Efter utredning och projektförslag från Sveriges universitet och högskolors IT-chefsforum utvecklar Ladokkonsortiet ny funktionalitet för att hantera digital examen. Målet är att digitalisera och automatisera hantering och distribution av utfärdad examen.
Den kommande funktionaliteten innebär att handläggaren inte längre behöver hantera och distribuera examen efter att den utfärdats. I samband med att beslutsfattaren fattar beslut om examen i Ladok, kommer studenten att bli meddelad. Studenten kan sedan själv hämta sitt digitala examensbevis i Ladok för studenter, även långt efter tidpunkten då det utfärdades. Det digitala examensbeviset blir mer tillgängligt för mottagaren och de manuella delarna av handläggningsprocessen minskar.
Arbetet med digital examen utgår från att det är beslutet om examen som är det centrala. Beslutet om examen fattas och sparas digitalt i Ladok. Det digitala beslutet sparas i sin helhet och låses vid beslutsfattandet. Utifrån det beslutet kan ett examensbevis produceras. Examensbeviset (bevisdokumentet) är alltså en representation av det digitala beslut som fattats i Ladok. Detta sätt att se på beslutet och dokumentet gör det möjligt för studenten att hämta ett nytt dokument vid behov. Vid hämtningstillfället skapas dokumentet utifrån den data som låstes i samband med beslutet om examen.
Det övergripande utvecklingsområdet digital examen består av flera olika delar:
- Arbete för att redigeringar direkt i bevisdokumentet inte ska behövas
- Funktionalitet för delning av examen
- Sparande av beslut om examen i sin helhet
- Funktionalitet för ändringar och rättelser av beslut om examen
- E-stämpling av bevisdokument
- Möjlighet för student att hämta sitt examensbevis i Ladok
Det nuvarande arbetet omfattar med andra ord systemstöd för hantering av examen från det att beslut fattas om examen i Ladok, till det att studenten får tillgång till sitt digitala examensbevis. Däremot ingår inte systemstöd för det utredningsarbete som sker innan examen utfärdas i Ladok.
Genomförande
Ladokkonsortiet påbörjade arbetet med stöd för digital examen 2021. Ett gediget utrednings- och förankringsarbete har skett inom sektorn, där bland annat följande instanser har varit med:
- SFS (Sveriges förenade studentkårer)
- SUHF:s (Sveriges universitets- och högskoleförbunds) expertgrupp för studieadministrativa frågor
- Jurist specialiserad på universitetsjuridik
- Nätverket för arkiv och registratur
- Nätverket för studieadministrativa chefer
Inför och under utvecklingsarbetet hålls kontinuerlig kontakt med en användargrupp med examenshandläggare. Deltagarna i gruppen har varierat och följande lärosäten har varit representerade:
- Göteborgs universitet
- Lunds universitet
- Chalmers tekniska högskola
- Linköping universitet
- Malmö universitet
- Linnéuniversitetet
- Uppsala universitet
- Kungliga musikhögskolan
- Örebro universitet
- Högskolan Dalarna
- Marie Cederschiöld högskola (tidigare Ersta Sköndal)
Inför leverans av funktionaliteten för att dela examen har användningstester hållits med användare (studenter/alumner) samt med arbetsgivare/intressenter som behöver kontrollera examen.
Vidare har användningstester hållits med studenter/alumner när funktionalitet för att kunna ta del av sitt examensbevis (både vid utfärdande och vid ändringar/rättelser av bevisdokument) testats.
Användningstester med examenshandläggare har hållits för hantering av ändringar och rättelser av beslut om examen.
Tidsplan
Tematräffar kommer att hållas löpande under 2023. Se Ladokkalendern för aktuella/kommande tematräffar.
Mer information
Informationssida om delning av examen: https://ladok.se/delning-av-examen
Nyhet på Ladok.se om delning av examen: https://ladok.se/ny-funktionalitet-for-delning-och-kontroll-av-examen
Tematräffar återfinns här: https://ladok.se/moten/tematraffar