Ladok

2019-11-13

Resultaten från studentintervjuerna klara

Under hösten har studenter svarat på enkäter och intervjuats om hur de upplever och använder Ladok. De lärosäten som erbjöds möjlighet att delta i undersökningen var Chalmers tekniska högskola, Karlstad universitet, Karolinska institutet, Röda Korsets högskola och Örebro universitet. Studenterna på dessa lärosäten fick länkar till enkäten och möjlighet att anmäla sitt intresse till att bli intervjuad via videolänk en timme.

Anette Eriksson, Karlstad universitet och verksamhetsexpert i Ladokkonsortiet var en av dem som genomförde undersökningen.

Mer mobilanpassat

– Vi fick in över 100 enkätsvar och det var fler än 100 studenter som ville bli intervjuade. Många av studenterna tyckte att det var roligt att delta och de var också tacksamma för att de fick tillfälle att framföra sina åsikter eftersom de inte har en direkt möjlighet att påverka på annat sätt. Resultaten från enkätsvaren och intervjuerna gav i stort sett samma svar. En del upplevde att det var ett föråldrat gränssnitt men många lyfte fram att det är rent och snyggt så enkelheten ska vi behålla men ändå göra det lite modernare. Ytterligare en sak som återkom var att mobilanpassningen räcker inte och det är många som nämner att de vill ha en app. En annan sak som efterfrågades var möjligheten att få en notis eller meddelande när man kan anmäla sig till en tenta.

Vissa av frågorna baserades på de kravönskemål som redan kommit in från lärosätena för att se om det finns en samsyn kring dessa krav. Resultaten visar att en majoritet av de tillfrågade studenterna vill göra om strukturen så att det blir en tydlig översikt. De tre stora delarna som man vill ska visas tydligt direkt när studenten kommer in i studentgränssnittet är.

  • Aktivitetstillfällen (tentamen)
  • Resultat
  • Registrering

Tydligare översikt

Studenterna vill ha en samlad och tydlig översikt över kommande aktivitetstillfällen och kunna se de aktivitetstillfällen man är anmäld till. Både intervjuerna och enkäten visar också på ett stort behov av förtydligande i studentgränssnittet gällande begrepp och uppställning av kurser och program. Men vill också se en samlad uppställning av avklarade resultat liknande den som finns på antagning.se och en bättre sorteringsordning, på program, kurser inom program, kurser och moduler.

– Nästa steg blir att informera och bearbeta resultaten från undersökningen. Därefter kommer Anders Stenebo, interaktionsdesigner för Ladok, tillsammans med utvecklingsteamen ta fram förslag som vi får testa på studenterna under våren. Vår ambition är att göra studentgränssnittet så bra som möjligt för studenterna, understryker Anette Eriksson.

Några citat från studenterna:

– Kul att ni frågar oss studenter

– Alla tentor på ett ställe

– Föråldrat gränssnitt

– Om ni gör om, behåll renheten och enkelheten

– Vill se resultaten i en samlad lista

– Hyr mig, jag kan göra det bättre

– Lättare att göra avbrott än att anmäla sig till en tenta

– Osäkert om man registrera sig eller inte

2019-10-15

Statistikverktyget Bak- och framgrund är ett statistikverktyg som hanterar uppgifter om studenter före och efter studierna. Exempel på variabler är rekryteringsort, bakgrund, studieprestationer, uppgifter om boende, arbetsställe, yrkesval, inkomst med mera. Systemet innehåller cirka 2,5 miljoner personer och har uppgifter om studenter från alla lärosäten, från 1993 och framåt.

Systemet bekostas av Ladokkonsortiet och hämtar data från flera olika system på SCB.

Jan Johansson, statistikansvarig vid Jönköpings universitet och verksamhetsexpert vid Ladokkonsortiet vill gärna slå ett slag för systemet.

Hur används Bak- och framgrund vid Jönköpings universitet?

– I Jönköping använder vi verktyget till flera saker. Dels för att ta fram data till kvalitetsuppföljning och dels för att ta reda på var våra studenter hamnar. Sådan typ av data är dessutom mycket intressant för vår kommunikationsavdelning. Exempel på underlag som vi tagit fram är var vi rekryterar våra studenter från och från vilka gymnasieskolor. Vi har även gjort ett par utredningar åt Jönköpings kommun.

