberedelser.

Hur länge har ni förberett er?
– Vi hade folk redan i uppstarten av projektet för 10 år sedan. Här på SU började vi med registervård 2013 och i samma veva började vårt interna projekt. Vi har haft it-personal som jobbat två år med att förbereda.

Vilka har varit nyckelfaktorerna för er?
– Vi har haft en väldigt bra grupp. It, kommunikation och Ladokgruppen har vi hjälpts åt och stöttat varandra kompetensmässigt. Vi har också haft bra stöd från våra chefer och har fått ta in extra resurser till utbildning och såna saker. Sen har vi satsat hårt på utbildning och information, något som lätt glöms bort i sådana här projekt.

Det är viktigt att utbilda lärarna och att informera, informera och informera en gång till. Institutionerna i sig ska ju känna sig trygga, prefekten och cheferna ska känna sig trygga med att de har system som fungerar. Känner sig institutionspersonalen trygga kan de hjälpa lärarna också. Man lägger en bra grund för att systemet ska tas emot på ett bra sätt på hela universitetet, förklarar Erik Wallenberg.

Tidsaspekten är också a och o för lyckas med produktionssättningen.

– Mycket tar mer tid än man tror. Vi var väldigt tidigt ute med våra integrationer och även med utbildningarna. Ska man gå in 2018 och ännu inte funderat på utbildning och integrationer, då är man nog lite sent ute. Även om man tycker att det är ett år bort, går ett år väldigt fort, säger han och tillägger:

– En annan framgångsfaktor är produktionssättningsteamet och Malin Zingmark framförallt, som med fast men vänlig hand fört oss framåt. Alla de testomgångar vi fått göra har varit ohyggligt viktiga och har gjort att det gick bra den här veckan. Vi har träna på allting, har provat, vi har fått leta problem och reda ut dem i lugn och ro.

IK-körningarna var det stora orosmomentet inför själva utrullningen med tanke på lärosätets stora volym. Då de tagit upp till 18 timmar, fick några jobba extra under helgen innan produktionssättningen, för att lösa det, säger Erik Wallenberg.

– Sedan kom vi igång en timme senare, vilket var lite otur eftersom jag tvingat hit alla tidigt i gryningen. Annars flöt det faktiskt på bra under produktionssättningsdagen.

Hur ser du på skillnaden mellan gamla och nya Ladok?
– Nu ska lärarna in och jobba i ett nytt gränssnitt, så det kommer nog ta ett tag innan de känner sig hemma. Det blir till att lära om, så det blir en uppstartssträcka. Lärarna ser en stor fördel med att inte behöva skicka papper fram och tillbaka, utan istället ta tiden till att rätta tentor. Sedan är det ju ett modernare gränssnitt och hanteringen av doktorander har blivit smidigare bland annat.

Slutligen, vad har ni fått för reaktioner på utrullningen av nya Ladok?
– Det har varit mycket frågor. Många verkar nyfikna och lärarna tycker nog att det var lite dags att vi får ett så här system också. Inte så mycket negativa känslor faktiskt, utan mer stilla nyfikenhet.

Tips till andra lärosäten:

  • Börja i god tid
  • Se till att ha en bra grupp med medarbetare
  • Glöm inte bort utbildning och information
  • Ta testomgångarna på största allvar, förbered er och ta till vara på dem

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser som produktionssatts under hösten:
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

”Att stötta varandra är himla viktigt”

Lisa Eliasson har jobbat med Ladok i 18 år, de fyra senaste lokalt på Högskolan Dalarna. ”Ladoks själ” ser hon som en viktig del i arbetet framåt – det gäller att lärosätena fortsätter samarbeta.
– Att dela med sig och stötta varandra är himla viktigt, säger hon.

– När jag räknade efter häromdagen hade jag jobbat med det i 7 år, 8 månader och 14 dagar. Det känns det lite tomt eftersom jag jobbat länge med nya Ladok, och även varit med i det stora projektet, svarar Lisa Eliasson på frågan hur det känns så här några dagar efter införandet av nya Ladok på Högskolan Dalarna.

