Ladok

2022-12-07

Ett av våra utvecklingsteam har under en tid arbetat med att ta fram ett förbättrat stöd för att hantera studieavgifter i Ladok, och nu börjar funktionaliteten bli färdig för att testas av lärosätena. Först ut att använda den nya studieavgiftshanteringen blir pilotlärosätet Karolinska institutet som kommer att testa den nya hanteringen på en liten antagningsomgång innan funktionaliteten släpps till samtliga lärosäten.

Arbetet med studieavgifter har sin grund i ITCF:s (Sveriges universitet och högskolors IT-chefsforum) utredning från 2021. De övergripande målet för den nya hanteringen är att digitalisera och förenkla handläggningen och därmed minska behovet av manuell hantering. Elisabeth Larsson, verksamhetsexpert i konsortiet, ansvarar för att driva arbetet framåt och göra prioriteringar av vad som ska utvecklas. Så här beskriver hon det förbättrade stödet: ”Det är i den manuella hanteringen som det riskerar att bli fel, framför allt när samma moment måste upprepas flera gånger. Förhoppningen är att rättssäkerheten i handläggningen ska öka när risken att göra fel minskar.”

Fokus för arbetet är handläggningen av studieavgifter, samt att ge studenterna bättre möjligheter att få överblick över sina studieavgiftsbetalningar och fakturor. Däremot kommer inte Ladok att hantera inbetalningar i original, ansökan och handläggning av stipendier eller generellt stöd för prissättning. Tanken är att Ladoks nya studieavgiftshantering ska fungera som ett nav där information om studieavgifter samlas, men det är inte tänkt att fungera som ett ekonomisystem.

Automatisering, digitalisering och masshantering underlättar för handläggaren

En av de största, och mest efterlängtade, förbättringarna med den nya hanteringen är att den kommer göra det möjligt att hantera flera samtidigt. Bland annat gäller det utskick av fakturor, inläggning av många återbud och uppgifter om betalningar.

En annan fördel med den nya hanteringen är att den underlättar för handläggaren genom att automatiskt skapa fakturor för alla terminer på ett program redan när studenten antas. Sista betalningsdag och summan som ska betalas in genereras automatiskt.  Elisabeth beskriver: ”Att alla fakturor skapas automatiskt i samband med antagning tror vi kan underlätta för både student och handläggare, till exempel skapas alla fyra terminsfakturor automatiskt när en student antas till ett tvåårigt masterprogram, men kan redigeras och skickas ut när det är lämpligt.”

Ytterligare en hjälp för handläggaren är att det kommer att synas i översikten för studentens fakturor om det sker någon förändring i studierna som också rör studieavgiftshanteringen. Elisabeth Larsson berättar: ”Vi har byggt funktionaliteten för att handläggaren enkelt ska kunna följa SUHF:s rekommendationer gällande studieavgifter. Ladok kommer att flagga när det finns något av vikt som handläggaren behöver veta, som till exempel att det har lagts in återbud/avbrott eller att en kurs har flyttats ut ur program och lagts som fristående.”

Förbättring även för studenterna

Även studenterna kommer att märka en hel del förändringar om lärosätet väljer att införa den nya hanteringen. Vid antagning kommer ett välkomstmejl att skickas till studenten med uppmaning att logga in i Ladok för studenter. I Ladok kommer studenten se totalkostnaden för den sökta utbildningen, sina fakturor och betalningar under en egen rubrik. Det kommer också att vara möjligt för studenten att ladda hem sina fakturor och bekräftelser på sina betalningar. Om studenten inte betalar kommer dessutom ett påminnelsemejl att skickas. Tanken är att studenten ska få bättre överblick över sina studieavgifter och ha uppgifterna samlade på ett ställe, men också att det ska bli lättare att kommunicera med studenterna kring studieavgifterna.

Det kommer också bli lättare för studenter som betalar studieavgift att bli omregistrerade på kurser. I den nya hanteringen är betalningen kopplad till kurs, inte kurstillfälle som tidigare. Det innebär att studenten kan registreras på ett annat kurstillfälle för samma kurs utan att avgiften behöver hanteras, vilket i sin tur bör leda till snabbare hantering av den typen av ärenden.

