”Det har gått alldeles lysande, vår handläggare är lyrisk!”

Under våren har en ny hantering av studieavgifter införts i Ladok. Det innebär exempelvis att fakturor kan skickas direkt från Ladok, mycket kan masshanteras och att studenterna kan se information om studieavgifter i Ladok för studenter.

Funktionaliteten har varit efterlängtad, så här säger Anette Pettersson (Lokal kontaktperson, Högskolan i Skövde): ”De personer på högskolan som är involverade i studieavgiftshanteringen har länge sett fram mot att kunna börja använda den nya funktionaliteten i Ladok, därför var alla positiva och ivriga att få börja använda funktionaliteten så snabbt som möjligt.”

I höstens första antagningsomgångar (de internationella antagningsomgångarna, IKHT23 och MASTERHT23, samt vidareutbildning för yrkesverksamma, VIFYHT23) har 19 lärosäten börjat använda den nya studieavgiftshanteringen. Vissa använder det på hela sitt utbud medan andra använder det på några få utbildningstillfällen.

Mälardalens universitet är ett av de lärosäten som använder den nya hanteringen på hela sitt utbud. ”Det har gått alldeles lysande, vår handläggare är lyrisk! Funktionerna fungerar strålande, men det finns utvecklingspotential med små småjusteringar.”, så svarar Camilla Gustafsson (Lokal kontaktperson, Mälardalens universitet) på frågan hur deras införande har gått.

Inför höstterminen har strax över 7 300 fakturor skickats ut från Ladok, med ett totalt belopp av 440 miljoner kronor. Blickar man framåt i tiden på alla fakturor som skapats för de antagna programstudenterna så är det totalt 38 000 fakturor som väntar på att skickas ut de kommande terminerna, till ett värde av 2,3 miljarder kronor.

Samarbete – en nyckel till framgång

Gemensamt för både Mdu och HS är att de tidigt involverat personer från olika avdelningar och att de har förändrat arbetsfördelningen.

”Alla inblandade har varit med i processen från början. Vi har samarbetat kring framtagning av processen och tillsammans kommit fram till vilken funktion som ska ta ansvar för de olika delarna. Fördelningen som vi kom fram till är att ekonomiavdelning tar hand om allt som har med inbetalningar att göra medans antagningen aktiverar utbildningstillfällen samt skickar fakturor.” säger Anette Pettersson (HS). Hon förklarar att: ”Vår ekonomiavdelning är med i processen på ett nytt sätt då de numera är inne i Ladok och arbetar med hanteringen. De ser stora fördelar med att få möjlighet att arbeta i samma system och se samma information som antagningen. Alla inblandade ser administrationsvinster då vi har kunnat ta bort flera steg i administrationen och därmed effektiviserat processen. Exempelvis har manuella utskick av fakturor och bekräftelser på betalning kunnat tagits bort. Hos oss lägger ekonomiavdelningen in betalningar i Ladok vilket gör att det blir kortare ledtid för exempelvis bekräftelse på betalning. En stor del av informationen som har skickats mellan avdelningarna behöver inte längre skickas.”

Även ekonomerna på Mdu arbetar nu direkt i Ladok: ”Införandet vid Mdu har förändrat arbetsprocesserna mellan antagningen och ekonomisektionen. Nu är det våra ekonomihandläggare som lägger in betalningarna i Ladok, tidigare har studieavgiftshandläggaren lagt in betalningarna.” säger Camilla Gustafsson.

Samarbete var också ett ledord under deras testning av den nya hanteringen. För att se till så att allt fungerade som det skulle lade de upp sig själva som studieavgiftsskyldiga studenter och testade sedan olika fall tillsammans. På så sätt kunde de både testa funktionaliteten i Ladok och de interna processerna.

Nytt även för studenterna

En stor nyhet i den nya hanteringen är att studenterna kan se sina fakturor och betalningsbekräftelser direkt i Ladok.

”Ur studentperspektiv ser vi också en stor förbättring då de får översikt över sina fakturor och betalningar, vilket också gynnar och minskar vår administration. Än så länge har det varit lugnt, studenterna verkar ha förstått hur de ska göra. Någon enstaka har hört av sig angående om betalning har kommit in, men inte mer än normalt snarare mindre.” säger Anette Pettersson (HS).

Eftersom den nya studieavgiftshanteringen bara kan användas för studenter som antas från och med HT23 så kommer studenterna antagna innan dess att fortsatt få information om deras studieavgifter utanför Ladok.

Det har man märkt av på Mdu, så här beskriver Camilla Gustafsson det: ”Första gången ser vi som ett lärande. Inför framtiden får vi titta över och se om vi behöver förändra och förtydliga för studenter. Eftersom vi har två studentgrupper, nya och gamla hanteringen, så har vi fått många frågor rörande var de hittar sina fakturor och betalningsbekräftelser.”.

Tjuvkik på första utskicket

För att få se hur funktionaliteten i Ladok står sig i verkligheten ville teamet som utvecklat den nya studieavgiftshanteringen vara med och tjuvkika på lärosätenas första hantering i skarpt läge.  Några av lärosätena som skulle börja använda den nya studieavgiftshanteringen fick därför frågan om att låta delar av teamet vara med när det första utskicket gjordes och när de första betalningarna lades in.

Så här säger Moa Trygg (användbarhetsexpert, Ladokkonsortiet) som var en av de som deltog: ”Jag skulle säga att överlag gick det väldigt bra och lärosätena var väldigt glada över både funktionaliteten och att vi var med när fakturorna skickades ut. Då kunde de ställa frågor direkt till oss.”.

Förutom att stötta upp och svara på frågor kunde teamet också få in feedback på funktionaliteten. Moa Trygg berättar: ”Lärosätena uppskattade framförallt att kunna masshantera fakturorna, istället för att hantera dem en och en som tidigare. Vi fick också positiva reaktioner på lite mer specifika funktioner, som att kunna söka fram flera referensnummer vid betalning och att det går att söka på anmälningsnummer (några studenter anger detta som referens till deras betalning istället för referensnummer). Något vi tog med oss var behovet av en funktion för att masshantera ändring av sista betalningsdag.”.

Mer information

Läs mer om den nya studieavgiftshanteringen: https://ladokkonsortiet.se/aktuellt/studieavgifter