Kan du ge några exempel där ni har haft nytta av systemet?

– Vi har tittat på vilka branscher våra studenter hamnat i och det är speciellt intressant att undersöka där det finns en yrkesutbildning, t ex lärare eller sjuksköterska. Vi har även tittat på löner. Jönköping University är ett lärosäte med internationell prägel och därför har vi tittat närmare på de studenter som stannar i Sverige efter utbildningen för att se var de hamnar och i vilka branscher.

Är det krångligt att använda systemet?

– Systemet är inte så krångligt, men kräver viss system- och datorvana. Det man måste kunna är sitt eget lärosätes data så att man kan utläsa om det är rimliga siffror man får fram.

Vem kan få åtkomst till systemet?

– Lärosätet bestämmer själva vem som ska access till systemet. Det är framförallt de personer som arbetar med uppföljning och som regelbundet gör utsökningar.

Har du några tips till en ny användare?

– Använd inte så många variabler utan börja att titta på det som inte är så komplicerat; t ex. var studenterna kommer ifrån och var de hamnar efter 3-5 år. Vilka branscher arbetar de i etc. Det är av största vikt att man kan sin data eller har tillgång till ladokdata för att kunna göra en jämförelse.

Läs mer om Bak- och framgrund.

För mer information; kontakta jan.johansson@ju.se

 

Vill du bli användare?

Läs mer om systemet och om hur du blir användare.

2019-10-07

Varje torsdag klockan 13.00-14.00 hålls ett webbmöte där alla som arbetar centralt med Ladok kan diskutera med varandra och ställa frågor. Zoom-mötet arrangeras av lärosätena och Cecilia Lind, systemförvaltare för Ladok vid Karolinska institutet är en av medarrangörerna. Hon tycker att Ladokforum och Ladok-nätverket live har förbättrat kommunikationen lärosätena emellan och uppmuntrar fler att delta.

Mejllista, Ladokforum och Ladok-nätverket live. Hur fungerar kommunikationen idag mellan lärosäten?

– Mentorslistan som är en mejllista för att ställa frågor mellan lärosäten  finns kvar och det kommer vissa frågor där fortfarande, men jag tror att det är flera som väljer att ställa sina frågor i Ladokforum istället.

Ladokforum har en bredare målgrupp, men det kommer nog att ta lite tid innan alla vant sig att ställa frågor i forumet. Jag upplever att det är många som läser frågorna i forumet, men inte så många som svarar.

Ladok-nätverket live ger snabba svar på frågor och ofta sparar vi mycket tid genom att fråga varandra istället för att själv utreda frågan. Ibland finns det inte något svar på frågan, men då delar vi med oss av hur man skulle kunna lösa frågan, samt för och nackdelar med olika lösningar. Ofta resonerar vi oss gemensamt fram till en lösning eller får feedback på att man använt lösningen till en annan fråga. Diskussionen väcker ofta nya tankar och aha-upplevelser om hur vi kan lösa olika frågor.

Jag tycker att både Ladokforum och Ladok-nätverket live har förbättrat kommunikationen. Forumet är mer överskådligt än mejllistan; svaren finns samlade på ett ställe och du kan leta i tidigare trådar. Dessutom kan du läsa och skriva när det passar dig, inte när mejlet dimper ner i inkorgen.

Ladok-nätverket live ger snabbare svar på frågorna och det är lättare förklara varför man valt en viss lösning, samt för och nackdelar med lösningen. Det är svårare att förklara i skrift. Nätverket live passar den som vill diskutera och resonera.

Jag tror personligen att tröskeln att ställa frågor är lägre i nätverket live, eftersom man inte måste fundera så mycket på hur man formulerar sig.

Finns det någon koppling mellan frågorna på Ladokforum och Ladok-nätverket live?

– Ja, det kan vara så att frågorna från Ladok-forum också kommer upp i Ladok-nätverket live och diskuteras lite djupare.

Vilka är välkomna att delta på mötet?

– Alla är välkomna, men tanken är att man ska kunna svara för hur man löst frågor på det egna lärosäten och varför man valt den lösningen.

