Förberedelser i nuvarande Ladok

I samband med planering av produktionssättning

  • Planera avveckling/bevarande av befintligt Ladok.
  • Säg upp driftavtal för befintligt Ladok.
  • Säg upp avtal med Navet om sådant finns.
  • Ta ställning till om något i gamla Ladok behöver arkiveras (se IK dokumentation). Förslag på arkivering/gallring tas fram av arkivarienätverket/konsortiet VT17.

I god tid före produktionssättning 

Registervården i gamla Ladok bör vara så färdig som möjligt en månad innan lärosätet påbörjar verifieringsperioden. 

  • Säkerställ att alla pågående aktiviteter avseende examensärenden  avslutats. (Mer info: Examensärenden inför konvertering_v2.3.) Observera att examensärenden INTE kommer att konverteras! 2017-10-12
  • Säkerställ att all pågående resultatrapportering avslutats. (Mer info: Resultatrapportering inför migrering_v1.1)
  • Kör SCB-batchar om produktionssättning sammanfaller med uttagsperiod.
  • Justera tider för webbregistrering så att det är stängt under stilleståndet.
  • Justera tider för tentamensanmälan så att det är stängt under stilleståndet. Mer information om hantering av tentamensanmälan: Tentamensanmälan inför konvertering_v2.12017-09-14
  • Informera studenterna i god tid om ändrade tider för webbreg.
  • Informera studenterna i god tid om ändrade tider för tentamensanmälan.
  • Informera verksamheten att utöver Ladok är inte heller LadokPing tillgängligt under produktionssättningen. 2017-06-07
  • Informera användare av NyA-klienten att arbete i NyA inte bör förekomma under produktionssättningsperioden.
  • Informera användare av NyA-webben att reservantagning inte bör förekomma under produktionssättningsperioden.
  • Informera studenter i god tid om att webbansökan för examen stänger en viss tid innan produktionssättning (fastställs lokalt).
  • Kontrollera externa system med beroenden till Ladok om det finns öppna perioder som påverkas av produktionssättningen.
  • Giltighetstid för utfärdade verifierbara intyg behöver minskas för att undvika att behöva ha lokal server igång längre än nödvändigt.
  • Överväg om Lokal serie och klass ska sättas på program, för institutionsmärkning. Programmets organisationstillhörighet i nya Ladok styr behörighet för administration av bl. a studentens studieplan. Om ingen organisationstillhörighet läggs på program måste administratören ha behörighet på lärosätesnivå för att administrera studenters studieplan, t ex lägga till kurser, ange studieuppehåll mm. Ännu är det inte möjligt att registervårda detta efter produktionssättning, vilket omöjliggör att rätta till detta i efterhand.
  • Kör den uppdaterade EB36,  där man kan hitta och byta examensinriktningskod. Den måste vara unik! Idag är den unik i kombination med examenskod.
  • Överväg om justeringar av värden på LOK1 och LOK2 ska göras året före produktionssättning (kan påverka årsredovisningar) Mer info finns här: LOKHST-inför-migrering_v1.0.
  • Kör Diff-ÅR för december föregående år. Glöm inte att aggregera uppgifterna i UB50_D. 2017-10-16
  • Byt till nationella interimspersonnummer. Kör UB80:s delar. Observera att studenter med lokala personnummer inte kan synkas mot antagningssystemet NyA vid produktionssättning, de kommer ut på en fellista (inga uppgifter om studenten kan då skickas mellan Ladok och NyA). Det är möjligt att byta till ett nationellt interimspersonnummer i  gamla Ladok eller efter övergången i nya Ladok och därmed kan Ladok och NyA kommunicera angående studenten. OBS att ni måste byta även för doktorander som är aktiva!
  • UB80 behöver köras regelbundet! Delfunktionen UB80_B som tar hand om nytillkomna personnummerkonflikter med NyA ska köras varje söndag. Vidare finns en specialkörning i UB80_B mot hela NyA som tills vidare skall köras första torsdagen i varje månad. UB80_C letar upp misstänkta dubbletter i det lokala Ladokregistret och ska köras regelbundet.  Mer information om personnummerbyten finns här: Personnummerproblem_v1.0 2017-09-20
  • Ändra namn på adminkonton i LadokPing. Alla Ping-användare kommer att exporteras från LadokPing till en Ladok3-Ping. Rensa därför konton som inte är aktuella längre (om man tar bort driftcentralens användare måste driftcentralen meddelas). Om det finns en användare som heter “Admin” eller liknande måste lärosäteskoden läggas till före, t ex “mahadmin” för att kunna hitta den när många lärosäten finns i samma instans. 2017-06-16
  • Kontrollera om det finns felaktiga poster i tabellen IGALLRAD, se här för mer information: Hantering av uppgifter i tabellen IGALLRAD_v1.2.
  • Studielokalisering måste läggas in på alla orter som används i gamla Ladok. I förväg kan man städa bland orter, t ex felskrivna ortskoder, oanvända orter mm. Enklast är att titta i grunddata i MIT-IK och se alla som konverterats.

