Parterna i Ladokkonsortiet kallas till extra stämma tisdagen den 13 december 2022 kl 16.00 – 17.00.

Stämman kommer att hållas via Zoom.

Styrelsen kallar till extra stämma för att behandla ärendet om konsortialavtal med tillhörande personuppgiftsavtal och personuppgiftsbiträdesavtal.

Dagordning och underlag hittar du här.

Nu finns revisionsberättelse och protokoll från årets ladokstämma den 19 maj publicerade här på Ladok.se.

Inspelning och bilder från informationstillfället om projektet Utbildningsplanering den 10/11 finns nu tillgängligt på  Ladok.se

Sista veckan i oktober gick den Nationella utbildningsadministrativa konferensen (NUAK) av stapeln, som vanligt arrangerad av Ladokkonsortiet tillsammans med Universitets- och högskolerådet (UHR). Konferensen hålls normalt en gång per år, men förra året ställdes den in på grund av pandemin. I år hölls NUAK, för första gången, istället digitalt och lockade rekordstor publik – nästan 1000 personer deltog via Zoom. Programmet delades upp på fyra dagar, med utrymme både före och efter respektive dag för reflektion eller att hålla sig ajour med det ordinarie arbete.

Bland deltagarna fanns Andrea Idbäck Wikström och Emelie Wennersand, både från Chalmers tekniska högskola. Andrea berättar att ”NUAK är det årliga tillfälle man kan få en samlad bild av utbildningssverige. Man kan ta chansen att lyssna på pass med teman man kanske annars inte kommer i kontakt med. Men också sånt man jobbar med dagligen men på NUAK har en möjlighet att göra en djupdykning i.”

Konferensen innehöll 35 olika pass varav 10 inom spåret Ladok och de var alla välbesökta. Konsortiechef Mauritz Danielsson konstaterar att ”Det har funnits ett stort engagemang hos deltagarna även fast det var digitalt. Jag har både hållit i egna seminarium och varit seminarievärd på flera och det har alltid varit många frågor och kommentarer. Jättekul!”

”Jag tycker att de gemensamma föreläsningarna var väldigt intressanta och kompetensbreddande. Andra pass jag vill lyfta fram är Vitnemålsportalen, Norsk infrastruktur for delning av data om kompetenser och Nationell helhetslösning för digitala examensbevis. Jag är examenshandläggare så detta är väldigt intressant och vi följer nyfiket utvecklingen kring digitala examensbevis.” berättar Emelie Wennersand.

Andrea Idbäck Wikström, som på Chalmers jobbar centralt på lärosätet med Ladok, säger att ”Jag deltog i alla gemensamma pass och valde oftast Ladokspåret på de skilda passen. De gemensamma passen är alltid intressanta, just för att de kanske inte alltid handlar om det man direkt arbetar med utan har ett helikopterperspektiv på utbildningsfrågor, med infallsvinklar man inte alltid tänker på. Den gemensamma avslutningsföreläsningen [Svante Randlert föreläste om ”DRÖMARBETSGIVAREN EFTER PANDEMIN – tänk om vi måste TÄNKA OM, för det som tagit oss HIT, kommer inte ta oss DIT”) är alltid tankeväckande och ofta rolig, så även detta år. De två passen om tips och trix i Ladok var bra input för mig, som arbetar med support och utbildning till användare i Ladok.”

Verksamhetsexperterna Janne Johansson och Mattias Renehed från Ladokkonsortiet höll i ett pass om verktyget Bak- och framgrund, som utvecklas av Ladokkonsortiet tillsammans med Statistiska centralbyrån (SCB). Med hjälp av Bak- och framgrund kan man följa upp studenter innan, under och efter sina studier i och med att Ladokdata kombineras med relevant annan data från SCB i verktyget. Passet drog över hundra deltagare och Janne och Mattias konstaterar att ”Vi lyckades nog förmedla en del intresse för vi fick in många nya användare efter konferensen”.