Målgruppen är de som administrerar Ladok eller processer på lärosätet, men det är inte alltid de personerna sitter centralt placerade.

Alla måste inte vara med och svara på frågor, utan det är helt ok att bara vara med och lyssna om man vill det.

När började ni att ses över webben?

– Mötena började i en annan form redan när Malmö Universitet, Högskolan i Gävle och Mälardalens Högskola gick in i nya Ladok.
Då var det möten för produktionssatta lärosäten tillsammans med Ladokkonsortiet.
Senare blev det ett möte på Skype endast för oss i verksamheten, möten som arrangerades av Mälardalens högskola, och vi har varit några som träffats i mötet regelbundet sedan våren 2018.

Vad tar ni upp på mötena?

– Alla frågor kring hur vi gör i Ladok eller rutiner utanför systemet kommer upp. Det kommer också upp frågor som rapporterats i Jira eller som har ställts i Ladokforumet.

Mötena leder även till att nya frågor rapporteras in i Jira, nu senast hur vi hanterar avlidna.

Jag vill poängtera att inga frågor är för dumma att ställa. Det är säkert fler än du som har tänkt samma fråga, men inte ställt den ännu.

Spelas mötena in och sparas anteckningar från mötet?

– Nej, mötena spelas inte in. Tanken är att det är ett forum för att ställa frågor här och nu. Alla ska känna sig bekväma med att ställa frågor. Personligen tror jag att vissa personer skulle tycka att det var svårare att ställa frågor om det spelades in.

I Skype och Adobe Connect kunde man spara anteckningar i mötesrummet, men tyvärr har vi inte fått till det i Zoom.
Vi skulle behöva en gemensam sida där man innan möte kan skriva vilka frågor man vill ta upp, men även för anteckningar under och efter mötet. Denna gång lades korta anteckningar in i den befintliga tråden i Ladok-forum.

Hur många brukar delta mötena?

– Det varierar från vecka till vecka. Nu senast var vi ca 10 personer.
Flera har uppfattat det som att mötet har upphört i och med att Ladokforumet startade, men vi ser fram emot att träffa er i Ladok-nätverket live. Välkomna på torsdag!

Ladok-nätverket live

Varje torsdag klockan 13.00-14.

Mötesrum: https://gu-se.zoom.us/j/192157786

Kontaktpersoner:
Cecilia Lind, Karolinska Institutet
Camilla Gustavsson, Mälardalens Högskola
Gun Wallius, Göteborgs Universitet

2019-09-09

Under september 2019 genomförs intervjuer med studenter över hela Sverige. Syftet är att ta reda på hur studenterna upplever Ladok, vad de uppskattar och vad de vill förbättra.

Anette Eriksson, verksamhetsexpert inom konsortiet, berättar mer om intervjuerna.

Vilka studenter är det ni ska intervjua?

Vi vill ha en så stor variation av studenter som möjligt och ska försöka få tag på både nybörjare, programstudenter, masterstudenter, fristående kursare, doktorander och utbytesstudenter.

Riktar ni er till specifika lärosäten?

– Ja, vi har valt ut 5 lärosäten av olika storlek och med olika utbildningar; det är Örebro universitet, Chalmers tekniska högskola, Röda korsets högskola, Musikhögskolan på Karlstads universitet och Karolinska institutet.

Vilka studenter får delta?

– Vid lärosätena så kommer det att finnas information om möjligheten att tycka till om Ladok och den som vill kan anmäla sitt intresse. Utifrån de anmälningar som kommer in så väljer vi ett antal av dessa så att det blir en bra blandning av studenter. Sammanlagt blir det 25 studenter, 5 studenter per lärosäte.

Hur görs intervjuerna?

– Vi intervjuar studenterna genom videolänk under cirka en timme. Förutom intervjuerna så lägger vi också ut en länk med några korta frågor där alla intresserade studenter på dessa fem lärosäten kan ge feedback på studentgränssnittet.

Utifrån önskemålen och kraven tar vi fram två prototyper.

