Ladok

2021-06-09

Den 27 maj hölls, för andra året i rad, Ladokstämman digitalt och besluten fattades via omröstning i Zoom. Deltagarna fick en uppdatering av pågående arbete med utbildningsplanering, studieavgifter och hantering av digitala examensbevis. Verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning för 2020 godkändes och beslut om att styrelsen fullgjort sina åligganden för förra året fattades.

Tre nya parter till Ladokkonsortiet välkomnades genom enhälligt beslut av stämman: Akademi för ledarskap och teologi, Johannelunds teologiska högskola samt Newman Institutet.

Konsortialavtal för perioden 2022-01-01—2022-12-31 beslutades liksom verksamhetsinriktning för 2022-2024 och mål, ekonomiska ramar och avgifter för 2022 och deltagare i styrelsen.

Om mötet blir fysiskt eller digitalt nästa vår återstår att se, men flera deltagare uttryckte önskemål om att fortsätta hålla stämman digitalt.

Reflektioner från några deltagare:

Hur fungerade det att mötas digitalt och fatta beslut på Ladokstämman?
Karin Cardell, högskoledirektör Mälardalens högskola: Efter drygt ett år av distansarbete har vi alla stor vana att mötas digitalt. Formen för dagens Ladokstämma fungerade väl och vi kommer säkert att överväga fler digitala stämmor. Samtidigt tänker jag att digitala möten kan ha en tendens att begränsa brett utbyte och diskussion, kanske särskilt som form för ”sällanmöten”. Stämma har vi ju bara en gång per år numera så visst ser jag också stort värde i att framgent kunna träffas fysiskt.

Charlotta Törmä, Ladokansvarig Röda Korsets Högskola: Det gick bra att mötas digitalt och att fatta beslut. Kanske börjar vi vänja oss vid distansmöten?

Vilken fråga är viktig för dig i Ladokkonsortiets arbete framöver?
Karin Cardell, högskoledirektör Mälardalens högskola: Konsortiets arbete är på många sätt möjliggörare och pådrivande i verksamhetsutveckling där verksamhetens behov av funktionalitet, digitala lösningar, effektivitet, rättssäkerhet och tillgänglighet är självklara ramar. Det pågående arbetet för gemensamt stöd för utbildningsplanering drivs i samma anda – bra.

Charlotta Törmä, Ladokansvarig Röda Korsets Högskola: Jag tycker att det är viktigt att konsortiet fortsätter det välfungerande arbetet med att lyssna på och hjälpa både små och stora lärosäten. Just nu är det extra spännande att få följa och att vara en del av projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering!

Här finns presentationen från stämman.

Protokoll från stämman kommer att publiceras på ladok.se

2021-04-26

Den 21 april deltog lärosätenas lokala kontaktpersoner på en träff som arrangerades av Ladokkonsortiet. Uppslutningen var stor och det fanns utrymme för både information och diskussion deltagarna emellan.

Det var stort intresse för informationen som verksamhetsexperter Moa Eriksson och Jan Winkle gav om hur konsortiet jobbar med digital analys av användning av Ladok. Med hjälp av mätpunkter på relevanta ställen i systemet kan utvecklingsteamen följa hur många användare som når en viss funktion, hur man navigerar i systemet och hur funktionerna används. Ett exempel var mätning av hur många användare som når attesteringsfunktionen för resultat via den genväg som finns på startsidan. Utvecklingsteamet kan sedan använda mätdatat till att förbättra systemet så att de avsedda effekterna uppnås.

Mari Sandin, lokal kontaktperson för Örebro universitet, konstaterar att mätningarna även är intressanta för lärosätenas eget arbete med sina användare av systemet:
– Informationen om mätningarna i Ladok väckte nog många tankar och önskemål hos de flesta av oss. Det finns otroligt mycket vi både skulle vilja veta och även behöva veta om hur våra användare faktiskt jobbar i Ladok. Vi tror säkert en hel del som inte alls stämmer. Jättespännande, och jag hoppas vi får ta del av mer resultat av olika mätningar längre fram.

Deltagarna hade flera uppslag till hur mätningar kan användas på olika sätt. Många önskade att ta del av mätdata för det egna lärosätet. Idag görs dock ingen lärosätesspecifik mätning utan mätningarna är aggregerade för alla lärosätens användare. Mätdata kan också bidra på ett tydligare sätt till den övergripande prioriteringen av vad som är i fokus i utvecklingen av Ladok.