Ett pass som drog ännu fler deltagare var det om stödet för utbildningsplanering som nu byggs in i Ladok. Verksamhetsexpert Rickard Johansson, som föredrog det kommande processtödet i utbildningsplanering, berättar att ”Vi fick som grupp ett flertal frågor och hejarop under passet. Vi fick återkoppling på att visad funktionalitet såg intressant ut. Det ställdes också en del frågor som vi ska ta vidare och fundera mer över.”

Utvärderingen visade att många uppskattade det här formatet på konferensen, men det finns också en längtan efter att kunna träffas fysiskt för att nätverka och umgås. Emelie Wennersands perspektiv som deltagare är att ”NUAK digitalt gör att fler kan delta vilket naturligtvis är väldigt bra. Jag upplever det också som fördelaktigt vad gäller alla frågor som ställs i chattarna, tror det är lättare att skriva sin fråga än att säga den. Det jag och mina kollegor saknar av att ha NUAK i fysisk form är möjligheten till intressanta möten mellan passen och på kvällen som annars sker så naturligt på plats.”

Att det finns en plats för en utbildningsadministrativ konferens är uppenbart och snart börjar planeringen för nästa år. ”Vi har nu haft konferensen 12 gånger och jag tror att vi tillsammans med representanter från lärosätena behöver fundera över hur NUAK ska se ut framåt. Det är så lätt att hamna i samma gamla hjulspår. Men jag vet att NUAK är en viktig konferens för de som jobbar med utbildningsadministration och jag är övertygad om att NUAK behövs.” säger Mauritz Danielsson och avslutar med

”Vi hörs och ses på NUAK 2022!”.

Den 27 maj deltog lärosätenas lokala tekniska kontaktpersoner på en träff som arrangerades av Ladokkonsortiet. Uppslutningen var god och det fanns utrymme för både information och frågor från deltagarna. Mötet inleddes med att Staffan Ekstedt presenterade statistik från driften av Ladok. Intressant var kurvorna som visar användningen över dagen. Där kunde man tydligt se en förändring av användandet under pandemin jämfört med tidigare år. Man arbetar lite längre och de tydliga kafferasterna på för- och eftermiddagarna har försvunnit. Statistiken över vilka webbläsare som används tyckte många också var spännande då den även skulle kunna appliceras på de olika lokala systemen vid lärosätena. En statistik som efterfrågades var en bild över hur de lokala integrationerna arbetade mot Ladok. Här pågår ett arbete inom Ladok för att tillgängliggöra denna statistik för respektive lärosäte.

Därefter berättade Ladoks arkitekt, Mattias Sällström, om pågående och kommande tekniskt arbetet med Ladok. Övergripande så fortsätter arbetet med att anpassa Ladok mot framtida driftsmiljöer och mer specifikt anpassas behörighetssystemet till den nya funktionen för utbildningsplanering. När det gäller Ladoks API fortgår arbetet med att förbättra dokumentation med mera. Vidare kommer API’et att delas upp i en intern och en extern del. Den externa är den del som alla lokala integrationer använder. Uppdelningen kommer att innebära ett antal fördelar för lokala integrationer, bland annat kommer både API’et och leveranser av ändringar att bättre kunna anpassas till lärosätenas behov. En referensgrupp med representanter från lärosätena kommer att skapas för att diskutera vilka ändringar som skall genomföras. Mer information om gruppen kommer under hösten.

En annan punkt på mötet var LIS och Edu-API. Här pågår mycket arbete. Genom LIS-adaptern erbjuds ett antal möjligheter att integrera med olika system. Integrationen mot Canvas är sedan länge etablerad och används av ett flertal lärosäten. Arbete pågår dock även med integrationer mot system för hantering av praktikplatser (VFU), Studentmobilitet och schemaläggning. Edu-API är en ny, kommande standard för integration med system inom sektorn. Här deltar Ladok för att påverka arbetet i en fördelaktig riktning.

