”Gå in i resultatleveransen fullt ut”

På Högskolan i Halmstad valde man att gå in i resultatleveransen fullt ut från start.
– Sedan dess har vi varit ute och sett till att alla lärare har rapporterat i det nya Ladok, säger den lokala projektledaren Håkan Fasth och konstaterar att det gett ett mycket gott resultat.

Vi har haft en införandeprojektgrupp på sex personer. Några personer har  bytts ut under resans gång, och några till har ju varit inblandade utöver det. Sedan har it-bitarna legat utanför den här gruppen. För vår del har det handlat mer om verksamhetsprocesser, berättar Håkan Fasth när han beskriver det lokala Ladokteamets konstellation.

– Den stora fördelen med nya Ladok är att lärare kan rapportera själva. Det är där det effektiva ligger, allt det andra är lite plus och lite minus.  Verksamhetssidan ligger på plus, eftersom nya Ladok är enklare att jobba i  jämfört med gamla Ladok, säger han och fortsätter:

– Framförallt på it-sidan är det minus, vi är ju ett mindre eller medelstort lärosäte, så vi har inte en utvecklingsavdelning. Nu måste vi ha mer resurser omkring för att hänga med och kunna integrera med andra system.

En märkbar skillnad för Högskolan i Halmstad är att de kommer fortsätta lägga ner resurser på it-sidan eftersom lärosätet behöver ha någon som följer Ladok och ser till att integrationsplattformen frågar efter rätt saker och att det inte kommer brytande uppdateringar. Det har vi inte behövt göra tidigare på den nivån, påpekar Håkan Fasth.

Hur förberedde ni er inför produktionssättningen?
– Vi gick in med resultatleveransen direkt när vi fick den. Sedan dess har vi varit ute och sett till att alla lärare rapporterat i nya Ladok. Utöver det, har det varit som för alla andra, registervård och brottats med otillgängligheten av MIT-IK. Och med att försöka förstå systemet när det inte finns någon direkt dokumentation kring hur det ska användas. Vi saknar arbetsflöden och hur det är tänkt att man ska arbeta. Kring resultatdelen finns en klar gång, men det saknas en slags helhetsbeskrivning på mycket annat.

Hur har ni kommit runt det när ni saknat dokumentation?
– När det inte funnits någon beskrivning kring hur verksamheten ska fungera i det nya systemet har vi testat och gissat oss fram. Vi har bl a haft flera workshops. Vi har tittat på hur man gör saker i systemet, hur det påverkar våra processer och om behöver vi göra om dem. Egentligen hade vi velat ha någon slags processkarta för att se vilka av våra processer som passar in och vilka som behöver göras om.

Eftersom Högskolan i Halmstad, med 10 000 studenter varav mellan 5000 till 6000 helårsstudenter, har haft lärarna inne i drygt ett års tid, är det främst administratörerna som påverkats införandemässigt av nya Ladok.

– Jag vet inte riktigt vad lärarna tycker om systemet, men jag skulle bli mycket förvånad om de tycker det är sämre, för standarden är mycket högre och utseendet är bättre och rappare än det gamla Ladok, kommenterar Håkan Fasth om hur lärarna tagit emot nya Ladok.

Hur gick produktionssättningen?
– Det enda som hände var att en körning havererade. Det var ett ganska litet fel men med en ganska stor följd eftersom vi förlorade en dag som vi skulle ha haft till att koppla in integrationer. Det påverkade hela lärosätet att vi blev en dag sena. Vilket är något att tänka på för andra, att man behöver marginal i båda ändar. Vi hade räknat med att produktionssättningen skulle ta en vecka, men man får nog räkna med två veckor, vilket är en väldigt lång tid.

Hur ser ni på utmaningarna i att införa ett nytt system som Ladok?
– Det ligger i förberedelsearbetet, att förankra och se till att processerna fungerar. Vi har förankrat genom styrgruppsmöten och informationsmöten i samband med andra träffar. Eftersom vi redan hade resultatleveransen har vi inte behövt informera lärarna. Däremot blir det en mycket stor påverkan på administrationen, så det har vi fokuserat mest på.

Vilka tips har ni till andra lärosäten?
– Mitt råd är att gå in i resultatleveransen först och göra det fullt ut. Annars är risken att du får ett ”big bang-införande” och det är mycket jobbigare, eftersom du får alla frågor till gruppen som ansvarar för införandet. Ju mer du kan dela upp ett införande desto bättre.

– Involvera också alla användare, framförallt handläggare. Låt dem testa och bli bekanta med nya Ladok. Ge dem full tillgång till testmiljön och låt dem testa allting, så att de är bekväma innan ni väl går in. På så sätt får de samma kunskap som själva projektgruppen har. Handläggarna har också fått vara med och utforma våra arbetssätt.

Vad tror du hade hänt om ni inte gått in i resultatleveransen först?
– Det hade varit jättejobbigt, för dels är det snart julledighet och dessutom ska årsredovisningen vara inne senast den 15 januari. Att inom den korta perioden hinna med att lära alla lärare att de ska attestera i ett system istället för på ett papper, det är stort. Det är svårt att samla dem och motivera flera av dem om varför. Lärare gillar att debattera också, och man måste ta den debatten.

Här kan du läsa andra lärosätens berättelser som produktionssatts under 2017

Av: Rebecka Guzmán