Ladok

2022-06-14

Den gemensamma Ladoksupporten tar emot ärenden från en begränsad grupp av personal inom lärosätenas egen lokala Ladoksupport.

Incidenter, felanmälan, frågor och ändringsbehov

Under perioden 11 till 24 juli hanteras endast ärenden som gäller akuta incidenter och driftproblem. Rapportera sådana genom att ringa vårt supportnummer alternativt lägga ett ärende i Ladoksupport i JIRA. Övriga ärenden som rapporteras mellan dessa datum hanteras så snart som möjligt efter 24 juli.

Beställningar

Certifikat

Certifikatsärenden hanteras som vanligt under hela sommaren.

Övriga beställningar

Under perioden 11-24  juli hanteras inga beställningsärenden (förutom certifikat) via Ladokbeställning, t ex identitetshantering, grunddata, nationella behörigheter etc. Under perioden 27 juni -10 juli samt 25 juli – 7 augusti kommer beställningar att hanteras med någon veckas fördröjning, så var ute i god tid. Lägg helst in beställning senast 1 juli om hantering önskas innan 12 juli.

Överföring av urvalsresultat

28 juli sker publicering av urvalet inför HT2022 från NyA till Ladok. Urvalsöverföringen kommer att övervakas. Det tar tid innan den är färdig, normalt ungefär en dag.

Trevlig sommar!
Hälsningar från Ladoksupporten

2022-06-29

Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Här kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under tredje kvartalet 2022.

Kort version:
https://play.konstfack.se/media/PBL%2022Q3_externpresentation_90sek/0_x1nauvl0

Eller en lång version:
https://play.konstfack.se/media/PBL%2022Q3_externpresentation/0_lrvqatdf

2022-06-22

Nu är det premiär för Ladokpodden: podden för alla som jobbar i och med Ladok!

I varje avsnitt djupdyker vi i ett ämne som rör Ladok. Du kan få tips på funktioner som kan hjälpa dig, få höra hur man jobbar på andra lärosäten eller få en inblick i hur man jobbar med utvecklingen av systemet. I beskrivningen av varje avsnitt kan du se vad avsnittet kommer handla om, så du kan välja att lyssna på alla avsnitt eller bara lyssna på avsnitten som är intressanta för dig just nu.

Vi vänder oss till personer som jobbar i Ladok, t.ex. administratörer, handläggare, rapporterande lärare.

Avsnitten är korta, ca 10 minuter, så du ska kunna hinna med det under arbetsdagen.

Lyssna här

Nu släpper vi de tre första avsnitten. Gå in och lyssna här: https://ladok.se/Ladokpodden.

I höst kommer fler avsnitt. Genom att skriva upp dig på prenumerationslistan får du ett mejl varje gång ett nytt avsnitt släpps. Gå in här: https://ladok.se/prenumerera-pa-meddelanden och välj att prenumerera på ”Ladok – Ladokpodden”.

Vi vill veta vad du tycker!

Skicka gärna kommentarer eller önskemål på kommande avsnitt till utbildning@ladok.se.

2022-06-10

Nu finns revisionsberättelse och protokoll från årets ladokstämma den 19 maj publicerade här på Ladok.se.

En förstudie som beskriver hur individuella studieplaner på forskarnivå kan hanteras i Ladok har genomförts. Styrelsen har beslutat att utveckling av den lösning som beskrivs i förstudien ska påbörjas, arbetet sätter igång i höst. Behovsinsamling och utveckling kommer att ske på samma sätt som för övriga Ladok och funktionalitet kommer att levereras löpande till alla Ladoks miljöer.