Slutligen fanns en önskan från deltagarna om en ökad mötesfrekvens. gärna 2 – 3 gånger per år.

NUAK – Nationell utbildningsadministrativ konferens – arrangeras av Ladokkonsortiet tillsammans med Universitets- och högskolerådet och utgör en arena för kompetensutveckling och omvärldsbevakning för utbildningsadministrativ personal på landets lärosäten.

Hösten 2021 blir konferensen digital, med valbara programpunkter under ett antal teman.

Konferensen utgör en arena för kunskaps- och erfarenhetsutbyte för dig som arbetar med utbildningsadministration i olika roller. Under konferensen ges utrymme för reflektioner kring hur de administrativa insatserna påverkas av det omgivande samhällets förändringar och förväntningar.

Konferensen riktar sig till verksamma inom utbildningsadministration vid universitet och högskolor såsom handläggare, funktionsansvariga och chefer och brukar locka över 500 deltagare. Även andra grupper, till exempel utredare med ansvar för planerings- och uppföljningsfrågor och systemutvecklare, har utbyte av att delta.

Mer information samt program kommer att finnas på https://www.uhr.se/om-uhr/Konferenser/nuak/.

Anmälan till årets NUAK är nu stängd.

Den 27 maj hölls, för andra året i rad, Ladokstämman digitalt och besluten fattades via omröstning i Zoom. Deltagarna fick en uppdatering av pågående arbete med utbildningsplanering, studieavgifter och hantering av digitala examensbevis. Verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning för 2020 godkändes och beslut om att styrelsen fullgjort sina åligganden för förra året fattades.

Tre nya parter till Ladokkonsortiet välkomnades genom enhälligt beslut av stämman: Akademi för ledarskap och teologi, Johannelunds teologiska högskola samt Newman Institutet.

Konsortialavtal för perioden 2022-01-01—2022-12-31 beslutades liksom verksamhetsinriktning för 2022-2024 och mål, ekonomiska ramar och avgifter för 2022 och deltagare i styrelsen.

Om mötet blir fysiskt eller digitalt nästa vår återstår att se, men flera deltagare uttryckte önskemål om att fortsätta hålla stämman digitalt.

Reflektioner från några deltagare:

Hur fungerade det att mötas digitalt och fatta beslut på Ladokstämman?
Karin Cardell, högskoledirektör Mälardalens högskola: Efter drygt ett år av distansarbete har vi alla stor vana att mötas digitalt. Formen för dagens Ladokstämma fungerade väl och vi kommer säkert att överväga fler digitala stämmor. Samtidigt tänker jag att digitala möten kan ha en tendens att begränsa brett utbyte och diskussion, kanske särskilt som form för ”sällanmöten”. Stämma har vi ju bara en gång per år numera så visst ser jag också stort värde i att framgent kunna träffas fysiskt.

Charlotta Törmä, Ladokansvarig Röda Korsets Högskola: Det gick bra att mötas digitalt och att fatta beslut. Kanske börjar vi vänja oss vid distansmöten?

Vilken fråga är viktig för dig i Ladokkonsortiets arbete framöver?
Karin Cardell, högskoledirektör Mälardalens högskola: Konsortiets arbete är på många sätt möjliggörare och pådrivande i verksamhetsutveckling där verksamhetens behov av funktionalitet, digitala lösningar, effektivitet, rättssäkerhet och tillgänglighet är självklara ramar. Det pågående arbetet för gemensamt stöd för utbildningsplanering drivs i samma anda – bra.

Charlotta Törmä, Ladokansvarig Röda Korsets Högskola: Jag tycker att det är viktigt att konsortiet fortsätter det välfungerande arbetet med att lyssna på och hjälpa både små och stora lärosäten. Just nu är det extra spännande att få följa och att vara en del av projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering!

Här finns presentationen från stämman.

