Ladok

2019-04-08

Hur många lärosäten har deltagit i de senaste användartesterna och intervjuerna?

– På de senaste användarträffarna var vi i Skövde, Örebro, Stockholms universitet och KTH. Vi träffade sammanlagt ca sextio personer och fick med oss hem mycket återkoppling vad som kan förbättras och vad som funkar bra.

Finns det ett stort intresse att delta?

– Det är alltid stort intresse hos studieadministratörer, handläggare och annan administrativ personal. Det kan vara svårare att få tag på utbildande personal. Men det går framåt med det också.

Användarträffarna är, förutom feedbacken till oss, också ett sätt att lära känna varandra för att vi inom Ladok ska ha enkelt att få feedback på olika funktioner som vi arbetar med. Användarna är oerhört engagerade på användarträffarna och vi brukar som regel dra över tiden.

Är det några synpunkter som återkommer?

– Vi är just nu fokuserade på resultatrapporteringen och startsidan. Det är de berörda personerna som vi träffar också så det blir ganska givet att vi pratar mest om det.

Hur stort inflytande har användarna egentligen?

– Jag tycker nog att de har mycket inflytande men som kollektiv. På Ladok måste vi se till alla lärosätens behov. Användarträffarna och även testerna handlar mycket om att hitta mönster i användarnas beteenden och hur vi ska förhålla oss till det. Det handlar alltid om en prioritering mellan alla krav som kommer in och hittade fel med mera som vi behöver hantera.

Du har sagt att målet är att få fram ett gränssnitt som är enkelt och intuitivt, både för sällananvändare och expertanvändare. Hur går det?

– Jag tycker att startsidan är ett bra exempel på det. Vi har lyssnat och testat på lärare och verkligen försökt göra startsidan mer intuitiv. Vi kör nu igång med ett pilottest på tre institutioner vid Uppsala universitet tillsammans med den lokala Ladokförvaltningen. Även om vi har användar-testat startsidan så vill vi också se den i verkligt bruk. När det gäller expertanvändarna ser vi över dialoger som både användarna och vi har insett är svårarbetade. Vi kommer arbeta mycket med det framöver och se till att dialogerna anpassas och blir effektivare.

Vad är på gång framöver?

– Det vi har satt igång med är att göra användarstudier på handläggare inom forskarutbildning för att se hur det fungerar där. Det gäller i första hand att lära oss mer om hur handhavandet går till och vad som skiljer sig mellan lärosäten.

Hör mer om användartesterna

På Ladokträffen den 10 april berättar Anders Stenebo mer om användarstudier- och tester på olika lärosäten.
Läs om Ladokträffen här. 

 

2019-04-03

Hur länge har du arbetat med Ladok?

– Sedan november 1980, då jag började arbeta med Ladoks föregångare Studok.

Hur kom du in på den banan?

– Jag började på Lunds universitet september 1979 som beredskapsarbetare på centrala studievägledningen där jag arbetade med att ta fram utbildnings-beskrivningar. Sommaren 1980 var jag granskare på antagningsenheten, sedan började jag på Studokenheten i november samma år. Jag var med och införde Ladok vid LU 1989, och var Ladokansvarig t o m april 2014.

Du har en lång erfarenhet av studieadministration, Ladok och registervård. Hur ser du på utvecklingen som varit?

– När jag började på universitetet fanns det tre terminaler där man kunde titta på uppgifter i Studok: på Studokenheten, på antagningsenheten och på studerandeexpeditionen. Studentkåren stoppade under flera år all dokumentation av prov/moduler inom en kurs, på den tiden var man rädd för datorisering. 40 år senare kan uppgifterna i Ladok finnas tillgängliga i varje students mobiltelefon!

Ladok var det första system där samtliga institutioner lade in uppgifter som uppdaterades online i realtid. Det blev starten för en snabb utveckling och effektivisering av administrationen vid universiteten. Ladok var en föregångare och ska fortsätta att vara det.

Vilka roller har du haft inom Ladokkonsortiet?

– Jag började arbeta inom den nationella Ladokförvaltningen 1989 innan konsortiet hade bildats. Under många år var jag med i den styrgrupp som arbetade med kravställning och prioriteringar fram till 2004. I början av 00-talet fick jag ett mer formellt uppdrag att ansvara för underhållet, först på 40%, sedan 50%. När man införde en ny organisation 2004 blev jag områdesansvarig för underhåll och åtgärdshantering, ett uppdrag som jag hade så länge som gamla Ladok fanns kvar. Inom Ladok3-projektet arbetade jag med registervård och gränslandet mellan IK:n, registervård och gamla Ladok.

