Ladok

2019-10-08

Den 8 oktober var det möte med lokala objektägare.

Från Ladokonsortiet deltog konsortieledningen och berättade om kommande utveckling, aktuellt från drift och verksamhetsstöd. Från lärosätena var det många som var  engagerade i frågan om en gemensam utbildningsdatabas.

Ladokstyrelsen har godkänt rapporten ”Nyttoanalys av gemensam utbildningsdatabas” och en mer omfattande förstudie som utreder de olika aspekterna av en gemensam utbildningsdatabas ska vara klar i god tid innan stämman den 28 maj 2020. Först då fattas ett beslut.

Vid frågan om resurser kommer att tas från utvecklingen av Ladok och omdirigeras till utbildningsdatabasen poängterade Mauritz Danielsson att målet fortfarande är att utveckla de funktioner i Ladok som lärosätena behöver. Om en gemensam utbildningsdatabas ska utvecklas måste mer resurser till.

Idag finns flera olika versioner av utbildningsdatabaser och vissa lärosäten har ingen alls. För att kunna planera framåt var det många som kommenterade vikten av en tydlig tidsplan för projektet så att alla lärosäten har ett datum att förhålla sig till.

Vad var den viktigaste punkter på agendan? Några röster från dagen:

– Det viktigaste var att vi tillsammans kunde diskutera en gemensam utbildningsdatabas.

– Sammanslagning av identiteter.

– Gemensam utbildningsdatabas är det mest angelägna just nu. Samtidigt som vi talar om en gemensam bas så borde vi också tala om gemensamma rutiner för alla lärosäten så att det blir tydligare för studenterna. Dels så borde samma saker finnas med så att studenterna känner igen sig från ett lärosäte till ett annat men vi borde också utnyttja detta tillfälle så att vi arbetar tillsammans med att införa gemensamma rutiner och processer.

– Aliashantering.

– Utbildningsdatabas eller om vi ska kalla det utbudsdokumentation, Jag tror att de flesta är för en gemensam lösning men vi måste hitta en bra kostnadsfördelning och få till en tidsplan som fungerar för alla lärosäten. En gemensam utbildningsdatabas skulle kunna skapa många positiva synergieffekter.

På agendan

  • Introduktion och info:
    • Kommande utveckling av Ladok.
    • Aktuella frågor från drift.
    • Senaste nytt från verksamhetsstöd.
  • Nyttoanalys gemensam utbildningsdatabas, utredningen och vad händer sedan.
  • Utredning Framtida ägande och styrning av Ladok, utredningen och vad händer sedan.
  • Informationssäkerhet.
  • Personuppgiftbiträdesavtal.
  • Funktionen ”Studieavgiftsskyldighet”.
  • Sammanslagning av identiteter i Ladok.
2019-09-04

I våras inkom samlade synpunkter från en grupp lärosäten angående de delar av Ladok som hanterar forskarutbildningen. För att förstå behoven bättre och kunna diskutera prioriterade områden tillsammans så bjöd Ladokkonsortiet in till ett heldagsmöte med forskarutbildningsadministratörerna från de lärosäten som framfört synpunkterna.

Mötet hölls på Westmanska palatset och tio administratörer var inbjudna. Dagen inleddes med att Mauritz Danielsson förklarade syftet med mötet och gav en historisk tillbakablick. Catherine Zetterqvist gav en förklaring till varför systemet ser ut som det gör idag och berättade vad som har hänt hittills under 2019 samt vad som är planerat framöver. Malin Zingmark ledde diskussionen kring nuläget; hur fångar vi upp behoven. Den största delen av dagen ägnades åt gemensamma diskussioner, se kommentarer nedan.

Mauritz Danielsson förklarade syftet med mötet och gav en historisk tillbakablick.


Administratörerna var samstämmiga och efterfrågade en bättre anpassning till forskarnivån. 


Dagens diskussioner visar att konsortiet verkligen fungerar, var en av slutsatserna efter dagen. 

Röster från dagen

– Vi vet alla att ett nytt system aldrig är perfekt när det rullas ut. Idag lärde vi oss en del om bakgrunden till varför systemet ser ut som det gör och hur komplext det är. Samtidigt känns det som om vi fick gehör för våra synpunkter. Jag känner att det blev en större förståelse åt både håll.

