Snabba fakta
Ladok är ett nationellt system som ger universitet och högskolor stöd i de olika studieadministrativa processerna. Ladok gör det lättare för högskolorna att uppfylla de regelverk och krav på uppföljning som finns från regering och centrala myndigheter. Ladok gör det också möjligt för lärosäten att ta fram sin egen statistik och uppföljning av studenter.
Ladok används idag av cirka 20 000 lärare och administratörer och omkring 234 000 studenter har tillgång till systemet. Systemet innehåller dessutom uppgifter och poster för 3,2 miljoner studenter.
Systemet ägs av högskolorna tillsammans genom ett konsortium. För närvarande ingår 40 högskolor i konsortiet, samt Centrala studiestödsnämnden (CSN).
Systemutvecklingen sker gemensamt för alla högskolor, men varje högskola äger och ansvarar för innehållet i sitt eget register.
Den verksamhetsnära gemensamma förvaltningen av Ladok hanteras av Ladokkonsortiet. Konsortiet ansvarar även för driften av nya Ladok.
Verksamhetsområden
Studiedokumentation
Studiedokumentation är en betydelsefull del av studieadministrationen inom universitets- och högskolevärlden. All information om studenternas närvaro och resultat, men också andra uppgifter som behövs för administrativa ändamål på alla nivåer – grund-, avancerad och forskarnivå – lagras i Ladok.
Området för studiedokumentation omfattar all funktionalitet i Ladok som inte räknas till examens- eller uppföljningsområdena, såsom registrering, betygsrapportering, programadministration, registervård och systemadministration.
Inom det här området ingår också ansvar för att utbyte av information mellan högskolorna och andra myndigheter kan ske:
- Till Centrala studiestödsnämnden (CSN) rapporteras uppgifter som behövs för beviljande av studiemedel.
- Till Universitets- och högskolerådet (UHR) lämnas uppgifter som behövs för behörighets- och meritvärdering i samband med ansökan och antagning till högskoleutbildning.
- Från UHR till Ladok överlämnas sedan uppgifter om vilka som antagits till olika utbildningar.
- Statistiska centralbyrån (SCB) får uppgifter som sammanställs till statistik om högskolan.
Examen
Examen omfattar de delar av Ladok som hanterar utfärdande av examina för grund/avancerad och forskarnivå. Här ingår också katalog-, diarieförings- och statistikfunktioner samt utskrift av examensbevis och Diploma Supplement.
Uppföljning
Uppföljning handlar om att högskolor och universitet hämtar uppgifter ur Ladok för uppföljningsändamål vad gäller uppgifter om studenter. Fokus ligger mer på statistik om antal och tendenser och mindre på detaljer och individer. Uppföljningsdelarna i Ladok kallas kort och gott för “uppföljning” och anknyter till studiedokumentation.
Uppgifterna i Ladok ligger till grund för administration av högskolan, för rapportering av intern och offentlig statistik samt för beslut om resurstilldelning till lärosätet.
Användare
Ladok används på olika nivåer. Många användare har direkt tillgång till information, medan andra får ut uppgifter genom behöriga användare.
Intressenter och användare inom högskolans organisation:
Studenter
Studenterna kan begära intyg och studiemeritförteckningar samt ta del av sina studieresultat i Ladok. I många fall kan studenterna se sina uppgifter via sitt lärosätes studentportal eller motsvarande.
Styrelse och förvaltning
Använder systemet vid antagning, för att utfärda examina samt planera och följa upp verksamheten.
Fakultetsnämnder (eller motsvarande)
Arbetar med olika studieadministrativa beslut, exempelvis tillgodoräknande av kurser, beviljande av studieuppehåll samt uppföljning och planering.
Institutioner (eller motsvarande)
Bokför alla registreringar och resultat på kurser, planerar kursutbud, gör uppföljningar och ger studievägledning.
Exempel på informationsmottagare utanför högskolan:
Utbildningsdepartementet
Varje högskola förser utbildningsdepartementet med årsredovisning, delårsrapport och underlag för Ladokbaserad “slutfaktura” för budgetåret.
Universitetskanslersämbetet
Samlar in uppgifter om verksamheten vid universitet och högskolor samt utvecklar en nationell databas.
Riksrevisionen
Granskar registret i egenskap av källa för högskolans verksamhetsredovisning och “fakturaunderlag” för resurstilldelningen.
Statistiska centralbyrån
Hämtar uppgifter till det centrala högskoleregistret för sin statistikproduktion.
Centrala studiestödsnämnden
Tar emot uppgifter från högskolornas Ladoksystem nästintill dagligen för att kunna bevilja och betala ut studiemedel. CSN har också rätt att själva gå in och ta del av aktuella Ladokuppgifter. Cirka 200 000 sådana frågor ställs varje år.