Testhjälp

Så här kommer du igång med den nya studieavgiftshanteringen i testmiljön:

1. Inställningar som den centrala systemförvaltningen behöver göra

Beskrivning finns på Ladoks vägledningssida (kräver inlogg)

2. Övriga inställningar och förberedelser

Avancerat > Studieavgiftshantering > Aktivera utbildningstillfällen

• Aktivera nya utbildningstillfällen. Det går bara att aktivera utbildningstillfällen som inte har några deltagare och som startar tidigast 2023. Om det inte finns några lämpliga tillfällen behöver du skapa nya tillfällen i testmiljön.
• Aktivera gamla utbildningstillfällen. De utbildningstillfällen som redan har deltagare kan aktiveras från och med nästkommande termin (under HT23 kan alltså den nya hanteringen aktiveras fr.o.m. VT24).
• Följ lathunden Studieavgifter: Aktivering av utbildningstillfällen.

Avancerat > Studieavgiftshantering > Inställningar

• Ta hjälp av sidhjälpen för att välja vilka inställningar du vill ha gällande Mejlavisering till student, Dokument samt Sista betalningsdag.

3. Använd dig själv som teststudent (för att se Ladok för student)

OBS! Du kommer inte kunna se mejlaviseringarna då det inte fungerar att skicka mejl i testmiljön

1. Etablera dig själv om du inte redan är etablerad som student
2. Om du är Ej avgiftsskyldig, ta då bort den posten och gör dig själv till avgiftsskyldig.
3. Anta dig själv till ett utbildningstillfälle som du aktiverat i steg 2 ovan.
4. Testa att skicka ut faktura, se faktura i Ladok för studenter osv.
5. Nu kan du logga in i https://student.test.ladok.se för att se hur det ser ut i Ladok för studenter.

4. Antagning av flera befintliga studenter (för att testa masshantering)

1. Studenterna bör vara studieavgiftsskyldiga
2. Anta flera till kurs eller kurspaketering
3. Nu kan du testa masshantering av fakturautskick och betalning och återbud.

5. Tips på scenarios

Börja med att göra en utsökning av fakturor via olika parametrar, t.ex. ”startar inom termin VT2024” + faktura #1 + ”skickad till student: nej” + ”status: ej betald”

Normalflöden

Normalflöde A: student betalar faktura #1 med exakt belopp

1. handläggare skickar faktura #1 och samtidigt skickas avisering faktura #1
2. studenten loggar in i Ladok för studenter
3. laddar ner faktura #1
4. avisering påminnelse 7 dagar innan sista betalningsdag
5. studenten betalar exakt belopp för faktura #1
6. handläggare noterar betalning, efter uppgift från ekonomisystemet
7. studenten registrerar sig

Normalflöde B: student betalar inte faktura #2

1. handläggare skickar faktura #2 och samtidigt skickas avisering faktura #2
2. studenten loggar in i Ladok för studenter
3. laddar ner faktura #2
4. avisering påminnelse 7 dagar innan sista betalningsdag
5. ingen betalning alls vid sista betalningsdag för faktura #2, enligt uppgift från ekonomisystemet
6. avisering ”Påminnelse med ny sista betalningsdag innan avstängning” 3 dagar efter sista betalningsdag för faktura #2
7. vid den nya sista betalningsdagen har fortfarande ingen betalning inkommit
8. handläggare beslutar om avstängning på grund av ej betald studieavgift och noterar detta i Ladok

Normalflöde C: student betalar inte faktura #1 i tid och uppfyller därmed inte studieavgiftsvillkoret

1. handläggare skickar faktura #1 och samtidigt skickas avisering faktura #1
2. studenten loggar in i Ladok för studenter
3. laddar ner faktura #1
4. avisering påminnelse 7 dagar innan sista betalningsdag
5. ingen betalning alls vid sista betalningsdag, enligt uppgift från ekonomisystemet
6. handläggare söker fram t.ex. ”startar inom termin VT2024” + faktura #1 + ”skickad till student: ja” + ”status: ej betald”
7. handläggare lägger återbud via masshantering eller per student