I nya Ladok ingår jag i gruppen med nationella administratörer och är och är också verksamhetsexpert inom Verksamhetsteam 3.

Vad är dina förväntningar på Ladok framöver?

– Att man förbättrar funktionaliteten på de områden där det finns brister, framför allt när det gäller registervård. Det måste finnas möjligheter att rätta fel på samma sätt som det fanns i gamla Ladok. Verksamhetens behov måste styra kraven.

Vad är det bästa med att arbeta inom Ladokkonsortiet?

– Det är stimulerande och roligt, man lär sig alltid något nytt. Samarbetet inom konsortiet och mellan lärosätena! Det finns en lång tradition av samarbete om studieadministration som är unik i ett internationellt perspektiv.

Är det något som är på gång just nu?

– Jag arbetar mycket med att förbättra dokumentationen om hantering av personnummer, identiteter med mera. För övrigt planerar jag att gå i pension den 1 oktober.

Hans Persson deltar på Ladokträffen den 10 april och leder diskussionerna i samtalsgrupp 2 som handlar om  personnummer, identitetshantering och kommande utveckling.

Läs mer om Ladokträffen här.

 

2019-03-28

Hur många arbetar i supporten?

– I dagsläget är vi 6 personer som arbetar hel- eller deltid i 2:a linjen support. Jag (Incident manager/samordning), Maria Valtersson, Jenny Sandqvist, Jonas Lilja, Lars Hansson och Eva Lundströmer-Simu).

Utöver resurserna i 2:a linjen deltar både utveckling, verksamhetsstöd och drift i supportarbetet.

Hur kontaktar man supporten?

– I första hand vill vi att man lägger ett ärende i Jira och i andra hand ringer till oss. Information om våra kontaktvägar och vilka som kan kontakta oss finns på ladok.se. Inom kort flyttar vi in vår Beställningsportal till Jira och får då en väg in för all support. Vi kommer berätta mer om det på Ladokträffen.

Hur ser en vanlig dag ut i supporten?

– Vi skannar löpande av vilka ärenden som kommer in och fördelar i första hand ut dem i 2:a linjen. Varje morgon har vi ett stå-uppmöte där vi följer upp hur det går och vid behov diskuterar vi lösningar och delar ut ärenden om de inte redan fått en handläggare.

Supportärenden i Jira, till exempel felanmälan och frågor prioriteras i första hand och huvuddelen av dagen ägnas åt återskapande av fel och felsökning, dialog med verksamhetsexperter, utvecklare och drift kring lösningar på problem och svar på frågor. Alla hjälps åt med hantering av beställningar, till exempel nationella behörigheter, åtkomster och behörigheter till support- och dokumentationsytor etc.

Varje resurs i 2:a linjen följer ett team och är mer specialiserade mot de tjänster i Ladok som teamet hanterar. Supportresurserna deltar därför också i sitt teams återkommande möten för att hålla sig uppdaterade om vad som utvecklas och kunna lyfta frågor med teamet.

Om det dyker upp något akut drar vi igång den så kallade Incidentprocessen. Det innebär bland annat att vi lägger ut driftsinformation så snabbt som möjligt, direkt försöker återskapa felet och lyfter upp ärendet för snabb prioritering. De utvecklings- eller driftresurser som behövs involveras och vi jobbar löpande med information kring incidenten.

Vad är de vanligaste frågorna?

– De flesta ärenden rör Resultat och Studiedeltagande.

Vad är den största utmaningen?

– När det händer många akuta saker samtidigt så måste vi prioritera och se till att vi inte tappar någon boll. Det är också en utmaning att nå ut med korrekt, tillräckligt bra och snabb information vid akuta incidenter. Nu när alla produktionssättningar är klara och alla lärosäten har funnits i Ladok en tid, ser vi en positiv utveckling där vi har färre incidenter, vilket ger oss en mer hållbar situation.

När vänder ni er till 3:e linjens support?

– När 2:a linjen inte själva har svaret/lösningen på en fråga eller ett problem tar vi hjälp av våra verksamhetsexperter inom verksamhetsstöd, utvecklare i teamen och drifttekniker. Antingen tar de över ärendet och svarar, eller så får vi input och underlag till svaret.

Några tips till de som tar kontakt med supporten?

– Beskriv ärendet så tydligt som möjligt och skicka gärna med exempel – det underlättar mycket och gör att vi snabbare kan ge ett bra svar.

