Stockholms universitet har nyligen börjat använda utbildningsplanering i Ladok. För att lyfta de frågor och utmaningar som kan uppstå under övergången har vi intervjuat Mia Jörstål (Tf Avdelningschef Studentavdelningen, SU) och Johanna Belzacq (Systemförvaltare, SU). Frågorna handlade om hur de hanterade införandet och vilka rekommendationer de har till de lärosäten som planerar att börja använda utbildningsplanering.

Hur har ni organiserat införandeprojektet?

”Projektet ägdes och drevs av Studentavdelningen. Vi valde att även tillsätta en delprojektledare från IT-avdelningen för att lättare kunna driva gemensamma frågor kring utveckling av nya, och anpassning av redan befintliga, integrationer mot Ladok och den lokalt utvecklade utbildningsdatabasen SISU. Vi knöt även referenspersoner från verksamheten samt arkivfunktionen till projektet.”

Vad har varit svårast?

”Det svåraste har varit att arbeta mot rörligt mål när det gäller information till verksamheten, utbildning av användare samt utveckling och anpassning av lokala integrationer.”

Har ni några tips till de lärosäten som planerar sina införanden av utbildningsplanering nu?

”Involvera berörda delar av den akademiska verksamheten såsom administratörer, studierektorer, antagningshandläggare, handläggare på fakulteterna eller motsvarande, samt IT-avdelningen och Kommunikationsavdelningen tidigt i arbetet och under hela projektet.

Kartlägg vilka processer som finns idag på lärosätet och fundera på om de ska vara desamma i Ladok eller om de ska förändras. Fundera även på om förändringar i så fall eventuellt påverkar regelverk, rutiner, roller och behörighetsprofiler samt utbildningsmallar i Ladok jämfört med hur arbetet görs idag.

Fånga tidigt upp om det finns beroenden till andra system på lärosätet, exempelvis webbkatalog eller integrationer mot Ladok som påverkas, och involvera dem vid testning med mera.”

Hur lång tid innan övergången påbörjade ni arbetet lokalt?

”Vi påbörjade en hel del av arbetet under våren 2021, medan projektet formellt startade hösten 2021 med planerat avslut november 2022. I samband med att vi blev tillfrågade om att vara det nationella projektets mållärosäte 2 förlängde vi det lokala projektet till juni 2023.”

Hur har ni organiserat stödet till användarna?

”I och med att systemförvaltningen arbetade i projektet fanns en bra grund för att ge support till användarna från början. Vi utbildade användarna under våren 2023 där fokus låg på att användarna skulle lära känna gränssnittet i Ladok och att förstå processerna genom att öva på att genomföra de olika processflöden de behöver för att skapa ny och revidera kurs/program och skapa tillfällen i Ladok. Vi har även haft informationsträffar och workshopar samt samverkat med fakulteter och antagningen.”

Vad är mottagandet av den nya lösningen i organisationen?

”Ett systembyte innebär alltid en förändring som påverkar användarnas arbetssätt men i stort sett har utbildningsplaneringen i Ladok tagits emot positivt. Flera användare har varit nyfikna och började använda utbildningsplanering från dag ett.”

Hur stor budget har ni avsatt för införandet i pengar och personalresurser?

”IT-resurser (delprojektledning och utvecklarresurser) uppgick till knappt 6.400 timmar. Studentavdelningen förstärktes med en resurs för projektledning. Projektgruppen utgjordes av de medarbetare som ingår i gruppen Systemförvaltning Ladok/SISU och arbetet inom projektet pågick parallellt med det ordinarie arbetet inom gruppen.”

Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Här kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under fjärde kvartalet 2023.

Se inspelningen här:

Eller en kortare version:

Tidigare kvartal

Se produktplanen från tidigare kvartal här.

Den sista augusti avslutades projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering. Mållärosätena är igång med Ladoks lösning och projektets mål har uppnåtts.

Läs projektets slutrapport

Fortsatt utveckling

Nu fortsätter utveckling av funktionaliteten och ni kan följa arbetet på samma sätt som för övriga delar av Ladok via Ladoks grovplanering (uppdateras löpande).

Delta gärna på kommande tematräffar och supportstugor som finns i kalendern på ladok.se. Vill du höra lite mer om arbetet med utveckla stödet för utbildningsplanering i Ladok är du välkommen att delta på supportstugan 21 september då vi inleder med kort information. Se kalenderinbjudan.

Just nu arbetar vi på Ladokkonsortiet med att ta fram en ny, förbättrad hemsida. Målet är att få till en bättre navigation så det blir enklare att hitta rätt, men även skapa en ny, fräsch design och att uppdatera innehållet på sidorna. Resultatet kommer synas här på ladok.se senare i höst.