Alternativa flöden

Alternativflöde D: betalar faktura #1 med överskjutande belopp

1. handläggare skickar faktura #1 och samtidigt skickas avisering faktura #1
2. studenten loggar in i Ladok för studenter
3. laddar ner faktura #1
4. avisering påminnelse innan sista betalningsdag
5. betalar för mycket, t.ex. pga. växelkurs vid inbetalning från utlandet, för faktura #1
6. handläggare noterar betalning, efter uppgift från ekonomisystemet
7. handläggare hanterar överskjutande belopp enligt lärosätets regelverk

Alternativflöde E: betalar faktura #1, men når inte upp till studieavgift

1. handläggare skickar faktura #1 och samtidigt skickas avisering faktura #1
2. studenten loggar in i Ladok för studenter
3. laddar ner faktura #1
4. avisering påminnelse innan sista betalningsdag
5. betalning når inte upp till studieavgift, vid sista betalningsdag, enligt uppgift från ekonomisystemet
6. alternativ E1:
   1. osäkerhet om student ämnar studera eller ej. Kommunikation med student.
   2. lärosäte beslutar, per student, att sista betalningsdag ska skjutas fram
   3. efter framflyttade sista betalningsdag undersöker handläggare om hel betalning inkommit
   4. om hel betalning inte finns lägger handläggare återbud
   5. handläggare beslutar om återbetalning enligt lärosätets regelverk
7. alternativ E2:
   1. handläggare lägger återbud och beslutar om återbetalning enligt lärosätets regelverk

Alternativflöde F: visar förlängningskvitto och får undantag

Förutsättning: student har tidsbegränsat uppehållstillstånd för arbete som går ut innan sökt utbildningstillfälles startdatum

1. handläggare skickar faktura #1 och samtidigt skickas avisering faktura #1
2. studenten loggar in i Ladok för studenter
3. laddar ner faktura #1
4. för att försäkra sig om att behålla sin plats väljer studenten att betala hela studieavgiften innan sista betalningsdag
5. handläggare noterar betalning, efter uppgift från ekonomisystemet
6. studenten registrerar sig
7. studenten visar upp ett förlängningskvitto
8. handläggare beslutar om det ska läggas ett undantag på faktura #1
9. handläggare beslutar om återbetalning enligt lärosätets regelverk

Alternativflöde G: betalar faktura men hinner inte med i studietakten på utbildningen

1. handläggare skickar faktura #1 och samtidigt skickas avisering faktura #1
2. studenten loggar in i Ladok för studenter
3. laddar ner faktura #1
4. avisering påminnelse 7 dagar innan sista betalningsdag
5. studenten betalar exakt för faktura #1
6. handläggare noterar betalning, efter uppgift från ekonomisystemet
7. studenten registrerar sig
8. av någon anledning hinner studenten inte med i studietakten på utbildningen
9. alternativ G1: administratör/studievägledare på institution noterar individuell studieplan där enskilda kurser inom program tillfällesbytes
10. alternativ G2: tillfällesbyte av program
    1. handläggare ser varning om tillfällesbyte
    2. handläggare beslutar om återbetalning enligt lärosätets regelverk
    3. handläggare justerar eventuellt det nya tillfällets studieavgift med hänsyn tagen till tidigare inbetalt belopp/återbetalt belopp för utbildningen
11. alternativ G3: studieuppehåll
    1. handläggare ser varning om studieuppehåll
    2. handläggare inaktiverar alla kommande fakturor på utbildningstillfället
    3. handläggare beslutar om återbetalning enligt lärosätets regelverk
    4. student återgår så småningom till studier men på annat tillfälle
    5. handläggare justerar eventuellt nya tillfällets studieavgift med hänsyn tagen till tidigare inbetalt belopp/återbetalt belopp för utbildningen
12. alternativ G4: avbrott
    1. handläggare ser varning om avbrott
    2. handläggare inaktiverar alla kommande fakturor på utbildningstillfället
    3. handläggare beslutar om återbetalning enligt lärosätets regelverk
    4. student återgår så småningom till studier men på annat tillfälle
    5. handläggare justerar eventuellt nya tillfällets studieavgift med hänsyn tagen till tidigare inbetalt belopp/återbetalt belopp för utbildningen

Övriga scenarion att testa

• Ingående kurser flyttas ut ur studentens program eller en fristående kurs flyttas in i programmet
• Omregistrering på enskild kurs
• Ändring i studieavgiftsskyldighet