Vad är roligast med ditt arbete?

– Det är väldigt varierande och händer mycket varje dag. Det är också väldigt roligt när vi har löst en incident eller ett problem och får positiv feedback från lärosätena.

Något som är aktuellt just nu?

– Vi har nyligen börjat hantera kopiering av meriter, vilket är en helt ny uppgift för 2:a linjen. Vi har arbetat mycket med rutinerna för det den närmsta tiden, för att säkerställa att allt blir rätt.

Vi kommer inom kort byta ut vår beställningshantering i ServiceDeskPlus och gå över till ett särskilt projekt i Jira för det. Vi tror det kommer bli jättebra. Det blir tydligare med en ingång till oss och enklare att arbeta i ett verktyg i stället för två olika. Vi kommer berätta mer om det på Ladokträffen den 10 april.

Lyssna på Emma Wallmark på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer om träffen här.

2019-03-25

Vad gör team 2?

– Sedan en tid tillbaka har verksamhetsstödet delats upp i tre team och jag ingår i team 2. Vi jobbar med frågor som berör uppföljning, studiedeltagande och utbildningsinformation. Förutom det så har vi också andra roller i konsortiet där vår respektive kompetens behövs.

Hur fungerar det att arbeta i team?

– För att utveckla systemet och skapa förutsättningar för en hållbar verksamhet är team den enda arbetsformen som fungerar. Vi i teamet anser nämligen att det inte är möjligt att en person har all kontroll, utan det handlar om att sprida kunskaperna och riskerna.

Hur samarbetar de tre teamen?

– Oftast genom olika kanaler i verktyget Slack. Förutom det så träffas vi fysiskt i olika sammanhang. Vi försöker också bygga liknande förhållningssätt och kontaktar och pratar med varandra ofta.

Hur arbetar ni gentemot utvecklarna?

– Än så länge är det TPÄ (teamproduktägare) Karin Schelen samt Katja Taavo som har mest kontakt med utvecklarna. I framtiden kanske vi andra kan bistå lite mer men tanken är att teamproduktägare kommer att vara den kontaktytan.

Hur samarbetar ni med lärosätena?

– På flera sätt. Informationsdagar, nätverk, supportärenden och direktkontakt via telefon och mail.

Vad har du arbetat med tidigare?

– Ett urval av roller genom de 20 år jag jobbat med studieadministration är; enhetschef i 4 år för Studieadministration på Malmö universitet (Mau). Koordinator (studieadministration Mau), systemägare, systemförvaltare för studieadministrativa system, antagningshandläggare, Förvaltningsråd (NyA), Produktionsråd (NyA), Ordförande Kursinfo Styrgrupp 1 år, produktionsättningskoordinator Ladok.

Vad är det bästa med att arbeta för konsortiet?

– Jag gillar det snabba tempot med många intressenter och den nationella tanken, att vi strävar efter att göra det enklare och bättre för alla lärosäten.

Vilka utmaningar finns det?

– Att prioritera för att nå så stor verksamhetsnytta som möjligt. Förutom det är det viktigt att få ihop ett hållbart arbetssätt när kollegorna sitter utspridda över hela landet.

Jan Winkle deltar på Ladokträffen den 10 april och håller i diskussionspass 3 som handlar om erfarenhetsutbyte mellan lärosäten, tips & trix & förbättringsförslag.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

 

Faktaruta

De tre verksamhetsteamen inom Verksamhetsstöd:

Team 1 – Examen, Resultat, Studentgränssnittet
Teammedlemmar: Gunnar Råhlén (BTH), Anna Sandberg Telléus (GU), Elisabeth Larsson (KI), Anette Eriksson (KAU)

Team 2 – Utbildningsinformation, Studiedeltagande, Uppföljning
Teammedlemmar; Jan Winkle (MAU), Karin Schelén (LTU), Katja Taavo (KI), Jan Johansson (HJ), Victor Claesson (MDH)

Team 3 – Externa integrationer, Studentinformation, Kataloginformation 
Teammedlemmar; Linda Strand Lundberg (KAU), Carina Ytterström (KTH), Matz-Ola Cajdert (ORU), Hans Persson (LU)

 

2019-03-18

Hur tar du fram systemdokumentationen för Ladok?

– Det är utvecklarna tillsammans med verksamhetsteamen som ansvarar för att dokumentationen skrivs. Jag följer upp och granskar det som skrivs, ställer frågor och har synpunkter om det är något jag tycker är oklart. Mitt jobb är att ha överblicken och koll på att det vi sagt kommer ut även dokumenteras.

