Varje torsdag klockan 13.00-14.00 hålls ett webbmöte där alla som arbetar centralt med Ladok kan diskutera med varandra och ställa frågor. Zoom-mötet arrangeras av lärosätena och Cecilia Lind, systemförvaltare för Ladok vid Karolinska institutet är en av medarrangörerna. Hon tycker att Ladokforum och Ladok-nätverket live har förbättrat kommunikationen lärosätena emellan och uppmuntrar fler att delta.

Mejllista, Ladokforum och Ladok-nätverket live. Hur fungerar kommunikationen idag mellan lärosäten?

– Mentorslistan som är en mejllista för att ställa frågor mellan lärosäten  finns kvar och det kommer vissa frågor där fortfarande, men jag tror att det är flera som väljer att ställa sina frågor i Ladokforum istället.

Ladokforum har en bredare målgrupp, men det kommer nog att ta lite tid innan alla vant sig att ställa frågor i forumet. Jag upplever att det är många som läser frågorna i forumet, men inte så många som svarar.

Ladok-nätverket live ger snabba svar på frågor och ofta sparar vi mycket tid genom att fråga varandra istället för att själv utreda frågan. Ibland finns det inte något svar på frågan, men då delar vi med oss av hur man skulle kunna lösa frågan, samt för och nackdelar med olika lösningar. Ofta resonerar vi oss gemensamt fram till en lösning eller får feedback på att man använt lösningen till en annan fråga. Diskussionen väcker ofta nya tankar och aha-upplevelser om hur vi kan lösa olika frågor.

Jag tycker att både Ladokforum och Ladok-nätverket live har förbättrat kommunikationen. Forumet är mer överskådligt än mejllistan; svaren finns samlade på ett ställe och du kan leta i tidigare trådar. Dessutom kan du läsa och skriva när det passar dig, inte när mejlet dimper ner i inkorgen.

Ladok-nätverket live ger snabbare svar på frågorna och det är lättare förklara varför man valt en viss lösning, samt för och nackdelar med lösningen. Det är svårare att förklara i skrift. Nätverket live passar den som vill diskutera och resonera.

Jag tror personligen att tröskeln att ställa frågor är lägre i nätverket live, eftersom man inte måste fundera så mycket på hur man formulerar sig.

Finns det någon koppling mellan frågorna på Ladokforum och Ladok-nätverket live?

– Ja, det kan vara så att frågorna från Ladok-forum också kommer upp i Ladok-nätverket live och diskuteras lite djupare.

Vilka är välkomna att delta på mötet?

– Alla är välkomna, men tanken är att man ska kunna svara för hur man löst frågor på det egna lärosäten och varför man valt den lösningen.

Målgruppen är de som administrerar Ladok eller processer på lärosätet, men det är inte alltid de personerna sitter centralt placerade.

Alla måste inte vara med och svara på frågor, utan det är helt ok att bara vara med och lyssna om man vill det.

När började ni att ses över webben?

– Mötena började i en annan form redan när Malmö Universitet, Högskolan i Gävle och Mälardalens Högskola gick in i nya Ladok.
Då var det möten för produktionssatta lärosäten tillsammans med Ladokkonsortiet.
Senare blev det ett möte på Skype endast för oss i verksamheten, möten som arrangerades av Mälardalens högskola, och vi har varit några som träffats i mötet regelbundet sedan våren 2018.

Vad tar ni upp på mötena?

– Alla frågor kring hur vi gör i Ladok eller rutiner utanför systemet kommer upp. Det kommer också upp frågor som rapporterats i Jira eller som har ställts i Ladokforumet.

Mötena leder även till att nya frågor rapporteras in i Jira, nu senast hur vi hanterar avlidna.

Jag vill poängtera att inga frågor är för dumma att ställa. Det är säkert fler än du som har tänkt samma fråga, men inte ställt den ännu.

Spelas mötena in och sparas anteckningar från mötet?

– Nej, mötena spelas inte in. Tanken är att det är ett forum för att ställa frågor här och nu. Alla ska känna sig bekväma med att ställa frågor. Personligen tror jag att vissa personer skulle tycka att det var svårare att ställa frågor om det spelades in.

I Skype och Adobe Connect kunde man spara anteckningar i mötesrummet, men tyvärr har vi inte fått till det i Zoom.
Vi skulle behöva en gemensam sida där man innan möte kan skriva vilka frågor man vill ta upp, men även för anteckningar under och efter mötet. Denna gång lades korta anteckningar in i den befintliga tråden i Ladok-forum.

Hur många brukar delta mötena?

– Det varierar från vecka till vecka. Nu senast var vi ca 10 personer.
Flera har uppfattat det som att mötet har upphört i och med att Ladokforumet startade, men vi ser fram emot att träffa er i Ladok-nätverket live. Välkomna på torsdag!