”Vi har jobbat mycket med att få användarna att känna sig förberedda och trygga”

 

Sedan 2012 har Karim Andersson jobbat som lokal projektledare för införandet av nya Ladok vid Lunds universitet, och i slutet av mars var det äntligen dags att produktionssätta nya Ladok.

– Produktionssättningen som sådan gick nästan helt utan problem, berättar Karim.

Lunds universitet hade vid tillfället för intervjun släppt in användarna i nya Ladok sedan en vecka tillbaka. Boel Nilsson som är kommunikatör för införandeprojektet berättar:

– Vi har haft överraskande lite problem och supportärenden. Vi trodde att vi skulle få så mycket mer problem i början. Det har inte varit en sådan anstormning av problem som vi förväntade oss.

 – Det är alltid bra att ta i lite i planeringen inför vad som kan komma att ske, fyller Karim Andersson i, vi har förstärkt supporten året ut. Vi vet ju att de första dagarna var lugna för Stockholms universitet och sedan brakade det loss rejält. Det är några incidenter som har dykt upp, men jag tycker inte de har varit särskilt allvarliga med tanke på att vi har kunnat hantera dem hyfsat snabbt.

Jessica Kareseit, utbildningskoordinator vid historiska institutionen som varit områdesansvarig för resultatrapporteringen vid Lunds införandeprojekt, håller med:

– Ja, vi har blivit positivt överraskade av användarna. Jag tror att administratörerna är ganska väl förberedda, vilket har gjort att det har varit ganska lugnt.

Jessica Kareseit sammanfattar reaktionerna från användarna som att de tycker att systemet är ”snyggare men omständligt”.

– Just delarna med tillfällen är svårt, det tar ett tag innan det sätter sig. Så här i början fokuserar användarna på det de ser just nu. Jag tror att de stora frågorna kommer senare. Just nu är användarna bara precis på ytan.

 

Hur har ni förberett er inför produktionssättning?

– Registervård, men även mycket annat. Att själv vara insatt i systemet och ge utbildningar är en annan stor del, förklarar Karim Andersson.

– Vi hade problem med att få igenom IK:n in i sluttampen, men samtidigt visste vi att vi har registervårdat väldigt bra sedan urminnes tider. Det gick säkert 1,5 år mellan det att vi fick igenom IK:n första gången tills vi hösten 2017 fick igenom den igen. Vi har jobbat systematiskt med det och tagit upp mycket med konsortiet, fortsätter Karim Andersson. Framför allt personnummerbyten har ställt till det mycket, då de stoppar upp hela processen, och det krävs ofta många lärosäten och UHR inblandade för att reda ut det.

Lunds universitet var ett mållärosäte för Ladok-projektet, vilket har engagerat flera i organisationen. Personer från olika delar av organisationen har testat funktionaliteten och fått komma med önskemål.

– Det har varit personer på olika instuitioner som varit involverade och de har i sin tur spridit det vidare till sina kollegor. Det har hjälpt oss att vara förberedda, säger Jessica Kareseit.

– Det är ett halvfärdigt system och hanterar inte alla de scenarion vi har här på LU. Vi förväntade oss att vi skulle finslipa systemet, men vi har behövt kravställa mer basala saker. Det är fortfarande många delar som behöver fixas och finjusteras, fortsätter Jessica Kareseit.

Hur har ni jobbat med information ut till era användare?

– Vår utmaning är att vi är så stora och att universitetet är väldigt decentraliserat och vi arbetar delvis på olika sätt. Vi har inte kunnat ge ett facit från centralt håll, det är stora lärosätes dilemma. För att det inte ska bli alltför abstrakt så har vi beskrivit olika val användarna kan göra, vilka saker de behöver ta ställning till och vilka förberedelser de behöver göra, säger Boel Nilsson.

– När vi har haft utbildningar med administratörer från olika institutioner har det vuxit fram en del diskussioner kring hur personer på andra institutioner arbetar och varför. Då har vi följt med i samtalet och försökt guida dem, fyller Jessica Kareseit i.

 

Vad ser ni för utmaningar med att införa ett nytt system som Ladok?

– Att sälja in systemet till användarna har varit en utmaning, eftersom vissa saker är bättre i det nya systemet men andra saker inte är det. Eftersom vi har varit mållärosäte har jag befunnit mig i en speciell sits då jag internt på LU har talat positivt om systemet, men gentemot konsortiet pekat på det som inte fungerar – det blir lite ambivalent, säger Karim Andersson.

– Utbildningsmaterial var en utmaning för oss. Vi har tagit fram eget utbildningsmaterial, och sneglat lite på andras utbildningsmaterial. Vi satsade på att ta fram ett enkelt material för att få in nya användare i Ladok, säger Jessica Kareseit.

Att manuellt lägga in behörigheter i Ladok kan för ett stort lärosäte bli ett enormt jobb. Karim Andersson berättar hur de har hanterat problematiken:

– För att lägga upp nya användare har vi använt vår katalogtjänst där medarbetaren själv fått ansöka om behörighet i Ladok. Efter att deras chef eller prefekten godkänt behörigheten kommer den automatiskt in i Ladok. Vi skulle absolut inte ha velat göra på något annat sätt, men en del problem har dykt upp kring organisationer. Vissa användare tror att de behöver behörighet på den organisationen där de är anställda, vilket stämmer för 80-90%, men i andra fall så skiljer det mellan var kurserna ligger och var personerna är anställda. Att använda katalogtjänsten har varit extremt smidigt, men vi har lite uppstädningsarbete kvar.

 

Har ni några tips till andra lärosäten som har produktionssättningen framför sig?

• Börja utbilda användarna i god tid.
• Förbered inför det som är kända problem – så ni har tid för de oväntade problem som kan dyka upp.
• Förstärk Ladokavdelningen, till exempel supporten.
• Ha ett lättförståeligt utbildningsmaterial tillgängligt för användarna som de kan vända sig i första hand, innan de kontaktar supporten.
• Var transparenta med hur många som jobbar på Ladokavdelningen. Det skapar en större förståelse från medarbetarna att det kan ta lite längre tid att svara på frågor i början om de vet att det är relativt få som jobbar på avdelningen och kan svara på deras frågor.

 

Text: Klara Nordström, Malmö universitet