– Vi har många synpunkter och att få möjlighet att diskutera tillsammans med andra administratörer och konsortiet var mycket lärorikt. Vi talade om bollen och fyrkanten. Administrationen på forskarnivå som en boll som ska passa in i det fyrkantiga Ladok. Det kommer att ta ett tag men vi är på väg. Jag känner att vi fick en bra dialog och bra gehör för det vi framförde. En bra och nyttig dag.

– Vi som arbetar som administratörer på forskarnivå är samstämmiga i våra åsikter. Tanken att systemet ska fungera på ett likartat sätt för alla nivåer är god men när det gäller forskarnivån så fungerar det inte. Här är det mer individuell hantering och mer undantag jämfört med grundnivån så det är dags att anpassa systemet till hur forskarutbildningen ser ut i verkligheten, inte utgå ifrån att all utbildning kan hanteras på samma sätt, det går bara till en viss gräns.

– Jättenyttigt att sitta ner och prata tillsammans och bli lyssnad på. Ladok är ju lärosätena och det är viktigt att förstå. Dagens diskussioner visar att konsortiet verkligen fungerar.

– En konstruktiv och förutsättningslös dialog som kändes jättebra. Det var tydligt att det finns en vilja till att både lyssna på oss och att skapa förändring i rätt riktning. Som administratör på forskarnivå är man oftast en person och det är ensamt jämfört med grundutbildningen där det finns fler administratörer som gör samma sak. Det gör att vi ibland kommer upp med egna lösningar och vägar genom systemet. Jag skulle önska att det fanns en bättre dialog både mellan administratörer och att det blev tydligare kommunicerat vilka förbättringar som har åtgärdats. Det finns ju ett nätverk för administratörer och handläggare för forskarstuderande som en Google-grupp men det skulle behövas mer samverkan och diskussioner som liknar den här dagen.

– Jag tror att alla idag fick en större förståelse för hur sammansatt systemet är och hur alla parametrar påverkar varandra. Samtidigt fick vi komma till tals och kunde uttrycka alla våra tankar och önskemål och blev lyssnade på. Det var en bra diskussion. Nu arbetar vi framåt och det känns mycket positivt.

Fortsatt arbete i höst

Arbetet kring förbättringar av de delar av Ladok som hanterar forskarutbildningen fortsätter under hösten, genom fler användarträffar och användarstudier.

På mötet deltog Mauritz Danielsson, konsortiechef, Catherine Zetterqvist, produktägare och prioriteringsansvarig och Malin Zingmark, metodstöd och utredare.

Deltagare från lärosäten: Karin Svanberg, Blekinge tekniska högskola, Fredrik Andersson, Uppsala universitet, Ingela Fransson, Örebro universitet, Pontus Cavallin-Wase, Mittuniversitetet, Catherine Busch, Karlstads universitet, Anne Mo, Linköpings universitet, Jessica Pettersson, Göteborgs universitet, Katarina Klevesson, Karolinska institutet, Ingela Wennmark, Linnéuniversitetet.

 

2019-04-12

Möte om nationell administration

Dagen efter Ladokträffen, torsdagen den 11 april, hölls ett möte om nationell administration. Träffen innehöll både information och gemensamt arbete i mindre grupper och målet var att öka förståelsen för hur vi tillsammans skall hantera gemensam information i Ladok på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Inbjudna var de personer som arbetar med nationell administration på lärosätena. Just denna dag var platserna  begränsade till 1-2 platser per lärosäte för att kunna hålla ihop gruppdiskussionerna.

På mötet talade CSN om behovet av uppgifter från Ladok och resten av mötet ägnades åt gemensamma diskussioner kring hantering av nationell data. Finns det behov kan det bli aktuellt med en utbildning för alla som arbetar med nationell administration längre fram.

Synpunkter från dagen

– Det är alltid bra att träffas och diskutera gemensamma frågor. Dagens agenda var superbra. Intressant och bra information från CSN som vi borde träffa  oftare.

– En givande och rolig dag. Vi har många gemensamma behov och idag har vi också fått höra andra infallsvinklar än de vi själva är vana vid. I och med att vi numera delar gemensam information så är det nödvändigt med sådana här möten. Dessutom var det mycket bra information från CSN. Idag finns många nya utbildningsformer som de måste hantera.

– Lärorikt. Vi måste fortsätta att träffas så här så att vi får en gemensam bas att stå på. Jag hoppas verkligen på fler liknande träffar framöver.