När intervjuerna väl är gjorda så arrangerar vi studentträffar på respektive lärosäte så att vi får direkt feedback från studenter hur de upplever systemet. Vid dessa träffar kanske det inte är samma studenter som har blivit intervjuade utan vi vill då försöka få in ytterligare synpunkter.

Vilka frågor ställer ni?

– Vilka frågor som ställs i intervjuerna är ännu inte klart men det blir bland annat öppna frågor kring vad de tycker är bra och dåligt. Vissa frågor baseras på de kravönskemål som kommit in från lärosätena för att se om det finns en samsyn kring dessa krav.

Får studenterna någon ersättning?

– De får en biobiljett värd 150 kronor eller 150 kr i ersättning.

Hur används resultaten av intervjuerna?

– De kommer tillsammans med de kravönskemål som inkommit ligga till grund för verksamhetsplanen 2020 och vår förhoppning är att vi kan göra studentgränssnittet mycket bättre under 2020.

2019-08-19

Innan sommaren startade Ladokforum, ett forum för Ladokfrågor för alla lärosäten. Det är inte ett forum öppet för alla men alla lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner har tillgång till forumet och har i sin tur möjlighet att bjuda in avancerade Ladokanvändare på sitt lärosäte. Forumet är indelat i sju kategorier till att börja med; uppföljning, studiedeltagande, examen, resultat, integrationer – feeds, integrationer – REST och slutligen en egen stängd kategori för moderatorerna.

Syftet med forumet är att det ska vara lärosätenas kanal för kommunikation; lärosätena ska kunna prata med varandra, ställa frågor och ge varandra tips och råd. Konsortiet har tillgång till forumet men svarar inte på direkta frågor i forumet.

Thomas Arnqvist, biträdande systemförvaltare vid Studentavdelningen, Uppsala universitet och lokal kontaktperson, ingick i den testgrupp som  under våren utvärderade olika forum och han är en av dem som använder sig av Ladokforum.

Thomas Arnqvist, biträdande systemförvaltare vid Studentavdelningen, Uppsala universitet.

Har det saknats ett forum för Ladokfrågor?

– Ja, vi har saknat ett forum där det går att söka bland frågor och svar. Det finns ett antal mejllistor men det är svårt att hålla koll på det som kommer via dem och det är inte heller säkert att alla mejl sparas. Det är lättare att undvika personberoende eftersom det är lättare att ge tillgång till ett forum än att skicka vidare ett otal mejl.

Genom forumet kan vi både ge och få råd och hjälp från andra lärosäten. Det kan handla om frågor av olika slag; ”Hur gör man?” ”Hur hanterar ni detta?” ”Har ni erfarenhet av…?” ”Kan vi hitta en gemensam hållning i den här frågan?

Hur många har tillgång till forumet vid Uppsala universitet?

– I dagsläget är vi 12 stycken vid Uppsala universitet.

Är det bra att forumet kräver inloggning?

– Ja. det var det som var utgångspunkten när vi började. Forumet riktar sig till avancerade Ladokanvändare inom de centrala Ladokförvaltningarna, utvecklare och ansvariga för integrationer och eftersom diskussionerna och frågorna handlar om övergripande ladokfrågor så tycker vi att det är bra.

Hur tycker du att forumet fungerar?

–  Än så länge har det inte hunnit bli så många inlägg så det är svårt att säga. Jag hoppas att vi kan få det att fungera och om alla ställer sina frågor på forumet så får vi en samlad bild. Känslan jag har är att det finns tillräckliga finesser för att det ska gå att ha en överblick över vad som är aktuellt och när det i framtiden finns många inlägg så finns det en bra sökfunktion för att hitta eventuella svar på tidigare frågor.

 Saknar du några kategorier?

– Inte just nu.

Är det enkelt att använda?

– Ja, det tycker jag. Det svåraste hittills varit att hitta var nya användare bjuds in.

 

Så fungerar Ladokforum – genomgång 28 augusti

Innan sommaren, den 5 juni hade vi en första genomgång för lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner frö att visa hur forumet fungerar. Vill du veta mer om hur det fungerar? Nu bjuder vi in till ytterligare en genomgång och vi hoppas att några av er är intresserade att lära er mer.

Tid: 28 augusti klockan 13.00-14.00
Plats: https://sunet.zoom.us/my/maleiv

Tips innan dess!