Läs gärna förstudierapporten här Förstudie: Individuella studieplaner på forskarnivå

2022-06-03

Sedan ett halvår tillbaka arbetar en grupp av utvecklare och användbarhetsexperter på konsortiet med att ta fram ett designsystem för Ladok för personal. En av dessa personer är användbarhetsexperten Kristina Nordström Janssen som svarar så här på frågan om varför vi arbetar med designsystemet på Ladok:
”Ladok är ett stort system som under de år det har varit igång har vidareutvecklats och utvidgats. För att underlätta fortsatt utveckling av systemets gränssnitt och för att göra det lättare att bygga ett system där man som användare upplever att det ser och fungerar lika i olika delar av systemet har vi nu börjat införa ett nytt designsystem där vi använder färdiga komponenter från ett designramverk”.

Utifrån användarens perspektiv

Designsystemsarbetet är stort och förändringarna kommer därför att införas under en längre period. I takt med att förändringarna införs kommer användarna att märka att systemet delvis kommer att se lite annorlunda ut än tidigare – ett arbete som redan har påbörjats. Förändringarna har stegvis förts in sedan början av våren och kan till exempel ses i vyn för att söka aktivitetstillfällen. Kristina Nordström Janssen berättar:
”Vårt fokus är att man som användare inte ska känna av någon större skillnad, men man kan märka av detta arbete genom att vissa detaljer skiljer sig från sida till sida, till exempel färger, utseende på knappar, ikoner och mindre justeringar av placering av knappar och så vidare. Slutmålet är att man som användare ska uppleva att det blir ett enhetligare system det vill säga att det ser ut och fungerar så lika som möjligt i hela systemet”.

Snabbare och säkrare utveckling

En annan tanke bakom att införa ett designsystem är att det ska kunna spara tid när ny funktionalitet ska tas fram, eftersom varje komponent då inte behöver kravställas och utformas i detalj varje gång. Ett designsystem minskar också risken för missförstånd mellan användare, kravställare och utvecklare eftersom alla kan hänvisa till designsystemet för terminologi och generella designelement. Med gemensamma designkomponenter går det också lättare och snabbare att utveckla Ladoks gränssnitt.

Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, välkomnar införandet av ett designsystem och säger att ”Med ett designsystem ökar vi igenkänningen och användbarheten för våra användare, samtidigt som vi frigör tid i vårt utvecklingsarbete som vi kan använda för att bli ännu bättre på att undersöka och förstå våra användares behov.”

2022-04-07

Stockholms universitet har utsetts till mållärosäte 2 för projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering.

Innan 2023-06-30 ska Stockholms universitet använda Ladok för utbildningsplanering. Samarbetet påbörjas i slutet av april och det första steget är att identifiera vilken funktionalitet lärosätet behöver ha på plats och när.

Mållärosätets uppgift är att  stödja projektet med prioritering av de krav som finns på systemet. Läs mer om projektet här.

2022-03-30

Delning av examen
Nu släpps en funktionalitet i Ladok som gör det möjligt att dela information om sin examen med valfri mottagare (t.ex. en arbetsgivare). Delningen görs genom att en kontrollkod hämtas och förmedlas till mottagaren, som med hjälp av koden kan komma åt uppgifter om examen och dess innehåll.

Uppgifterna om examen är det centrala
Det är i Ladok som beslut om examen finns dokumenterat och kontroll av examen sker direkt mot uppgifterna som finns i Ladok. I funktionaliteten är inget bevisdokument inblandat. ”Jag ser fram emot att se hur den här nya möjligheten för studenter att dela uppgifter om sin examen kommer att användas. Vi hoppas på att det kommer att bli mycket smidigare för både studenten och mottagaren – tex. skulle studenten kunna skicka en kontrollkod till en arbetsgivare redan i samband med ansökan och arbetsgivaren kan då kontrollera uppgifterna direkt. Över huvud taget ser jag detta som ett steg i riktningen mot att fokusera mer på själva uppgifterna om examen i Ladok i stället för på ett dokument.” berättar Anna Sandberg Telléus, teamproduktansvarig i teamet som arbetar med examen i Ladokkonsortiet.