Hur samarbetar du med utvecklarna och utbildningsansvariga?

– Vi har en pågående dialog om vad som är under utveckling, var informationen ska ligga och om den aktuella informationen behöver omvandlas till olika utbildningspaket.

Vad är svårast med att ta fram dokumentationen?

– Det svåraste är att få med det som är aktuellt just nu eftersom vi jobbar i tvåveckorscykler och dokumentationen släpar då efter en vecka. Den publiceras i samband med att vi uppdaterar till ny version i testmiljön, och då är utvecklarna redan igång och jobbar på nästa version.

Vad gjorde du innan du kom till konsortiet?

– Jag arbetade bland annat med Philips mammografisystem, att samordna och skriva projekt- och användardokumentation.

Hur ser du på att arbeta i Ladokkonsortiet?

– För mig som mest jobbat väldigt nära tekniken har det varit en rolig utmaning att tänka i termer av verksamhetsflöden istället för att beskriva hur du använder en maskin. Jag har fått förmånen att möta många olika yrkeskategorier och har den största respekt för var och ens kunskap. Det är vi tillsammans som får produkten Ladok att utvecklas.

Skulle du rekommendera andra att arbeta för konsortiet?

– Ja absolut. Gillar man utmaningar och att jobba i team ska man definitivt söka när det finns lediga uppdrag.

Vad är aktuellt just nu?

– För systemdokumentationen så handlar det en hel del om att se över de olika versionerna som funnits under några år. Nu när alla är inne i systemet så kan vi börja rensa i det som är gammalt och obsolet.

Margita Vestin är en av flera medarbetare från Ladokonsortiet som deltar på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

Här hittar du systemdokumentationen för Ladok

2019-03-05

Hur länge har du arbetat inom Ladokkonsortiet?

–  Jag började arbeta åt konsortiet i början av 2012, då man sökte någon med kunskaper rörande antagning och NyA, dels i förberedelseprojektet för Ladok3 och dels inom samarbetsprojekt med NyA i ordinarie förvaltningen i ”gamla” Ladok.

Vad arbetade du med innan du började arbeta inom konsortiet?

– Innan jag hoppade på uppdragen åt konsortiet hade jag en tjänst som antagningssamordnare på Karlstads universitet. Genom åren har såväl uppdraget som omfattningen inom konsortiet varierat.

Du arbetar med verksamhetsstöd i team 3, kan du berätta mer?

– Inom vårt team arbetar vi mycket med externa integrationer, vilket förutsätter dialog med andra myndigheter såsom CSN och UHR. Vi ansvarar också för studentinformation, en hel del grunddata och nationell administration som rör dessa områden. Precis som övriga verksamhetsteam (vs-team) svarar vi på lärosätens frågor och ändringsbehov i tredje linjens support, vi kommer att planera och genomföra utbildningar och försöka arbeta för att funktionaliteten och flödena såväl inom Ladok som gentemot externa integrationer fungerar så bra som möjligt.

Finns det fördelar eller nackdelar att arbeta i team?

– Många bitar har fallit på plats genom den nya teamindelningen. Nu finns en självklar gruppering av lagom storlek där vi kan diskutera ”våra frågor” och få input från människor med olika bakgrund. Vi strävar efter att inte vara lika personberoende som tidigare. Kunskapsöverföring och möjlighet till avlastning och samarbete blir en självklarhet i denna typ av team.

Det har flaggats för att uppdelningen i mindre team kan leda till att verksamhetsexperterna blir lite smalare i sina kompetenser än tidigare, då vi främst fokuserar på ett utvecklingsteam. Dock har vi även tidigare varit uppdelade i olika konstellationer, så att vi nu har en ny teamindelning är egentligen inget nytt. Kunde vi samarbeta tidigare bör vi därför kunna göra det även i framtiden!

Hur samarbetar de olika teamen?

Vi teamkoordinatorer har förutom regelbundna möten en löpande kontakt i olika frågor. Det samma gäller teamproduktägarna. Utöver det träffas medlemmar av olika team i diverse konstellationer, såsom gruppen som arbetar med nationell administration och när det hålls supportstugor och utbildningstillfällen eller skapas olika former av material riktat till lärosäten. Genom att vi alla i konsortiet använder oss av Slack är kontaktvägarna väldigt korta. Majoriteten av verksamhetsexperterna för dialog, hjälper varann och svarar på frågor i de olika kanalerna och intrycket är att ”alla känner alla”. Chattklienten innebär också att kommunikationsvägarna gentemot övriga delar av konsortiet, vare sig det handlar om konsortieledningen eller utvecklare blir kort och ofta spontan. Eftersom vi sitter så spridda över landet behöver vi denna möjlighet för spontana samtal och snabba frågor.