För att lägga till en användare: klicka på dig själv uppe till höger, klicka på kugghjulet (Inställningar), klicka på Inbjudningar.
(Observera att det endast är lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner som kan lägga till nya användare.

 

 

 

2019-06-04

Den 3 juni träffades prioriteringsgruppen på Wallingatan i Stockholm. 7 av de 9 deltagarna var på plats tillsammans med Catherine Zetterqvist, produktägare.

En av punkterna för dagen var den enkät som skickades ut för en tid sedan, där alla lärosäten erbjöds att lista vilka 5 förbättringar som de tyckte var viktigast. 28 lärosäten har svarat på enkäten och prioriteringsgruppen gick igenom de inkomna svaren. Genomgången visade på bredden av önskemål. Några återkommande synpunkter var förbättringar för intyg, förbättrade registervårdsfunktioner, bättre stöd i uppföljning och utdata, förbättring av ansökan om tillgodoräknande via student.ladok.se, förenklingar vad gäller sammanslagning av personnummer, förenklad process vid ändring av resultat. Andra svar tog upp utvecklingen av en gemensam utbildningsdatabas, att minska antal klick i systemet och förbättrad tangentbordsnavigering.

Prioriteringsgruppen har möten varannan vecka, antingen via telefon, video eller som idag när alla som har möjlighet träffas. Eftersom deltagandet är tidsbegränsat och deltagarna byts ut har vissa suttit längre medan andra är relativt nya. Så här berättar deltagarna själva om hur de upplever prioriteringsgruppen.

– gruppen ger en annan inblick och förståelse jämfört med när vi bara utgår från vårt eget lärosäte. Jag har också kommit att förstå att verksamhetens önskemål kan verka enkla att åtgärda men det tar tid att utreda och kräva mycket utveckling. Vid lärosätet ser vi naturligtvis till våra lokala omständigheter men här får vi en annan helhetsbild-

– vi i prioriteringsgruppens ska vara rådgivande vad gäller vad som ska prioriteras och åtgärdas först men det är verksamhetsplanen tillsammans med lärosätena som sätter agendan för utvecklingen.  Det kan upplevas som resurskrävande men det är en kombination som tillåter flera olika nivåer av verksamheten att delta med synpunkter.

– för mig är det viktigt att komma så nära användarna och verksamheten som möjligt. Det är också dessa önskemål som jag tar med mig. Jag blir ibland kontaktad av lärosäten som är i samma storlek som mitt eget eftersom det finns liknande erfarenheter och behov av utveckling.

– Jira är den primära vägen för alla lärosäten att lämna önskemål men att vi ses så här ger oss en möjlighet att diskutera tillsammans vilket är nödvändigt för att komma ner på djupet av en fråga.

– det är en intressant roll att ingå i prioriteringsgruppen eftersom vi både är representanter för vårt eget och andra lärosäte och samtidigt ingår i gruppen och representerar konsortiet.

Läs mer om Prioriteringsgruppen.

 

Fr v; Håkan Fasth, Karim Andersson, Camilla Gustavsson, Jan Winkle, Karolina Tuvesson.
Fr v; Catherine Zetterqvist, Karolina Tuvesson, Gunnar Råhlén, Håkan Fasth.
Fr v; Stellan Englén, Catherine Zetterqvist, Karolina Tuvesson, Gunnar Råhlén, Håkan Fasth, Jan Winkle.
2019-05-27

Hallå där Catherine Zetterqvist, kan du kort beskriva hur utvecklingen styrs?

– Den övergripande planeringen av vad som ligger på tur för att utvecklas utgår från konsortiets verksamhetsplan som fastställs av styrelsen. Utifrån verksamhetsplanen skapar jag en grovplan som sedan i sin tur utgör grunden när en sprint planeras. Alla lärosäten har också möjlighet att rapportera fel, angelägna förbättringar och  önskemål via ärendehanteringssystemet Jira.  När en sprint planeras är målsättningen att balansera förbättringsområden som finns i grovplanen med nödvändiga rättningar, tekniska förbättringar och andra kritiska förbättringar. Under en pågående sprint säkerställer respektive utvecklingsteam att de genomför sitt åtagande hela vägen från detaljering av krav, utveckling, test, dokumentation och material som riktar sig till användarna. Det är ett stort och komplext system där vi ännu har en hel del kvar att göra innan vi kan ägna tid åt saker som vore önskvärda och trevliga att förbättra.