Nu behöver vi din hjälp för att testa den nya hemsidan så att den möter de förväntningar man har som besökare. Därför bjuder vi nu in till användningstest där du får testa på den nya sidan och ge dina tankar kring hur du upplever den.

Testen genomförs digitalt i zoom under vecka 35. Räkna med att det tar ca 30-45 minuter.

Anmäl dig senast 25 augusti

Skicka en intresseanmälan till webmaster@ladok.se senast 25 augusti. Skriv gärna vilken i roll du använder Ladok (administratör, handläggare, lokal förvaltning, student etc.).

Utifrån de intresseanmälningar som kommer in kommer vi göra ett urval för att få en representativ testgrupp. Vi skickar sedan ut inbjudan.

Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Här kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under tredje kvartalet 2023.

Se inspelningen här:
https://play.ladok.se/media/0_7oj1r0lw

Eller en kortare version:
https://play.ladok.se/media/0_x49rss4z

Ladda ner power point presentationen

Den 1 juni stängde Stockholms universitet sin nuvarande utbildningsdatabas och släppte in användarna i Ladok. Det innebär också att målet med projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering uppnåtts, en stor milstolpe!

Ladokkonsortiets vidareutveckling av utbildningsplanering

Samtidigt med Stockholms universitet gick även Högskolan i Gävle igång och totalt använder nu åtta lärosäten Ladok fullt ut för utbildningsplanering.

Vidareutveckling av lösningen pågår för fullt och i början av hösten planerar Ladokkonsortiet en tematräff då vi berättar mer om kommande utveckling. Flera av er väntar på svar om det kommer stöd för att hantera personkopplingar. Vi har utrett frågan och under hösten kommer vi att bygga stöd för att lägga in personkopplingar på program och kurs för att visa upp informationen på webben, samt föra den vidare till andra stödsystem, som tex Canvas. Det kommer finnas tre nationella roller: examinator, utbildningsansvarig och utbildningsadministratör. Lärosätena kommer dessutom kunna lägga upp egna lokala roller som kan visas på webben.

Stockholms universitets övergång

Så här skriver Stockholms universitet själva om övergången: Det har varit ett spännande och intensivt arbete med att ersätta vår egenbyggda utbildningsdatabas och gå in i Ladoks lösning. Vi har ständigt jobbat mot rörligt mål där funktioner vi från början trott skulle behöva hanteras utanför Ladok har hunnits med att utvecklas i Ladok. Till exempel möjlighet att med hjälp av lokala attribut styra vilka utbildningar och tillfällen som ska visas i webbkatalogen samt märka utbildningar med ämnen för kategorisering i webbkatalogen.

Samtliga processtyper inom utbildningsplanering används vid SU och i skrivande stund har 449 processer av olika slag startats upp av våra användare sedan vi slog på funktionaliteten i Ladok. Vi har arbetat mycket med våra utbildningsmallar och processkonfigurationerna samt lagt ned mycket tid på att testa igenom alla processer för att det skulle fungera så bra som möjligt från start.

Nu återstår att bygga stöd för visning på webben av planer och litteraturlistor som skapats i Ladok. För att minimera onödig administration bygger vi även automatiseringar utanför Ladok som berikar tillfällen med information så som: tillfälleskod, webbadress och studieavgifter. Vi kommer även att hantera de planer och litteraturlistor som skapats i vår egenbyggda utbildningsdatabas.

Trevlig sommar!

Under våren har en ny hantering av studieavgifter införts i Ladok. Det innebär exempelvis att fakturor kan skickas direkt från Ladok, mycket kan masshanteras och att studenterna kan se information om studieavgifter i Ladok för studenter.

Funktionaliteten har varit efterlängtad, så här säger Anette Pettersson (Lokal kontaktperson, Högskolan i Skövde): ”De personer på högskolan som är involverade i studieavgiftshanteringen har länge sett fram mot att kunna börja använda den nya funktionaliteten i Ladok, därför var alla positiva och ivriga att få börja använda funktionaliteten så snabbt som möjligt.”

I höstens första antagningsomgångar (de internationella antagningsomgångarna, IKHT23 och MASTERHT23, samt vidareutbildning för yrkesverksamma, VIFYHT23) har 19 lärosäten börjat använda den nya studieavgiftshanteringen. Vissa använder det på hela sitt utbud medan andra använder det på några få utbildningstillfällen.