Håkan Fasth, lokal kontaktperson från Högskolan i Halmstad, hoppas att det kommer bli möjligt att ta del av mätdata för det egna lärosätet:
– Jag hoppas såklart på användarstatistik på lärosätesnivå, så att vi kan arbeta mer med att få till bättre processer lokalt. Statistik är alltid bra att använda som motivering till varför översyn kan behövas.

Verksamhetsexpert Matz-Ola Cajdert berättade om vad som är nytt inom den nationella hanteringen av lärosätesgemensamt data samt vissa rutiner och rekommendationer. Ett förtydligande av vägledningen kring hantering av felaktigt inlagda avbrott på kurs kopplat till rutinerna hos CSN efterfrågades, vilket Matz-Ola tog med sig tillbaka till dialogen med CSN. Vidare berättade verksamhetsexpert Gunnar Råhlén om vad som pågår i arbetet med LIS-adaptern som kan användas för lärosätenas integrationer med Ladok.

Deltagarna diskuterade också i grupper om och hur man i så fall skulle önska utökade nätverksträffar mellan lärosätenas lokala Ladok-förvaltningar. Grupperna kom fram till att nätverkande är viktigt och nyttigt och att det finns ett behov av att träffas mer. Flera lärosäten ingår redan nu i olika nätverk som initierats av de medverkande parterna, men man ser ändå att det skulle vara hjälpsamt om konsortiet kunde hjälpa till i uppstarten av fler nätverk. Jan Winkle från konsortiet har ett särskilt uppdrag att bidra i det arbetet.

Mari och Håkan konstaterar båda att just utbytet av erfarenheter mellan lärosätena är mycket värdefullt. Mari säger att:
– Just den här typen av träff handlar ju mycket om information, men det är jättebra när vi även bryts ut i mindre grupper. Då får vi chansen att prata och utbyta arbetssätt, idéer och erfarenheter. Även om våra organisationer skiljer sig lite och vi jobbar olika ibland, så är det alltid bra att bara kunna höra ”hur gör ni?”.

Du hittar material från träffen på Ladok Vägledning (kräver inloggning).

Nästa träff för lokala kontaktpersoner planeras till efter sommarsemestern.

2021-04-22

Den 12 april hölls en tematräff på Zoom kring användningen av Ladok för att hantera forskarutbildning. Inbjudna till träffen var lärosätenas lokala kontaktpersoner för Ladok, som i sin tur även bjöd in ytterligare deltagare med intresse för temat. Över 80 personer deltog vilket får tolkas som att det finns ett tydligt behov av att prata om just hanteringen av forskarutbildning.

Under träffen berättade verksamhetsexperter från Ladokkonsortiet om flera av de förbättringar som gjorts i systemet under senaste år, samt var det går att hitta ytterligare information om funktionaliteten. Deltagarna hade också fått möjlighet att ta upp frågor både inför och under träffen, vilket många också gjorde. Flest frågor rörde studiedeltagande och resultatrapportering för forskarutbildning. Konsortiets verksamhetsexperter besvarade dessa men lärosätenas deltagare kunde också hjälpa varandra genom att berätta om hur man gör på det egna lärosätet.

– Jag inser hur lite jag kan om Ladok, konstaterar Carina Gyllberg, som är utbildnings- och forskningshandläggare på BTH.

Hon fortsätter att berätta:
– Jag tar med mig att vi ska titta närmare på moduler vid registrering av forskningsarbete och på om forskarstudenten själv ska registrera sig i Ladok.

Träffen avslutades med en diskussion om hur prestationer från andra lärosäten dokumenteras för doktorander. Linnéuniversitetets deltagare på träffen lyfte ett önskemål om att alla lärosäten bör dokumentera de prestationer som en doktorand genomfört på lärosätet direkt i Ladok. På så vis hoppas man underlätta för alla genom att minska hantering av pappersintyg som skickas mellan lärosätena. Många uttryckte att de höll med och diskussionen fortsätter på Ladokforum för att följa upp och sprida budskapet till fler (inloggning krävs för att läsa tråden i forumet).

Carina Gyllberg säger:
– Allt under träffen var intressant men genomgången av inskickade frågor var mycket givande.

Träffen spelades in och finns tillgänglig på https://ladok.se/moten/tematraffar tillsammans med materialet som presenterades under träffen.

2021-04-07

Den 24 mars arrangerade konsortiet årets Ladokträff där som mest närmare 180 personer deltog. Inbjudna till träffen var alla Ladok-intresserade från lärosätena och för andra året i rad fick träffen hållas via Zoom, för att undvika smittrisk. Mest publik drog informationspassen om Emrex (Tor Fridell och Bengt Hellström) respektive Utbildningsplanering (Rickard Johansson).