Catherine Zetterqvist är produktägare för Ladok. Produktägarens uppgift är att säkerställa så att Ladok ger ett ändamålsenligt stöd för lärosätena.

Hur fungerar prioriteringsgruppen?

– Sedan drygt ett år tillbaka tar jag stöd i prioriteringsfrågor av en prioriteringsgrupp med deltagare från olika lärosäten. Eftersom det är viktigt att lyssna in vad lärosätena behöver, samtidigt som det är svårt att föra dialog med så många parter, startade vi prioriteringsgruppen som ett försök att fortsätta på ett likartat sätt som under projekttiden men med skillnaden att inte bara lyssna på behoven och diskutera med ett enda lärosäte.  Försöket slog väl ut så prioriteringsgruppen kommer att fortsätta att agera som stöd i prioriteringsarbetet. För att gruppen ska fortsätta att vara dynamisk är det viktigt att gruppen kontinuerligt förnyas och att vi får input från flera olika håll. Några deltagare ställer sina platser till förfogande inför nästa år så att alla lärosäten ska kunna nominera nya intresserade medarbetare som är beredda att representera sektorn.

Vad är viktigast och svårast för en produktägare?

– Det viktigaste är att skapa förbättringar i systemet som hjälper användarna i vardagen. En produktägares uppgift är att kunna förstå och formulera behoven som lärosäten och användare har samtidigt som vi måste göra hårda prioriteringar då de tekniska förutsättningarna också behöver få utrymme. Det handlar mycket om att vara uppmärksam på de behov vi får in från lärosätena och samtidigt vara tillgänglig för frågor från utvecklingsteamen.

Hur mycket inflytande har lärosätena?

– På en övergripande nivå så har de stort inflytande genom styrningen av Ladokkonsortiet via stämma och styrelse. Vidare så deltar representanter för lärosätena i arbetet med att ta fram Verksamhetsplanen och i det löpande arbetet finns prioriteringsgruppen. Under utvecklingsarbetet när ett område ska vidareutvecklas eller förbättras genomförs ofta någon form av användarstudier eller användarträffar för att få belyst hur olika lärosäten med olika förutsättningar ska ges stöd. Inte så sällan framkommer delvis skilda behov så det är en balansgång mellan förbättringar som ger en väsentlig effektivisering för en stor mängd användare eller ett stöd för ett speciellt kritiskt behov, oavsett antalet berörda användare.

Något på gång just nu?

– Jag kan nämna två saker.

  1. För att säkerställa att vi arbetar med rätt saker inom utvecklingen av Ladok så har vi precis skickat ut en enkät till alla lärosäten där vi ber dem att lista vilka fem utvecklingsområden som de tycker är viktigast för sitt lärosäte just nu och hur angelägna dessa områden är under 2019-2020.
  2. Ett av målen i verksamhetsplanen för 2019 är att kartlägga behovet av förbättringar till studentgränssnittet och det arbetet kommer att utföras i höst. Vi kommer att intervjua studenter, studievägledare och andra som möter studenter för att fånga in behoven. Vi går i samband med detta även igenom inkomna ändringsbehov. De behov som identifieras kommer att prioriteras med övrigt utvecklingsarbete. I samband med kartläggningen kommer även en översyn av tillgängligheten i de mest använda delarna av studentgränssnittet att göras.

 

Länk till verksamhetsplanen.

 

2019-05-09

Igår, den 8 maj hölls det första mötet för lärosätenas lokala tekniska kontaktpersoner. Rollen är ny och blir konsortiets kontakt på lärosätena när det handlar om integrationer och teknik.

Alla lärosäten har utsett en kontaktperson och 25 av dessa deltog på mötet där den nya rollen diskuterades närmare. Från konsortiet deltog Mauritz Danielsson, konsortiechef, Staffan Ekstedt, driftsansvarig, Malin Zingmark, utredare, och Mattias Sällström, systemutvecklare för Ladok.