Totalt har hon varit systemförvaltare för Ladok på Högskolan Dalarna i 18 år, drivit införandeprojektet lokalt i fyra år och jobbat med alltifrån processkartläggning, som projektmedarbetare och testledare.

– Vi är bara tre stycken i Ladokfunktionen och vi har jobbat både med projektet och skött den dagliga verksamheten. Från och till har vi haft hjälp från studieadministrationen och examen. Och som tur var har vi jätteduktiga systemutvecklare på IT som jobbat med integrationerna, förklarar Lisa Eliasson och tillägger:

– Nu när vi har kommit i mål öppnar vi en ny bok – framför mig ser jag mycket arbete. Vi kommer att fortsätta med projektet fram till att studenterna registrerat sig själva hösten 2018. Vidareutvecklingen av integrationerna kommer att göras tillsammans med IT.

Inför själva produktionssättningen har det lokala teamet jobbat mycket med att sätta sig in i den dokumentation som finns. Och självklart prioriterat registervården.

– En annan sak är Ladoks själ. Vi som jobbar med Ladok i Sverige är ju en rätt så liten grupp som många gånger arbetar över lärosätesgränserna. Att dela med sig och stötta varandra är himla viktigt.
Liksom för flera andra lärosäten som rullat ut nya Ladok dök det upp en del oförutsedda händelser i sista minuten.

– Tentamenstillfälle och -anmälan skulle inte med, vilket vi trott, så det var en informationsmiss. Bara med en vecka kvar till produktionssättning blev vi också tvungna att besluta att stänga ner tidigare än vi informerat studenter och användare om, vilket ställde till det på vissa sätt för oss även om vi förstår varför det behövdes göras.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Det finns ingen terminsregistrering i nya Ladok, vilket vi saknar. Däremot finns det ärendehantering och när vi får riktig fart på det kommer mycket av handläggningen att bli enklare. Det är även enklare gränssnitt och de som fått nya Ladok tycker att det är bra.

Bland de främsta utmaningarna att föra in ett nytt som Ladok är att få in lärare, som ibland tycker att nya Ladok innebär nya arbetsuppgifter. Men framförallt handlar det om att förändra verksamheten, påpekar Lisa Eliasson.

– Vi är ju så få i projektteamet, så det är en tung bit som vi inte kommit i mål med. Men vi går i drift nu som vi har det och inför förändringar framåt.

För att utbilda personalen på lärosätet informerar Ladokteamet lärare på avdelningsmöten och liknande, och uppmanar de som behöver hjälp att höra av sig, förklarar Lisa Eliasson.

– Vi håller dem gärna i handen så att säga. Vi har kört resultatleveransen sedan 2015 och har märkt att de flesta lärare har klarat bra sig med manualer. Övrig personal började vi utbilda i våras och håller nu på att vi på att utbilda i deras specialområden. På måndag eftermiddag samlar vi alla studieadministratörer och fångar upp de första frågorna som dykt upp i skarp drift.

Du lyfter fram förändring av verksamheten som en av de viktigaste delarna framåt. Hur arbetar ni med det?
– Via styrgruppen jobbar vi med verksamhetsfrågorna. Exempelvis delegeras beslutsrätten för examen till examenshandläggarna. Men det finns många styrdokument som ska revideras. Nya Ladok ger möjligheter till verksamhetsförändringar som vi kanske inte hunnit se ännu.

Högskolan Dalarnas främsta tips:
”För det första är det viktigt att stänga ute användarna tidigt. Jag förstår varför vi fick problem, även om det löste sig till slut. Vi fick bra stöd av Gunnar som varit vår produktionssättningskoordinator och även av IK-teamet.”

”Det är viktigt att jobba på med själva produktionssättningen och inte göra klart för mycket av det andra innan själva produktionssättningen. Manualer och sånt kan ni göra efteråt, särskilt om ni är en liten projektgrupp.”

”Det är viktigt att få alla att förstå att allt kommer ta lite mer tid några veckor framöver. Som administratör får man tänka på att studenterna ofta kan vänta någon dag till.”

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser som produktionssatts under hösten:
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”