Överlag är det väldigt mycket spännande på gång inom konsortiet som förhoppningsvis kommer att förbättra och underlätta flertalet av våra processer ute på lärosätena, säger Erik Ångman från Umeå universitet som deltog i träffen.

Vi fick även ta del av erfarenheter från Uppsala universitet, Linnéuniversitetet och Blekinge tekniska högskola som under läsåret 2020/21 har fungerat som pilotlärosäten för utvecklingen av Ladok. De kunde berätta att de genom att vara pilotlärosäten har fått en närmare kontakt med sina Ladokanvändare, som också uttryckt en tacksamhet för att deras synpunkterna har tagits tillvara av konsortiet. Att vara pilotlärosäte innebar förvånansvärt lite arbete för lärosätenas Ladokenheter och de rekommenderade intresserade lärosäten att ansöka om att få bli piloter inför nästa läsår.

Sedan tidigare års fysiska Ladokträffar vet vi att utbyte av erfarenheter lärosätena sinsemellan är en mycket viktig del av dagen. För att ge möjlighet till detta fanns ett kortare mingelpass och två pass med gruppdiskussioner på olika teman med i programmet. I enkäten efter träffen uttryckte många uppskattning av dessa pass och tyckte att de var träffens höjdpunkter. Under gruppdiskussionerna var många intresserade av att prata om ”Införande av nya Ladok för studenter” men även temat ”Funktionalitet som inte används fullt ut på grund av brister” var populärt.

Gruppdiskussionerna var väldigt bra, nästan som att stå och fika live och kunna ställa frågor och få svar, säger Annika Kaljevic från SLU.

Vi kan konstatera att det fungerar att hålla den här typen av träff via Zoom, även om många uttryckt att man saknar att ses fysiskt. Genom att träffas via Zoom är det möjligt för fler att delta (180 deltagare i år jämfört med ca 120 tidigare år) och också möjligt att välja ut de pass som intresserar en och avstå från andra.

Den här dagen var bra ur alla perspektiv och ett trevligt avbrott i dessa coronatider. Trevligt att se så många deltagare, fast det hade varit roligare att träffas live, säger Annika Kaljevic.

Träffen avslutades med ett panelsamtal med flera medlemmar från konsortiets styrelse. En av frågorna som diskuterades var behovet av samordning av de stora nationella system som används i sektorn. Panelen konstaterade att samordningen är nödvändig för att uppnå effektiva och digitaliserade processer som håller måttet även i framtiden.

Som vanligt tycker jag att det var en bra och informativ Ladokdag. Det var flera intressanta tankar och perspektiv som lyftes i paneldebatten, avslutar Erik Ångman.

Här hittar du inspelningar och presentationer från dagen.

2020-12-18

Nytt Ladok för studenter

Under höstterminen har utveckling av ett nytt Ladok för studenter pågått. Målsättningen är att ta fram ett gränssnitt med samma funktionalitet i ”ny kostym”. Studenterna ska alltså kunna använda samma funktioner som idag, men med ett annat utseende. Det nya gränssnittet ska, förutom att bättre möta studenternas behov, även fungera smidigare i mobiltelefoner och leva upp till tillgänglighetsstandarden WCAG på nivå AA.

Vi planerar att leverera det nya Ladok för studenter i version 1.61.0 (17 feb i produktionsmiljön). Efter leveransen kan lärosätena styra när de börjar använda det nya Ladok för studenter.

 

Informationsmöten

Inför övergången bjuder vi in till två informationsmöten:

 

Utbildningsmaterial

Lathundar och filmer finns på utbildningssidan för Ladok för studenter.

2020-08-18

Onsdagen den 12 augusti hölls ett möte mellan prioriteringsrådet, produktägaren och några fler personer från konsortiet. Mötesdeltagarna fanns på plats både i Stockholm och via zoom.

Under mötet diskuterades områden som är viktiga att jobba vidare med inför det fortsatta arbetet med VP 2021. Bland ett 70-tal förslag, som kräver olika stora insatser,  kunde man efter diskussioner få fram en indikation på vad som är viktigast.

Camilla Gustafsson från Mälardalens högskola är en av representanterna i prioriteringsrådet. Hon sammanfattar dagen så här.

