Ansöka om nationella behörigheter i nya Ladok

Eftersom nya Ladok är ett nationellt system så kommer ändring av studentuppgifter (såsom namn, adress, avgiftsskyldighet etc.) att slå igenom för alla lärosäten där studenten studerar/har studerat. Därför krävs speciell nationell behörighet för att få göra sådana ändringar.

För att få nationella behörigheter i Ladok krävs en ansökan via Ladoksupporten. Den måste godkännas av Nationell administratör, och användaren ska även skriva under en ansvarsförbindelse som skickas ut av supporten i samband med att ansökan hanteras.

Ansökan gäller för personer som ska ha behörigheten i produktionsmiljön, och det medför att de också får samma behörigheter i test- och utbildningsmiljöer (eftersom dessa miljöer är kopior av produktionsmiljön). Behörigheten kan även ges i MIT-IK och/eller MIT-Integration om lärosätet har tillgång till de miljöerna.

Det är alltså endast de som har (eller ska ha, ifall lärosätet ännu inte produktionssatts) nationell behörighet till produktionsmiljön kan få nationell behörighet till övriga miljöer. Detta med anledning av att alla miljöerna innehåller produktionsdata, till vilken tillgången behöver begränsas.

Så här går beställningen till:

  1. Lokal kontaktperson gör en ansökan/beställning via beställningsmallen ‘Ansöka om nationella behörigheter‘ i Ladoksupportens verktyg för tjänstebeställningar.
  2. Ansökan måste sedan godkännas av Nationell administratör (Matz-Ola Cajdert eller Karin Schelén), via ett godkännandeflöde i ärendet.
  3. Efter godkänd ansökan skickar supporten (elektroniskt) en ansvarsförbindelse som användaren ska skriva under. (Samma förbindelse gäller för alla de olika nationella behörigheterna och för alla miljöer. Man behöver alltså alltså bara skriva under en gång även om man ansöker om flera behörighetsprofiler.)
  4. Lärosätet mejlar tillbaka en inskannad underskriven ansvarsförbindelse och behåller originalet.
  5. Supporten tilldelar behörighet och meddelar användaren och beställaren.

Borttagning av nationella behörigheter

Så snart en person som beviljats nationell behörighet inte längre har behov av detta ska det meddelas Ladoksupporten. Använd mallen ’Borttagning av nationella behörigheter’ i Ladoksupportens verktyg för tjänstebeställningar.

Behörighetsprofiler

Lärosätena kan ansöka om fem typer av nationell behörighet, för olika behov hos användarna. Profil nr 1, 2 och 3 ska kunna fungera fristående, men ska man ha lite mer avancerad behörighet (profil 4 eller 5) så förutsätts det att man också har profil nr 3 (etablera och administrera studenter) i grunden.

1. Nationell behörighet för administration av avgiftsskyldighet
Studentinformation: Administrera avgiftsskyldighet
Studentinformation: Hämta information om avgiftsskyldighet från NyA
Studentinformation: Läsa information
Studentinformation: Läsa studentuppgifter

2. Nationell behörighet för att redigera students namn inför bevisutfärdande
Bevis: Tillfällig namnändring för bevis

3. Nationell behörighet för att etablera och administrera studenter
Studentinformation: Administrera folkbokföringsadress
Studentinformation: Administrera identitetsuppgifter
Studentinformation: Administrera identitetsuppgifter med interimspersonnummer
Studentinformation: Läsa information
Studentinformation: Läsa studentuppgifter
Studentinformation: Sök student i hela Ladok – nationell rättighetsnivå
Studentinformation: Sök student i den gemensamma studenttjänsten
Studentinformation: Ta bort student utan kopplingar till lärosäten

 4. Nationell behörighet för avancerad administration av studentinformation
Bevis: Tillfällig namnändring för bevis
Studentinformation: Beställa uppdatering av folkbokföringsuppgifter för alla studenter vid eget lärosäte
Studentinformation: Dokumentera avskiljandebeslut
Studentinformation: Hantera avlidenmarkering på student

5. Nationell behörighet för att hantera skyddade personuppgifter (alias)
Studentinformation: Hantera skyddade personuppgifter

OBS! Max en-två personer per lärosäte kan få behörighet att hantera skyddade personuppgifter (alias). Dock kan lärosätet utse ytterligare en person som kan agera backup för att hantera alias ifall det skulle behövas. Dennes ansökan görs som vanligt hos Ladoksupporten och kan godkännas av nationell administratör och sedan läggas vilande, vilket gör det snabbt och enkelt att aktivera behörigheten om det skulle behövas.

Ersätta identitet

Har man behov av att ersätta en identitet med en annan identitet för samma student ombeds man lägga ett supportärende i Jira, så hjälper Nationell administratör till med det. Den systemaktiviteten är nämligen begränsad och finns inte med i någon nationell profil som lärosätena kan beställa.

2018-09-17 | Malin Eivergard