Mer information och möjlighet att testa under våren

Pilottestet på Karolinska institutet pågår under december och januari, och funktionaliteten kommer att förbättras under arbetets gång. I början av 2023 kommer konsortiet att hålla tematräffar och supportstugor för intresserade på lärosäten, där det finns möjlighet att få mer information och ställa frågor. Från slutet av januari kommer alla lärosäten också att kunna testa funktionaliteten i sin testmiljö. Funktionaliteten ska vara redo att användas till i vårens arbete med de internationella antagningsomgångarna inför höstterminen 2023, men det kommer att vara upp till varje lärosäte att bestämma om de vill använda den då.

Vad kan då lärosätena göra för att förbereda sig för övergången till den nya studieavgiftshanteringen? Elisabeth Larsson kommer med följande tips: ”Förutom att testa funktionaliteten i testmiljön så är det viktigaste att samordna sina processer och se över kommunikationsvägarna inom lärosätet. Lärosätet behöver också fatta beslut om hur informationen om betalningar ska komma från ekonomisystemet till Ladok, och information från Ladok om att fakturor har skickats ut. Annars är tipset att komma på våra tematräffar där vi kommer att ge mer konkreta råd om saker att tänka på”.

2022-11-29

Under 2022 har Ladokkonsortiet börjat arbeta mer fokuserat med användarstöd. Bakgrunden är att det i användarkontakter har kommit fram att det är svårt för våra användare att hitta och förstå hur de ska använda både ny och gammal funktionalitet som skulle kunna underlätta arbetet. Det har också kommit signaler från lärosätenas egen Ladoksupport om att det är svårt att nå ut till användarna med information om nyheter och tips. Tanken bakom arbetet med användarstöd är att Ladokkonsortiet ska ta ett större ansvar än tidigare för att hjälpa användarna få så mycket nytta av Ladok som möjligt. Arbetet smög igång under sommaren och hösten i och med lanseringen av sidhjälp i systemet och Ladokpodden. Det har släppts åtta poddavsnitt under 2022, som behandlar allt ifrån hur Ladokkonsortiet styrs till praktiska tips om hur du kan använda systemet mer effektivt.

En viktig del i uppstarten av arbetet skedde på NUAK i oktober 2022, då konsortiets medarbetare Klara Nordström och Moa Eriksson höll i ett interaktivt pass om användarstöd på NUAK. Huvudsyftet var att ha en dialog med deltagarna om användarstöd och att berätta mer om konsortiets tankar kring hur användarna ska få bättre stöd. Ett hundratal personer deltog och svarade på frågor kring sitt eget systemanvändande och syn på användarstöd.

Efter en inledande frågeomgång var det tydligt att i princip samtliga närvarande arbetade i Ladok dagligen, själva arbetade med någon typ stöd till användare och hade kommit till passet för att utbyta erfarenheter och lära sig mer om Ladok. En fråga om hur de själva arbetar med stöd till användare visar att videomöte är vanligt vid sidan av telefonsupport, manualer, utbildningar och framför allt mejlkontakt. Kanske är det en positiv lärdom efter pandemin som lever kvar? Deltagarna på passet fick också en fråga vad de lägger för betydelse i ordet ”användarstöd”. Här nämns allt ifrån skriftligt material och support mer känslobaserade svar om trygghet och guidning. Flera nämnde också hjälp, exempelvis skrev en deltagare: ”Hjälpa användare att göra rätt och förstå möjligheterna med systemet”.

Som en sista fråga på passet fick deltagarna svara på en fråga om hur de hoppas att Ladoks framtida användarstöd ska se ut. Här hade deltagarna idéer om allt ifrån AI-stöd till mer nationellt material som kan anpassas lokalt. Ett återkommande förslag var tanken om inbyggt stöd i systemet och möjligheten till support via chatt. Under 2023 kommer arbetet med användarstöd att trappas upp, bland annat genom att mer personalresurser avsätts inom konsortiet för att kunna prioritera dessa frågor tillsammans med lärosätenas personal.

2022-11-18

Samverkansgruppen för Ladok utgör ett viktigt stöd i utvecklingen och förbättringen av Ladoks tjänster. Den är ett nav för samverkan mellan konsortiet och lärosätena.

Frågor som behandlas är hantering av information om större förändringar i systemet, annan information till lärosätena, förankring av vissa lösningsförslag, förändringskrav och förslag till kommande förändringar till produkten.

Gruppen består av lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner där hälften av deltagarna byts ut varje år.