Användartester har varit givande
I samband med utvecklingen har teamet gjort ett grundligt förankringsarbete och genom användartester med potentiella slutanvändare har de verkliga behoven synliggjorts. Att användartesta funktionaliteten innan produktionssättning har varit otroligt givande när det gäller att förstå sig på hur slutanvändaren kommer använda sig av funktionen. ”Vi ser fram emot att äntligen få göra den nya funktionen tillgänglig. I arbetet har vi genomfört användartester med studenter och workshop med arbetsgivare från såväl privat som offentlig sektor. Vår förhoppning är att den nya funktionen ska minska förfrågningar till lärosäten som gäller att kontrollera examen samt beställning av vidimerade kopior. Vårt mål är också att det ska vara enklare för studenter/alumner att dela med sig av information om sin(a) examen till arbetsgivare och att arbetsgivarna kan kontrollera examen på ett smidigt och tillförlitligt sätt. Det ska bli spännande att få veta vad användarna tycker.” säger Madelene Bergström, verksamhetsexpert i teamet.

Önskvärt med återkoppling från slutanvändarna
Vad teamet hoppas på nu är att få in återkoppling från slutanvändarna. Ladokkonsortiet arbetar agilt och genom återkoppling från slutanvändarna kring hur användandet upplevs kan finjusteringar göras framöver. Återkoppling är en förutsättning för att så många som möjligt ska bli så nöjda som möjligt med slutresultatet. ”Vi hoppas få in mycket återkoppling på funktionaliteten genom de återkopplingsformulär som publicerats i anslutning till användandet av funktionaliteten. Det blir genom dessa som vi huvudsakligen kommer få in återkoppling på slutprodukten och utifrån det kommer vi kunna vidareutveckla funktionen enligt användarnas önskemål.” säger Anna Lindgren, verksamhetsexpert i teamet.

En del av en nationell helhetslösning för digitala examensbevis
Funktionaliteten delning av examen är en del i Ladokkonsortiets arbete med att utforma en nationell helhetslösning för digitala examensbevis. Med funktionaliteten som nu släpps löses två identifierade behov i helhetslösningen:

  • Studenter behöver kunna förmedla sin examen till externa mottagare (tex arbetsgivare, lärosäten)
  • Externa parter behöver kunna kontrollera att en student har en examen

Förhoppningen är att funktionaliteten kommer leverera stor effekt eftersom alla som har en examen dokumenterad i Ladok kan använda sig av funktionen (om lärosätet som utfärdat examen har anslutit sig till funktionen). Dessutom läggs mycket tid på att hantera verifieringsförfrågningar ute på lärosätena och med denna funktionalitet kommer vi se en effektivisering även på det området. ”Det känns roligt och inspirerande att utveckla en digital lösning som underlättar för såväl studenter som arbetsgivare. Det finns såklart mycket mer att göra inom digitalisering av examen och examenshandläggning men det här är ett första steg och vi är glada över att äntligen få släppa det till våra användare!” berättar Tomas Rimbark, scrum master i teamet.

För mer information om funktionaliteten, se: https://ladok.se/delning-av-examen
För övriga frågor, kontakta: anna.lindgren@chalmers.se

2022-03-09

Ladokkonsortiet har i uppdrag att utreda möjligheter och nytta med att införa stöd för individuella studieplaner på forskarnivå i Ladok. Vi har påbörjat en nulägesinventering och behovskartläggning av detta. Målet är att förstudien ska vara klar före sommaren 2022. Styrelsen kommer sedan ta ställning till en eventuell fortsättning.

En referensgrupp har satts ihop med representanter från lärosätena, som består av:

Hannah Pelikan, doktorand på Linköpings universitet
Helena Nilsson, systemförvaltare vid Göteborgs universitet
Jan Mårtensson, professor vid Högskolan i Jönköping
Olof Landin, systemansvarig vid KTH
Sara Lind, utbildningsledare vid Uppsala universitet

2022-02-10

Under vintern har ärendehanteringen i Ladok för personal förbättrats på flera sätt. Elisabeth Larsson, verksamhetsexpert i konsortiet, berättar att ”Syftet med förändringarna har varit att underlätta effektiv handläggning genom att öka överblicken och minska antalet klick som krävs för att hantera ärenden. Ärendehanteringen har också utökats med bättre stöd för vissa typer av ärenden och tilldelningen av ärenden till handläggare.”