Hur arbetar ni gentemot utvecklarna?

– Vi försöker se utvecklarna och verksamhetsexperterna som olika delar i ett större team, där vi arbetar tillsammans, men har ansvar för olika bitar. Vår teamproduktägare, Carina, ansvarar för backloggen och är den som har kontakter med utvecklarna på daglig basis, men vi har också gemensamma träffar där alla deltar. I våra avstämningar och samarbetsforum med andra myndigheter och intressenter representeras vi oftast av såväl utvecklare som verksamhetsexperter. Givetvis är våra kommunikationsverktyg som Slack och Zoom en viktig del även i kommunikationen med utvecklarna. Många frågor kan uppstå som behöver snabba svar och genom att vi nu är flera som kan svara på frågor är möjligheten större att någon har tid att svara.

Hur samarbetar ni med lärosätena?

Samarbetet med lärosätena sker på flera sätt. Då några av oss har varit involverade i produktionssättningarna finns det sedan tidigare personliga kontakter. Den vanligaste kontaktytan med lärosätena är annars genom de supportärenden som inkommer, vilket alla i vs-teamet ansvarar för att besvara. Vi har hållit någon workshop och vill gärna träffa lärosätes-representanter på det sättet fler gånger, eftersom det är ett bra sätt att snabbt få överblick över lärosätenas behov när det gäller vidareutveckling av systemet. Genom att vi försöker delta på konferenser, såsom Nuak, informationsträffar och utbildningar träffar vi alla regelbundet lärosätes-representanter både fysiskt och via Zoom. Ofta är personliga kontakter, kanske genom ett samtal i en paus på en fysisk träff, viktiga för att upprätthålla ett bra samarbete. Vi kommer ju alla själva från lärosäten och ser vikten av att det vi gör kommer lärosätena till godo. En viktig del i det är att ha en bra kommunikation med representanter för lärosätena. Kanske kan vi framöver utarbeta nya kontaktytor?

Vad är roligast och vilka utmaningar ligger det i att arbeta för konsortiet?

–  Som inhyrda medarbetare från olika lärosäten skiljer sig våra förutsättningar åt mycket. Vissa av oss arbetar heltid åt konsortiet, medan andra har ett deltidsuppdrag. Att kombinera ett uppdrag åt konsortiet med arbetsuppgifter på lärosätet kan ibland vara en väldigt stor utmaning, samtidigt som det i många fall är en fördel att vara ”en vanlig användare i systemet”. Vilka krav och förväntningar som finns på hemmaplan varierar, liksom löner, kontorsmiljöer och mycket annat. Det är viktigt att ha en förstående chef på hemlärosätet för att det ska fungera.

Vad är roligast med att arbeta i konsortiet?

Att svara endast en sak är omöjligt. Som inhyrd medarbetare i Ladokkonsortiet har man möjlighet att träffa människor från olika lärosäten, andra myndigheter och utvecklare. Arbetet i verksamhetsteamen är enormt varierande och kan handla om allt från att svara på enkla supportärenden till att ansvara för en större utredning med tillhörande workshoppar. En röd tråd inom konsortiet har varit förändring och att testa nya vägar, vilket gör att det aldrig hinner bli tråkigt eller enformigt.

Vilka frågor tycker du är de viktigaste vad gäller Ladok under den närmaste framtiden?

Eftersom vi precis inlett ett arbete tillsammans med NyA angående vilka beröringspunkter som finns mellan systemen som vi kan arbeta med efter att alla produktionssättningar är klara är detta något jag personligen brinner lite extra för just nu. I dagsläget är många av våra gemensamma processer baserade på hur det fungerade mot gamla Ladok. I framtiden kan vi tänka nytt och försöka maximera verksamhetsnyttan för såväl studenter som personer som använder båda systemen i sitt arbete. När det gäller själva Ladok och utvecklingen i systemet tror jag att många användare väntar på små förbättringar som kan minimera antalet klick i systemet och därmed förbättra arbetsmiljön. Det viktigaste när man arbetar i konsortiet är våra användare ute på lärosätena. Det är ju för deras skull vi gör detta!

Här kan du läsa mer om Ladokträffen den 10 april.