Från och med 2023 är följande representanter för lärosätena nya i gruppen:

  • Camilla Jönsson, Lunds universitet
  • Thomas Arnqvist, Uppsala universitet
  • Johanna Isaksson, Högskolan i Jönköping
  • Fredrike Wagnsgård, Linköpings universitet
2022-11-16

Årets nationella utbildningsadministrativa konferens (NUAK) genomfördes 26-27 oktober, som vanligt arrangerad av Ladokkonsortiet tillsammans med Universitets- och högskolerådet (UHR). Under de två dagarna hölls pass för att inspirera och informera i frågor som rör antagning, studiedokumentation och examen.

Totalt hölls 16 programpunkter, varav 5 specifikt om Ladok. Uppemot 300 personer deltog på de mest välbesökta passen. Under dagarna hölls flera dragningar parallellt där deltagarna kunde fördjupa sig i olika ämnen, vilket var mycket uppskattat av deltagarna. Efter NUAK gjordes en utvärdering där deltagarna kunde ge återkoppling på vad man tyckte om konferensen. Några kommenterade där att man ville gå på pass som gavs samtidigt, och föreslog t.ex. inspelning eller att hålla NUAK under fler dagar så passen inte hölls parallellt. Särskilt uppskattade deltagarna dragningen om rättshaveristiskt beteende (Jakob Carlander) och Överklagandenämnden för högskolans (ÖNH) två pass som uppfattades som väldigt intressanta och givande.

Precis som under förra årets NUAK var passet om utbildningsplanering i Ladok ett av de mest populära. I år hölls passet av Annica Kaljevic och Mattias Öredal (Sveriges lantbruksuniversitet) som berättade om sina erfarenheter kring införandet av nya Utbildningsplanering. En viktig sak de ville framföra var ”Det är mycket jobb men det är enklare än man tror och att man inte behöver vara orolig för att gå över.” de tillägger också att ”Många är intresserade. Att få ett gemensamt system för hantering av utbildningsplanering har varit på tal i 15 år. Att vi nu äntligen är där är positivt!”.

I år var andra året som NUAK hölls helt digitalt. En stor skillnad mot när konferensen hölls fysiskt är att antalet deltagare nästan dubblerats, på årets NUAK var närmare 1000 deltagare anmälda.  Det är många som uppskattar att konferensen hålls digitalt. Anette Karlsson (Högskolan i Väst) har deltagit i NUAK både när det hållits fysiskt på plats och när det hållits digitalt. Hon säger så här: ”Jag tycker att det funkar ypperligt med digitalt format på denna konferens när det är så många deltagare. Det blir väldigt lättillgängligt och jag som inte tycker om att resa i tjänsten slipper.”. Även i utvärderingen märks det att många uppskattar att kunna delta digitalt, man uppskattar flexibiliteten det för med sig. Man önskar dock mer möjlighet till interaktion mellan deltagarna. Några exempel är önskemål om att kunna ha längre frågestunder efter passen med möjlighet till att ha samtal med deltagare och presentatör. En annan tydlig förändring är att det är en bredare målgrupp som kan delta i NUAK när det hålls digitalt. Nu ryms både expertanvändare och administratörer som inte gått på NUAK tidigare. Man önskar därför en tydlighet i vem programpunkten riktar sig till, så att man går på pass som är relevanta för en själv.

Planeringen av nästa års NUAK drar igång på allvar i början av 2023. Precis som inför årets konferens kommer man både hämta förslag från den utvärdering som gjordes efter årets NUAK och från vilka frågor det är som är aktuella hösten 2023.

På frågan om hur NUAK kommer se ut i framtiden svarar Mauritz Danielsson (konsortiechef på Ladokkonsoritet): ”Jag tror att vi kan använda NUAK till att lyfta blicken. Att ställa oss frågan vad är det som börjar vara mer övergripande och vad berör alla de studieadministrativa processerna. Vi på Ladokkonsortiet har redan flera forum att nå ut med funktionalitet och information om systemet. Genom att lyfta blicken kan vi få ett forum där vi kan lyfta de större frågorna som vi har gemensamt, vi kan se vad som är på gång på längre sikt.”

Presentationer

Presentationer från årets NUAK hittar du här: https://www.uhr.se/om-uhr/Konferenser/genomforda-konferenser/nuak-2022/

2022-11-11

Inför den extra insatta stämman den 13 december finns nu en sammanställning av de svar på remissen till nytt konsortialavtal för 2023-2025 som kommit in.

