Ett av våra utvecklingsteam har under en tid arbetat med att ta fram ett förbättrat stöd för att hantera studieavgifter i Ladok, och nu börjar funktionaliteten bli färdig för att testas av lärosätena. Först ut att använda den nya studieavgiftshanteringen blir pilotlärosätet Karolinska institutet som kommer att testa den nya hanteringen på en liten antagningsomgång innan funktionaliteten släpps till samtliga lärosäten.

Arbetet med studieavgifter har sin grund i ITCF:s (Sveriges universitet och högskolors IT-chefsforum) utredning från 2021. De övergripande målet för den nya hanteringen är att digitalisera och förenkla handläggningen och därmed minska behovet av manuell hantering. Elisabeth Larsson, verksamhetsexpert i konsortiet, ansvarar för att driva arbetet framåt och göra prioriteringar av vad som ska utvecklas. Så här beskriver hon det förbättrade stödet: ”Det är i den manuella hanteringen som det riskerar att bli fel, framför allt när samma moment måste upprepas flera gånger. Förhoppningen är att rättssäkerheten i handläggningen ska öka när risken att göra fel minskar.”

Fokus för arbetet är handläggningen av studieavgifter, samt att ge studenterna bättre möjligheter att få överblick över sina studieavgiftsbetalningar och fakturor. Däremot kommer inte Ladok att hantera inbetalningar i original, ansökan och handläggning av stipendier eller generellt stöd för prissättning. Tanken är att Ladoks nya studieavgiftshantering ska fungera som ett nav där information om studieavgifter samlas, men det är inte tänkt att fungera som ett ekonomisystem.

Automatisering, digitalisering och masshantering underlättar för handläggaren

En av de största, och mest efterlängtade, förbättringarna med den nya hanteringen är att den kommer göra det möjligt att hantera flera samtidigt. Bland annat gäller det utskick av fakturor, inläggning av många återbud och uppgifter om betalningar.

En annan fördel med den nya hanteringen är att den underlättar för handläggaren genom att automatiskt skapa fakturor för alla terminer på ett program redan när studenten antas. Sista betalningsdag och summan som ska betalas in genereras automatiskt.  Elisabeth beskriver: ”Att alla fakturor skapas automatiskt i samband med antagning tror vi kan underlätta för både student och handläggare, till exempel skapas alla fyra terminsfakturor automatiskt när en student antas till ett tvåårigt masterprogram, men kan redigeras och skickas ut när det är lämpligt.”

Ytterligare en hjälp för handläggaren är att det kommer att synas i översikten för studentens fakturor om det sker någon förändring i studierna som också rör studieavgiftshanteringen. Elisabeth Larsson berättar: ”Vi har byggt funktionaliteten för att handläggaren enkelt ska kunna följa SUHF:s rekommendationer gällande studieavgifter. Ladok kommer att flagga när det finns något av vikt som handläggaren behöver veta, som till exempel att det har lagts in återbud/avbrott eller att en kurs har flyttats ut ur program och lagts som fristående.”

Förbättring även för studenterna

Även studenterna kommer att märka en hel del förändringar om lärosätet väljer att införa den nya hanteringen. Vid antagning kommer ett välkomstmejl att skickas till studenten med uppmaning att logga in i Ladok för studenter. I Ladok kommer studenten se totalkostnaden för den sökta utbildningen, sina fakturor och betalningar under en egen rubrik. Det kommer också att vara möjligt för studenten att ladda hem sina fakturor och bekräftelser på sina betalningar. Om studenten inte betalar kommer dessutom ett påminnelsemejl att skickas. Tanken är att studenten ska få bättre överblick över sina studieavgifter och ha uppgifterna samlade på ett ställe, men också att det ska bli lättare att kommunicera med studenterna kring studieavgifterna.

Det kommer också bli lättare för studenter som betalar studieavgift att bli omregistrerade på kurser. I den nya hanteringen är betalningen kopplad till kurs, inte kurstillfälle som tidigare. Det innebär att studenten kan registreras på ett annat kurstillfälle för samma kurs utan att avgiften behöver hanteras, vilket i sin tur bör leda till snabbare hantering av den typen av ärenden.

Mer information och möjlighet att testa under våren

Pilottestet på Karolinska institutet pågår under december och januari, och funktionaliteten kommer att förbättras under arbetets gång. I början av 2023 kommer konsortiet att hålla tematräffar och supportstugor för intresserade på lärosäten, där det finns möjlighet att få mer information och ställa frågor. Från slutet av januari kommer alla lärosäten också att kunna testa funktionaliteten i sin testmiljö. Funktionaliteten ska vara redo att användas till i vårens arbete med de internationella antagningsomgångarna inför höstterminen 2023, men det kommer att vara upp till varje lärosäte att bestämma om de vill använda den då.