Under dagen diskuterades ansvar och förväntningar på rollen som lokal teknisk kontaktperson, supportvägar, Ladoks arkitektur, integrationer och API, produktionsmiljön och övriga miljöer.

– Vi har saknat den här kontaktytan, sa Staffan Ekstedt, driftsansvarig för Lakok. Tidigare har våra kontaktvägar varit lokal kontaktperson och lokal objektägare men det har varit svårt att nå ut med rätt information till rätt målgrupp. Det har funnits nätverk där det har diskuterats teknik fast i mer informell form och inte alla lärosäten har ingått. Nu har vi lyft de tekniska frågorna och skapat en formell roll där konsortiet och lärosätena har tydliga kontaktvägar. Vi har också behov av att diskutera tekniska frågeställningar och förstå vilken lösning som passar lärosätet bäst. Det blir kanon!

Bilder och röster från dagen

Mattias Sällström, systemarkitekt för Ladoksystemet.

– En bra och konstruktiv dialog är A och O för att det ska bli bra. Målet nu är att hitta tydliga vägar inte bara för information utan också kommunikation. Konsortiet håller på att ta fram ett Ladokforum på webben för lärosätena och jag har stora förhoppningar att forumet kan bidra till hjälp till självhjälp.

Johanna Belzacq, systemansvarig vid Stockholms universitet tillsammans med Caroline Johansson, It-tjänsteansvarig vid Göteborgs universitet.

– Det här känns väldigt bra.Det finns mycket att diskutera och självklart löser vi inte alla problem på vårt första möte men det känns tryggt att ha detta nätverk att luta sig mot. Jag är nyfiken på hur det kommer att utveckla sig, sa Johanna.

– Jag har ingen lång erfarenhet av tekniska Ladokfrågor eftersom jag är relativt ny på min position så att vi nu tillsammans skapar gemensamma former för samverkan och kommunikation mellan lärosätena känns mycket bra, poängterade Johanna.

Carl Johan Berglund tillträder snart som studierektor vid Enskilda högskolan.

– Som studierektor vid Enskilda högskolan så kommer jag att få ansvar för många tekniska system så för mig som är ny så är det här mötet och nätverket otroligt värdefullt. Jag får reda på vilka problem som kan dyka upp och får möjlighet att diskutera frågor med andra i samma situation. Det känns bra att vi träffades fysiskt idag för då etableras en första kontakt som underlättar vår fortsatta samverkan i olika fora. Ett nätverk med webbforum låter bättre än att skicka e-post som blir alldeles för rörigt.

Gruppdiskussioner

2019-04-08

Hur många lärosäten har deltagit i de senaste användartesterna och intervjuerna?

– På de senaste användarträffarna var vi i Skövde, Örebro, Stockholms universitet och KTH. Vi träffade sammanlagt ca sextio personer och fick med oss hem mycket återkoppling vad som kan förbättras och vad som funkar bra.

Finns det ett stort intresse att delta?

– Det är alltid stort intresse hos studieadministratörer, handläggare och annan administrativ personal. Det kan vara svårare att få tag på utbildande personal. Men det går framåt med det också.

Användarträffarna är, förutom feedbacken till oss, också ett sätt att lära känna varandra för att vi inom Ladok ska ha enkelt att få feedback på olika funktioner som vi arbetar med. Användarna är oerhört engagerade på användarträffarna och vi brukar som regel dra över tiden.

Är det några synpunkter som återkommer?

– Vi är just nu fokuserade på resultatrapporteringen och startsidan. Det är de berörda personerna som vi träffar också så det blir ganska givet att vi pratar mest om det.

Hur stort inflytande har användarna egentligen?

– Jag tycker nog att de har mycket inflytande men som kollektiv. På Ladok måste vi se till alla lärosätens behov. Användarträffarna och även testerna handlar mycket om att hitta mönster i användarnas beteenden och hur vi ska förhålla oss till det. Det handlar alltid om en prioritering mellan alla krav som kommer in och hittade fel med mera som vi behöver hantera.

Du har sagt att målet är att få fram ett gränssnitt som är enkelt och intuitivt, både för sällananvändare och expertanvändare. Hur går det?