Du hittar sammanställningen här.

Kallelse, agenda och övriga handlingar hittar du här.

2022-10-20

Parterna i Ladokkonsortiet kallas till extra stämma tisdagen den 13 december 2022 kl 16.00 – 17.00.

Stämman kommer att hållas via Zoom.

Styrelsen kallar till extra stämma för att behandla ärendet om konsortialavtal med tillhörande personuppgiftsavtal och personuppgiftsbiträdesavtal.

Dagordning och underlag hittar du här.

2022-10-18

Snart kommer en förbättrad hantering av moduler i Ladok som innebär:

  • Ett nytt och förbättrat gränssnitt
  • Möjlighet att släppa in en ny kategori av användare som enbart kan arbeta med moduluppsättningar
  • Översikt över moduluppsättningar

Funktionaliteten, i form av en ny flik ”Moduluppsättning”, är tillgänglig i version 2.4 som finns i produktionsmiljön 9/11. Den finns redan ute hos de lärosäten som hjälper oss att testa nya funktioner för utbildningsplanering. På sikt kommer den nya fliken att ersätta fliken ”Ingående delar”. Mer information kommer i samband med version 2.4.

Läs gärna lathunden.

2022-10-10

Idag släpps tre nya avsnitt av Ladokpodden. Den här gången handlar det om användarstudier och tillfällesbyten.

Lyssna här: https://ladok.se/ladokpodden

Tillfällesbyten

I avsnitt 6 pratar vi om en av de vanligaste frågorna som skickas in till lärosätenas support: Tillfällesbyten. Vi har med oss Maria Bek som är systemadministratör på Umeå universitet. Tillsammans hjälps vi åt att reda ut vad det är som gör tillfällesbyten svåra och hur man kan tänka för att få rätsida på det.

Användarkontakt i teori och praktik

I avsnitt 7 och 8 pratar vi om användarkontakt tillsammans med användbarhetsexperten Anna Nylander.

Vi pratar om hur Ladokkonsortiet arbetar med användarkontakt – hur ser kontakten ut? Hur gör vi för att se till att användarna får nytta av det som utvecklas? och vem kan få vara med och påverka Ladok?

Under hösten har det kommit en hel del förändringar rörande aktivitetstillfällen, och fler är på väg. Men hur har vi kommit fram till vad som ska utvecklas? Hur har det konkret gått till? och varför det kommer många små förändringar – istället för en stor?

Tack för den här terminen!

Detta är de sista avsnitten som släpps under höstterminen. Skriv gärna till oss på utbildning@ladok.se om du har feedback på podden eller önskemål om andra ämnen att ta upp.

 

2022-10-03

Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Nu kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under fjärde kvartalet 2022.

Se inspelningen här:
https://play.konstfack.se/media/PBL+22Q4_externpresentation/0_i7amjts3

Eller se en kortare version (ca 2,5 min) här:
https://play.konstfack.se/media/PBL+22Q4_externpresentation_snabbversionen/0_wjzklk4x  

2022-09-12

Idag släpps två nya avsnitt av Ladokpodden – podden för alla som jobbar i och med Ladok. Lyssna här: https://ladok.se/ladokpodden.

I det första avsnittet träffar vi Oskar Landfors som är användbarhetsexpert på Ladokkonsortiet. Han svarar bland annat på frågorna: Hur kan du jobba snabbare i Ladok? Vilka kortkommandon funkar i Ladok? och Vad jobbar en användbarhetsexpert med?

I det andra avsnittet träffar vi Ladoks konsortiechef Mauritz Danielsson. Han svarar bland annat på frågorna: Vad är Ladokkonsortiet? Vem bestämmer över Ladok? och Vad gör egentligen en konsortiechef hela dagarna?

På hemsidan hittar du även tidigare avsnitt.

Prenumerera på podden

Tycker du tillfällesbyten är svåra och vill lära dig mer? Eller undrar du hur du själv kan påverka vad som utvecklas i Ladok? Senare i höst kommer avsnitt om det. Skriv upp dig på vår prenumerationslista så får du ett mail när avsnitten släpps. Gå in här: https://ladok.se/prenumerera-pa-meddelanden och välj att prenumerera på ”Ladok – Ladokpodden”.

Vi vill veta vad du tycker!

Skicka gärna kommentarer eller önskemål på kommande avsnitt till utbildning@ladok.se.