Vad kan då lärosätena göra för att förbereda sig för övergången till den nya studieavgiftshanteringen? Elisabeth Larsson kommer med följande tips: ”Förutom att testa funktionaliteten i testmiljön så är det viktigaste att samordna sina processer och se över kommunikationsvägarna inom lärosätet. Lärosätet behöver också fatta beslut om hur informationen om betalningar ska komma från ekonomisystemet till Ladok, och information från Ladok om att fakturor har skickats ut. Annars är tipset att komma på våra tematräffar där vi kommer att ge mer konkreta råd om saker att tänka på”.

Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Här kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under tredje kvartalet 2022.

Kort version:
https://play.konstfack.se/media/PBL%2022Q3_externpresentation_90sek/0_x1nauvl0

Eller en lång version:
https://play.konstfack.se/media/PBL%2022Q3_externpresentation/0_lrvqatdf

Stockholms universitet har utsetts till mållärosäte 2 för projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering.

Innan 2023-06-30 ska Stockholms universitet använda Ladok för utbildningsplanering. Samarbetet påbörjas i slutet av april och det första steget är att identifiera vilken funktionalitet lärosätet behöver ha på plats och när.

Mållärosätets uppgift är att  stödja projektet med prioritering av de krav som finns på systemet. Läs mer om projektet här.

Delning av examen
Nu släpps en funktionalitet i Ladok som gör det möjligt att dela information om sin examen med valfri mottagare (t.ex. en arbetsgivare). Delningen görs genom att en kontrollkod hämtas och förmedlas till mottagaren, som med hjälp av koden kan komma åt uppgifter om examen och dess innehåll.

Uppgifterna om examen är det centrala
Det är i Ladok som beslut om examen finns dokumenterat och kontroll av examen sker direkt mot uppgifterna som finns i Ladok. I funktionaliteten är inget bevisdokument inblandat. ”Jag ser fram emot att se hur den här nya möjligheten för studenter att dela uppgifter om sin examen kommer att användas. Vi hoppas på att det kommer att bli mycket smidigare för både studenten och mottagaren – tex. skulle studenten kunna skicka en kontrollkod till en arbetsgivare redan i samband med ansökan och arbetsgivaren kan då kontrollera uppgifterna direkt. Över huvud taget ser jag detta som ett steg i riktningen mot att fokusera mer på själva uppgifterna om examen i Ladok i stället för på ett dokument.” berättar Anna Sandberg Telléus, teamproduktansvarig i teamet som arbetar med examen i Ladokkonsortiet.

Användartester har varit givande
I samband med utvecklingen har teamet gjort ett grundligt förankringsarbete och genom användartester med potentiella slutanvändare har de verkliga behoven synliggjorts. Att användartesta funktionaliteten innan produktionssättning har varit otroligt givande när det gäller att förstå sig på hur slutanvändaren kommer använda sig av funktionen. ”Vi ser fram emot att äntligen få göra den nya funktionen tillgänglig. I arbetet har vi genomfört användartester med studenter och workshop med arbetsgivare från såväl privat som offentlig sektor. Vår förhoppning är att den nya funktionen ska minska förfrågningar till lärosäten som gäller att kontrollera examen samt beställning av vidimerade kopior. Vårt mål är också att det ska vara enklare för studenter/alumner att dela med sig av information om sin(a) examen till arbetsgivare och att arbetsgivarna kan kontrollera examen på ett smidigt och tillförlitligt sätt. Det ska bli spännande att få veta vad användarna tycker.” säger Madelene Bergström, verksamhetsexpert i teamet.

Önskvärt med återkoppling från slutanvändarna
Vad teamet hoppas på nu är att få in återkoppling från slutanvändarna. Ladokkonsortiet arbetar agilt och genom återkoppling från slutanvändarna kring hur användandet upplevs kan finjusteringar göras framöver. Återkoppling är en förutsättning för att så många som möjligt ska bli så nöjda som möjligt med slutresultatet. ”Vi hoppas få in mycket återkoppling på funktionaliteten genom de återkopplingsformulär som publicerats i anslutning till användandet av funktionaliteten. Det blir genom dessa som vi huvudsakligen kommer få in återkoppling på slutprodukten och utifrån det kommer vi kunna vidareutveckla funktionen enligt användarnas önskemål.” säger Anna Lindgren, verksamhetsexpert i teamet.

En del av en nationell helhetslösning för digitala examensbevis
Funktionaliteten delning av examen är en del i Ladokkonsortiets arbete med att utforma en nationell helhetslösning för digitala examensbevis. Med funktionaliteten som nu släpps löses två identifierade behov i helhetslösningen:

• Studenter behöver kunna förmedla sin examen till externa mottagare (tex arbetsgivare, lärosäten)
• Externa parter behöver kunna kontrollera att en student har en examen

Förhoppningen är att funktionaliteten kommer leverera stor effekt eftersom alla som har en examen dokumenterad i Ladok kan använda sig av funktionen (om lärosätet som utfärdat examen har anslutit sig till funktionen). Dessutom läggs mycket tid på att hantera verifieringsförfrågningar ute på lärosätena och med denna funktionalitet kommer vi se en effektivisering även på det området. ”Det känns roligt och inspirerande att utveckla en digital lösning som underlättar för såväl studenter som arbetsgivare. Det finns såklart mycket mer att göra inom digitalisering av examen och examenshandläggning men det här är ett första steg och vi är glada över att äntligen få släppa det till våra användare!” berättar Tomas Rimbark, scrum master i teamet.