– Jag tycker att startsidan är ett bra exempel på det. Vi har lyssnat och testat på lärare och verkligen försökt göra startsidan mer intuitiv. Vi kör nu igång med ett pilottest på tre institutioner vid Uppsala universitet tillsammans med den lokala Ladokförvaltningen. Även om vi har användar-testat startsidan så vill vi också se den i verkligt bruk. När det gäller expertanvändarna ser vi över dialoger som både användarna och vi har insett är svårarbetade. Vi kommer arbeta mycket med det framöver och se till att dialogerna anpassas och blir effektivare.

Vad är på gång framöver?

– Det vi har satt igång med är att göra användarstudier på handläggare inom forskarutbildning för att se hur det fungerar där. Det gäller i första hand att lära oss mer om hur handhavandet går till och vad som skiljer sig mellan lärosäten.

Hör mer om användartesterna

På Ladokträffen den 10 april berättar Anders Stenebo mer om användarstudier- och tester på olika lärosäten.
Läs om Ladokträffen här. 

 

2019-04-03

Hur länge har du arbetat med Ladok?

– Sedan november 1980, då jag började arbeta med Ladoks föregångare Studok.

Hur kom du in på den banan?

– Jag började på Lunds universitet september 1979 som beredskapsarbetare på centrala studievägledningen där jag arbetade med att ta fram utbildnings-beskrivningar. Sommaren 1980 var jag granskare på antagningsenheten, sedan började jag på Studokenheten i november samma år. Jag var med och införde Ladok vid LU 1989, och var Ladokansvarig t o m april 2014.

Du har en lång erfarenhet av studieadministration, Ladok och registervård. Hur ser du på utvecklingen som varit?

– När jag började på universitetet fanns det tre terminaler där man kunde titta på uppgifter i Studok: på Studokenheten, på antagningsenheten och på studerandeexpeditionen. Studentkåren stoppade under flera år all dokumentation av prov/moduler inom en kurs, på den tiden var man rädd för datorisering. 40 år senare kan uppgifterna i Ladok finnas tillgängliga i varje students mobiltelefon!

Ladok var det första system där samtliga institutioner lade in uppgifter som uppdaterades online i realtid. Det blev starten för en snabb utveckling och effektivisering av administrationen vid universiteten. Ladok var en föregångare och ska fortsätta att vara det.

Vilka roller har du haft inom Ladokkonsortiet?

– Jag började arbeta inom den nationella Ladokförvaltningen 1989 innan konsortiet hade bildats. Under många år var jag med i den styrgrupp som arbetade med kravställning och prioriteringar fram till 2004. I början av 00-talet fick jag ett mer formellt uppdrag att ansvara för underhållet, först på 40%, sedan 50%. När man införde en ny organisation 2004 blev jag områdesansvarig för underhåll och åtgärdshantering, ett uppdrag som jag hade så länge som gamla Ladok fanns kvar. Inom Ladok3-projektet arbetade jag med registervård och gränslandet mellan IK:n, registervård och gamla Ladok.

I nya Ladok ingår jag i gruppen med nationella administratörer och är och är också verksamhetsexpert inom Verksamhetsteam 3.

Vad är dina förväntningar på Ladok framöver?

– Att man förbättrar funktionaliteten på de områden där det finns brister, framför allt när det gäller registervård. Det måste finnas möjligheter att rätta fel på samma sätt som det fanns i gamla Ladok. Verksamhetens behov måste styra kraven.

Vad är det bästa med att arbeta inom Ladokkonsortiet?

– Det är stimulerande och roligt, man lär sig alltid något nytt. Samarbetet inom konsortiet och mellan lärosätena! Det finns en lång tradition av samarbete om studieadministration som är unik i ett internationellt perspektiv.

Är det något som är på gång just nu?

– Jag arbetar mycket med att förbättra dokumentationen om hantering av personnummer, identiteter med mera. För övrigt planerar jag att gå i pension den 1 oktober.

Hans Persson deltar på Ladokträffen den 10 april och leder diskussionerna i samtalsgrupp 2 som handlar om  personnummer, identitetshantering och kommande utveckling.

Läs mer om Ladokträffen här.