Resultat från enkät om tillgodoräknande

I december 2023 skickade vi ut en en enkät om förbättrad funktionalitet inom hantering av tillgodoräknanden i Ladok.

Svar från 32 lärosäten

Totalt svarade 449 användare från 32 lärosäten på enkäten. De flesta som svarade tillhörde någon av yrkesgrupperna Examenshandläggare, Studie-/kursadministratör, Tillgodoräknandehandläggare, Studievägledare, Studierektor eller Forskningsadministratör.

Stora delar av enkäten behandlade frågor som på ett eller annat sätt hänger ihop med funktionaliteten för att ta emot ansökan om tillgodoräknande via Ladok för studenter. Av de som svarat tog bara 22% emot ansökningar via Ladok för studenter. Övriga hanterar tillgodoräknanden på pappersblankett, e-post eller via ärendehanteringssystem/diariesystem.

Resultat från enkäten

Om student ska kunna se bilagor

Den fråga i enkäten som gav den jämnaste svarsfördelningen gällde om det finns behov av att kunna ladda upp pdf-filer som studenten ska kunna se i ett ärende. Av de som svarat att det finns ett behov av att kunna ladda upp pdf-filer som studenten ska kunna se är det framför allt beslutsdokument av olika slag man ser ett behov av att kunna ladda upp.

Lösning: Vi kommer att tillmötesgå både att kunna ladda upp pdf-filer som studenten ska kunna se och att kunna ladda upp pdf-filer som studenten inte ska kunna se. Varje lärosäte kan sedan välja om man vill aktivera funktionaliteten att ladda upp bilagor till student och är det påslaget på lärosätet kommer handläggaren att kunna välja om pdf-filen ska vara intern eller kunna ses av studenten.

Tidslinje

När tillgodoräknandehanteringen i Ladok får mer funktionalitet står valet mellan att komplettera ärendesidan i Ladok med fler av dagens ”blå rutor” (Innehåll i ansökan, Bilagor, Noteringar etc) eller att baka ihop alla rutor till en sammanhållen och filtrerbar tidslinje. En majoritet ser fram emot en tidslinje. Den tveksamhet som finns kring tidslinjen handlar främst om att det finns olika behov av att också kunna se bilagorna i en separat lista utanför tidslinjen. Av svaren framgår att det också vore bra om det går att markera om respektive bilaga ska ingå som underlag i beslut eller inte.

Lösning: Vi inför en tidslinje som ersätter dagens blå rutor utom den ruta som heter ”Innehåll i ansökan”. Eftersom visning av bilagorna är viktig för er användare låter vi dem finnas både i nya tidslinjen och, under en övergångsperiod, även i den gamla blå rutan. Vi kommer framöver att arbeta vidare med frågan om hur bilagor kan visas och hanteras innan den blå rutan med bilagor tas bort eller görs om.

Tydligare koppling mellan grunder och mål

Den tredje delen av enkäten gällde hur tillgodoräknanden där ansökan innehåller många grunder och mål hanteras idag och hur de ska kunna hanteras i Ladok i framtiden. Hur sådana ansökningar hanteras idag är ganska jämnt mellan alternativen Beslut sker där mål består av flera moduler inom samma kurs, Beslut sker där mål består av flera olika kurser och Beslut sker aldrig där det finns fler mål än ett. Däremot är det tydligt att man önskar förbättringar som gör det tydligt vilka grunder och mål som hänger ihop men att det fortfarande kan beslutas genom ett beslut.

Lösning: Vi kommer att arbeta vidare kring hur man kan tydliggöra vilka grunder och mål som hänger ihop inom ett ärende och hur dessa ska beslutas.