För mer information om funktionaliteten, se: https://ladok.se/delning-av-examen
För övriga frågor, kontakta: anna.lindgren@chalmers.se

Ladokkonsortiet har i uppdrag att utreda möjligheter och nytta med att införa stöd för individuella studieplaner på forskarnivå i Ladok. Vi har påbörjat en nulägesinventering och behovskartläggning av detta. Målet är att förstudien ska vara klar före sommaren 2022. Styrelsen kommer sedan ta ställning till en eventuell fortsättning.

En referensgrupp har satts ihop med representanter från lärosätena, som består av:

Hannah Pelikan, doktorand på Linköpings universitet
Helena Nilsson, systemförvaltare vid Göteborgs universitet
Jan Mårtensson, professor vid Högskolan i Jönköping
Olof Landin, systemansvarig vid KTH
Sara Lind, utbildningsledare vid Uppsala universitet

Under vintern har ärendehanteringen i Ladok för personal förbättrats på flera sätt. Elisabeth Larsson, verksamhetsexpert i konsortiet, berättar att ”Syftet med förändringarna har varit att underlätta effektiv handläggning genom att öka överblicken och minska antalet klick som krävs för att hantera ärenden. Ärendehanteringen har också utökats med bättre stöd för vissa typer av ärenden och tilldelningen av ärenden till handläggare.”

”Vi är mycket nöjda med den utveckling som skett gällande ärendehanteringen” berättar Lotten Hultgren Viklund, gruppledare för examenshandläggarna vid Stockholms universitet. ”Till synes små saker kan göra stor skillnad i det dagliga arbetet för handläggarna och det kontinuerliga arbetet med förbättringar är mycket uppskattat.”

När förändringar görs i delar av Ladok som används ofta och av många användare så görs alltid en grundlig utredning av de faktiska behoven som användare har. Oskar Landfors arbetar med användbarhetsfrågor i teamet som ansvarar för just ärendehantering. Han berättar att ”När arbetet började hade våra verksamhetsexperter gjort en sammanställning av de förbättringsförslag som lärosätena skickat in kring ärendehanteringen. Det materialet, plus en workshop med användare, var vår grund för arbetet. Vi skickade också ut en enkät till våra pilotlärosäten för att dels få insikt i hur vi skulle prioritera förbättringsförslagen vi hade och om det var något annat de saknade.”

I nästa steg tog teamet fram prototyper som testades på en grupp användare från pilotlärosätena. Många bra insikter kom under användningstesterna och lösningen uppdaterades för att sedan implementeras i själva systemet.

Flera förändringar är gjorda för att öka överblicken i ärendevyn och i visningen av ärenden på Ladoks startsida. Bland annat kan flera uppgifter visas i kolumner direkt i ärendelistan och användaren kan själv anpassa vilka den vill ha synliga. Det ärende som är markerat i listan synliggörs med en gul färg för att underlätta för användaren att hitta rätt med blicken. ”Något som överraskade oss är att vi fått höra i efterhand att något så litet som en tydligare bakgrundsfärg när man har musen på en tabellrad, har gjort en så stor skillnad för våra användare.” säger Oskar Landfors. Lotten Hultgren Viklund lyfter också fram just den här förbättringen och säger ”Färgmarkeringen både i listan och via muspekaren underlättar mycket för skärmtrötta ögon.”

I samband med de synliga förbättringarna för användarna har teamet också sett över hur behörigheter kan tilldelas till användarna av ärendehanteringen. Martin Edlund är systemutvecklare i konsortiet och han berättar att ”Det som överraskat är att behörighetsstyrningen för ärendehantering har varit så snårig. Det har varit svårt att förstå vilka systemaktiviteter som påverkar vad. Det finns vissa mönster men det finns lika många avvikelser. Det har dock sin förklaring i att ärendestödet hanterar 13 olika ärendetyper. De har tillkommit under olika perioder och implementerats av olika team. Det har fått följder i form av att varje ärendetyp på något sätt satt sin prägel på ärendehantering. En justering av denna var tvungen att göras och första steget har genomförts. Detta jobb med att omarbeta behörighetsstyrningen var inte på tapeten när vi först gick in i arbetet med att förbättra ärendehantering.”

Förbättringarna av ärendehanteringen fortsätter och Elisabeth Larsson berättar att bland annat kommer möjligheter att få ut statistik om ärenden, som handläggningstider och antal inkomna ärenden. Framöver ska det också skapas möjlighet att lägga mer preciserad status när man avslutar ett ärende, vilket innebär att man kan skilja på ärenden som avslutats av olika skäl. Lotten Hultgren Viklund avslutar med att bekräfta att ”Vi ser fram emot att kunna lägga till preciserad status samt statistik och utdata. Något som saknas i ärendehantering är datum då ärende avslutats samt möjligheten att söka ut baserat på datum.”