-Det är kul att vara med i processen kring verksamhetsplaneringen, man får en ökad förståelse för produkten Ladok och hur olika verksamheter, funktioner och integrationer hänger ihop och påverkar utvecklingen. Samtidigt är det svårt att planera för 2021 eftersom Ladok kontinuerligt uppdateras med nya funktioner och rättningar. Man vet inte hur ladok ser ut i slutet av 2020 i och med den agila utvecklingen. I arbetet måste man släppa sitt lärosätestänk och kunna se nyttan i funktioner som kanske inte vårt lärosäte har nytta av men skulle gynna många andra lärosäten.

Prioriteringsrådet ger produktägaren och konsortiet råd i löpande prioriteringar som rör utvecklingen av Ladoks funktionalitet och i förekommande fall frågor som rör tjänsterna drift och support av systemet.

2020-04-16

Mot bakgrund av utbrottet av Covid19 har UHR och Ladokkonsortiet beslutat att ställa in årets konferens. Den skulle ägt rum i Stockholm den 23-24 september i år. Det är ett beklagligt beslut eftersom konferensen är uppskattad och håller en hög kvalitet.

Bedömningen är att konferensen inte är verksamhetskritisk och att fokus hos UHR framöver behöver finnas på kontinuitetshanteringen av den samordnade antagningen.

De nuvarande rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten att inte fler än 50 personer får samlas på samma ställe försvårar också planeringen av konferensen som brukar samla ca 500 deltagare. Det är i nuläget inte möjligt att bedöma om rekommendationerna kvarstår eller inte i september.
För att inte tappa fart till NUAK2021 kommer planeringsgruppen att ha fortsatt kontakt och kontinuerligt stämma av möjliga idéer till nästa år.

2020-04-03

Tisdagen den 31 mars hölls årets Ladokträff. Vanligtvis är det ett tillfälle att träffa kollegor och nätverka, men i år hölls mötet via Zoom. Mötet modererades av Malin Zingmark. Det var många som ville vara med, 135 deltagare loggade in.

Information från konsortiet

Mauritz Danielsson inledde dagen med information från konsortiet. Nuläge, strategier, kommande utveckling och senaste nytt från verksamhetsstöd stod på agendan. Trots att det mesta just nu kretsar kring Corona fortgår Ladoks drift och utveckling som vanligt.

Ladok söker en ny produktägare efter Catherine Zetterqvist. Personen kommer att arbeta med att förmedla och förädla visionen för systemet, både ut mot konsortiets parter men också inåt till våra utvecklingsteam.

Rapporten från förstudien, Gemensamt stöd för utbildningsplanering,  är klar och har skickats ut till lärosätena på remiss. Remisstiden pågår fram till och med 3 april 2020.Inför Ladokstämman 28 maj kommer styrelsen att skicka ut förslag till beslut baserat på de remissvar som kommit in.

Lärosätena delar med sig

Tor Fridell från Linköpings universitet berättade om Emrex. Det är ett EU-projekt som ska göra det enklare för studenter som kommer hem från en utbytesperiod och få sina studier tillgodoräknade på sitt eget lärosäte. Frågan är hur vi får med fler utländska lärosäten. Tor pratade även om hur vi jobbar med alias-hantering.

Johanna Boynton, Nicole Wickman, Rainer Vesterinen och Anna Malmborg Lewis från Stockholms universitet berättade hur de har arbetat med tillgodoräknande i studentgränssnittet och hur det har gått.  Man har provat en gemensam ingång för alla typer av ansökningar och tanken är att alla ska behandlas lika och mer digitalt.

Johan Hedman, Högskolan i Dalarna och Janne Johansson, Ladokkonsortiet, pratade om hur Högskolan i Dalarna kom igång med Bak- och framgrund. Det är ett statistiksystem där man bland annat kan se studentens bakgrund, deras studieprestationer och var de tar vägen efter examination.

Niklas Karlsson från UKÄ och Anna Gärdqvist från SCB berättade om vad som är aktuellt från deras respektive verksamheter. Huvuduppgiften är att samla in information och ta fram statistik. Just nu görs en översyn av definitionen av distansstudenter/distansutbildning.

Ett antal frågeställningar har kommit in från lärosätena. Svaren kommer att sammanställas, skickas ut till deltagarna och läggas upp på ladok.se.

Presentationerna från dagen

Programmet och alla presentationer som visade under dagen finns på ladok.se

Enkät

Kom ihåg att svara på enkäten om hur du tyckte att Ladokträffen fungerade.

https://sv.surveymonkey.com/r/PSFDQTR