Vi är mycket nöjda med den utveckling som skett gällande ärendehanteringen” berättar Lotten Hultgren Viklund, gruppledare för examenshandläggarna vid Stockholms universitet. ”Till synes små saker kan göra stor skillnad i det dagliga arbetet för handläggarna och det kontinuerliga arbetet med förbättringar är mycket uppskattat.

När förändringar görs i delar av Ladok som används ofta och av många användare så görs alltid en grundlig utredning av de faktiska behoven som användare har. Oskar Landfors arbetar med användbarhetsfrågor i teamet som ansvarar för just ärendehantering. Han berättar att ”När arbetet började hade våra verksamhetsexperter gjort en sammanställning av de förbättringsförslag som lärosätena skickat in kring ärendehanteringen. Det materialet, plus en workshop med användare, var vår grund för arbetet. Vi skickade också ut en enkät till våra pilotlärosäten för att dels få insikt i hur vi skulle prioritera förbättringsförslagen vi hade och om det var något annat de saknade.

I nästa steg tog teamet fram prototyper som testades på en grupp användare från pilotlärosätena. Många bra insikter kom under användningstesterna och lösningen uppdaterades för att sedan implementeras i själva systemet.

Flera förändringar är gjorda för att öka överblicken i ärendevyn och i visningen av ärenden på Ladoks startsida. Bland annat kan flera uppgifter visas i kolumner direkt i ärendelistan och användaren kan själv anpassa vilka den vill ha synliga. Det ärende som är markerat i listan synliggörs med en gul färg för att underlätta för användaren att hitta rätt med blicken. ”Något som överraskade oss är att vi fått höra i efterhand att något så litet som en tydligare bakgrundsfärg när man har musen på en tabellrad, har gjort en så stor skillnad för våra användare.” säger Oskar Landfors. Lotten Hultgren Viklund lyfter också fram just den här förbättringen och säger ”Färgmarkeringen både i listan och via muspekaren underlättar mycket för skärmtrötta ögon.”

I samband med de synliga förbättringarna för användarna har teamet också sett över hur behörigheter kan tilldelas till användarna av ärendehanteringen. Martin Edlund är systemutvecklare i konsortiet och han berättar att ”Det som överraskat är att behörighetsstyrningen för ärendehantering har varit så snårig. Det har varit svårt att förstå vilka systemaktiviteter som påverkar vad. Det finns vissa mönster men det finns lika många avvikelser. Det har dock sin förklaring i att ärendestödet hanterar 13 olika ärendetyper. De har tillkommit under olika perioder och implementerats av olika team. Det har fått följder i form av att varje ärendetyp på något sätt satt sin prägel på ärendehantering. En justering av denna var tvungen att göras och första steget har genomförts. Detta jobb med att omarbeta behörighetsstyrningen var inte på tapeten när vi först gick in i arbetet med att förbättra ärendehantering.

Förbättringarna av ärendehanteringen fortsätter och Elisabeth Larsson berättar att bland annat kommer möjligheter att få ut statistik om ärenden, som handläggningstider och antal inkomna ärenden. Framöver ska det också skapas möjlighet att lägga mer preciserad status när man avslutar ett ärende, vilket innebär att man kan skilja på ärenden som avslutats av olika skäl. Lotten Hultgren Viklund avslutar med att bekräfta att ”Vi ser fram emot att kunna lägga till preciserad status samt statistik och utdata. Något som saknas i ärendehantering är datum då ärende avslutats samt möjligheten att söka ut baserat på datum.”