Protokoll från stämman kommer att publiceras på ladok.se

Den 21 april deltog lärosätenas lokala kontaktpersoner på en träff som arrangerades av Ladokkonsortiet. Uppslutningen var stor och det fanns utrymme för både information och diskussion deltagarna emellan.

Det var stort intresse för informationen som verksamhetsexperter Moa Eriksson och Jan Winkle gav om hur konsortiet jobbar med digital analys av användning av Ladok. Med hjälp av mätpunkter på relevanta ställen i systemet kan utvecklingsteamen följa hur många användare som når en viss funktion, hur man navigerar i systemet och hur funktionerna används. Ett exempel var mätning av hur många användare som når attesteringsfunktionen för resultat via den genväg som finns på startsidan. Utvecklingsteamet kan sedan använda mätdatat till att förbättra systemet så att de avsedda effekterna uppnås.

Mari Sandin, lokal kontaktperson för Örebro universitet, konstaterar att mätningarna även är intressanta för lärosätenas eget arbete med sina användare av systemet:
– Informationen om mätningarna i Ladok väckte nog många tankar och önskemål hos de flesta av oss. Det finns otroligt mycket vi både skulle vilja veta och även behöva veta om hur våra användare faktiskt jobbar i Ladok. Vi tror säkert en hel del som inte alls stämmer. Jättespännande, och jag hoppas vi får ta del av mer resultat av olika mätningar längre fram.

Deltagarna hade flera uppslag till hur mätningar kan användas på olika sätt. Många önskade att ta del av mätdata för det egna lärosätet. Idag görs dock ingen lärosätesspecifik mätning utan mätningarna är aggregerade för alla lärosätens användare. Mätdata kan också bidra på ett tydligare sätt till den övergripande prioriteringen av vad som är i fokus i utvecklingen av Ladok.

Håkan Fasth, lokal kontaktperson från Högskolan i Halmstad, hoppas att det kommer bli möjligt att ta del av mätdata för det egna lärosätet:
– Jag hoppas såklart på användarstatistik på lärosätesnivå, så att vi kan arbeta mer med att få till bättre processer lokalt. Statistik är alltid bra att använda som motivering till varför översyn kan behövas.

Verksamhetsexpert Matz-Ola Cajdert berättade om vad som är nytt inom den nationella hanteringen av lärosätesgemensamt data samt vissa rutiner och rekommendationer. Ett förtydligande av vägledningen kring hantering av felaktigt inlagda avbrott på kurs kopplat till rutinerna hos CSN efterfrågades, vilket Matz-Ola tog med sig tillbaka till dialogen med CSN. Vidare berättade verksamhetsexpert Gunnar Råhlén om vad som pågår i arbetet med LIS-adaptern som kan användas för lärosätenas integrationer med Ladok.

Deltagarna diskuterade också i grupper om och hur man i så fall skulle önska utökade nätverksträffar mellan lärosätenas lokala Ladok-förvaltningar. Grupperna kom fram till att nätverkande är viktigt och nyttigt och att det finns ett behov av att träffas mer. Flera lärosäten ingår redan nu i olika nätverk som initierats av de medverkande parterna, men man ser ändå att det skulle vara hjälpsamt om konsortiet kunde hjälpa till i uppstarten av fler nätverk. Jan Winkle från konsortiet har ett särskilt uppdrag att bidra i det arbetet.

Mari och Håkan konstaterar båda att just utbytet av erfarenheter mellan lärosätena är mycket värdefullt. Mari säger att:
– Just den här typen av träff handlar ju mycket om information, men det är jättebra när vi även bryts ut i mindre grupper. Då får vi chansen att prata och utbyta arbetssätt, idéer och erfarenheter. Även om våra organisationer skiljer sig lite och vi jobbar olika ibland, så är det alltid bra att bara kunna höra ”hur gör ni?”.

Du hittar material från träffen på Ladok Vägledning (kräver inloggning).

Nästa träff för lokala kontaktpersoner planeras till efter sommarsemestern.