Skyddade personer 

Grundläggande registervård

  • Registervårdsarbete i Ladok Nouveau som kan vara bra
    • kontroll inaktiva användare.
    • kontroll om inaktiva kurser, program, institutioner ska läggas ner
  • RV14, rensa underlagstabeller och RB06, gallra personer utan behörighet. Se bifogad instruktion: Rensning_gallring_v1.0.
  • UB40 (UHR, antagningsstatistik från NyA), alla delar körda för alla terminer fram till och med denna. OBS! Behöver endast köras om lärosätet tidigare kört UB40 och använt LW02 och LW03. 2017-09-18
  • UB60 registreringsverifikat, körd t o m föregående termin. OBS! Behöver endast köras om lärosätet tidigare kört UB60 och använt  LW09. 2017-09-18
  • UX03 körd t o m innevarande termin. OBS! Behöver endast köras om lärosätet tidigare kört UX03 och använt LW01. 2017-09-18
  • UX04 körd t o m innevarande termin. OBS! Behöver endast köras om lärosätet tidigare kört UX04 och använt LW04. 2017-09-18
  • UB50 (ÅR), senaste hel ÅR/Diff-ÅR körd, månadskörning/veckokörning körd. OBS! Glöm inte att aggregera uppgifterna i UB50_D. 2017-09-18
  • Rensning av alla onödiga årsredovisningskörningar.
  • Städa utländska högskolekoder.
  • Skapa kurstillfällen för poster i VALDKURS som saknar kurstillfällen. SQL-sats finns, se nederst.
  • Rensa ev inaktiva användare i LadokPing.
  • Rensa e-postadresser för inaktiva studenter genom att köra rättningsskriptet L3_UPDATE_TELEKOM_2107 med hjälp av DB03. Ytterligare information finns i registervårdshandbok 26. OBS! Skriptet kan ta lång tid att köra. 2017-10-12

Aktiviteter precis före och i samband med produktionssättningen finns på Confluence:

Vid  verifiering
Vid produktionssättning

Utsökning av poster i Valdkurs som saknar tillfälle (för en termin):

Byt ut ‘ mot det tecken som ligger till höger om ä-tangenten på tangentbordet. 2017-08-31

HT 2017:

select distinct kurs from valdkurs where termin = ‘20172’ and kurs not in (select kurskod from ktill2 where startter = ‘20172’ union select kurskod from ktill3 where startter = ‘20172’);

VT 2018:

select distinct kurs from valdkurs where termin = ‘20181’ and kurs not in (select kurskod from ktill2 where startter = ‘20181’ union select kurskod from ktill3 where startter = ‘20181’);

HT 2018:

select distinct kurs from valdkurs where termin = ‘20182’ and kurs not in (select kurskod from ktill2 where startter = ‘20182’ union select kurskod from ktill3 where startter = ‘20182’);

2017-10-16 | rebecka guzman