Mälardalens universitet är ett av de lärosäten som använder den nya hanteringen på hela sitt utbud. ”Det har gått alldeles lysande, vår handläggare är lyrisk! Funktionerna fungerar strålande, men det finns utvecklingspotential med små småjusteringar.”, så svarar Camilla Gustafsson (Lokal kontaktperson, Mälardalens universitet) på frågan hur deras införande har gått.

Inför höstterminen har strax över 7 300 fakturor skickats ut från Ladok, med ett totalt belopp av 440 miljoner kronor. Blickar man framåt i tiden på alla fakturor som skapats för de antagna programstudenterna så är det totalt 38 000 fakturor som väntar på att skickas ut de kommande terminerna, till ett värde av 2,3 miljarder kronor.

Samarbete – en nyckel till framgång

Gemensamt för både Mdu och HS är att de tidigt involverat personer från olika avdelningar och att de har förändrat arbetsfördelningen.

”Alla inblandade har varit med i processen från början. Vi har samarbetat kring framtagning av processen och tillsammans kommit fram till vilken funktion som ska ta ansvar för de olika delarna. Fördelningen som vi kom fram till är att ekonomiavdelning tar hand om allt som har med inbetalningar att göra medans antagningen aktiverar utbildningstillfällen samt skickar fakturor.” säger Anette Pettersson (HS). Hon förklarar att: ”Vår ekonomiavdelning är med i processen på ett nytt sätt då de numera är inne i Ladok och arbetar med hanteringen. De ser stora fördelar med att få möjlighet att arbeta i samma system och se samma information som antagningen. Alla inblandade ser administrationsvinster då vi har kunnat ta bort flera steg i administrationen och därmed effektiviserat processen. Exempelvis har manuella utskick av fakturor och bekräftelser på betalning kunnat tagits bort. Hos oss lägger ekonomiavdelningen in betalningar i Ladok vilket gör att det blir kortare ledtid för exempelvis bekräftelse på betalning. En stor del av informationen som har skickats mellan avdelningarna behöver inte längre skickas.”

Även ekonomerna på Mdu arbetar nu direkt i Ladok: ”Införandet vid Mdu har förändrat arbetsprocesserna mellan antagningen och ekonomisektionen. Nu är det våra ekonomihandläggare som lägger in betalningarna i Ladok, tidigare har studieavgiftshandläggaren lagt in betalningarna.” säger Camilla Gustafsson.

Samarbete var också ett ledord under deras testning av den nya hanteringen. För att se till så att allt fungerade som det skulle lade de upp sig själva som studieavgiftsskyldiga studenter och testade sedan olika fall tillsammans. På så sätt kunde de både testa funktionaliteten i Ladok och de interna processerna.

Nytt även för studenterna

En stor nyhet i den nya hanteringen är att studenterna kan se sina fakturor och betalningsbekräftelser direkt i Ladok.

”Ur studentperspektiv ser vi också en stor förbättring då de får översikt över sina fakturor och betalningar, vilket också gynnar och minskar vår administration. Än så länge har det varit lugnt, studenterna verkar ha förstått hur de ska göra. Någon enstaka har hört av sig angående om betalning har kommit in, men inte mer än normalt snarare mindre.” säger Anette Pettersson (HS).

Eftersom den nya studieavgiftshanteringen bara kan användas för studenter som antas från och med HT23 så kommer studenterna antagna innan dess att fortsatt få information om deras studieavgifter utanför Ladok.

Det har man märkt av på Mdu, så här beskriver Camilla Gustafsson det: ”Första gången ser vi som ett lärande. Inför framtiden får vi titta över och se om vi behöver förändra och förtydliga för studenter. Eftersom vi har två studentgrupper, nya och gamla hanteringen, så har vi fått många frågor rörande var de hittar sina fakturor och betalningsbekräftelser.”.

Tjuvkik på första utskicket

För att få se hur funktionaliteten i Ladok står sig i verkligheten ville teamet som utvecklat den nya studieavgiftshanteringen vara med och tjuvkika på lärosätenas första hantering i skarpt läge.  Några av lärosätena som skulle börja använda den nya studieavgiftshanteringen fick därför frågan om att låta delar av teamet vara med när det första utskicket gjordes och när de första betalningarna lades in.

Så här säger Moa Trygg (användbarhetsexpert, Ladokkonsortiet) som var en av de som deltog: ”Jag skulle säga att överlag gick det väldigt bra och lärosätena var väldigt glada över både funktionaliteten och att vi var med när fakturorna skickades ut. Då kunde de ställa frågor direkt till oss.”.

Förutom att stötta upp och svara på frågor kunde teamet också få in feedback på funktionaliteten. Moa Trygg berättar: ”Lärosätena uppskattade framförallt att kunna masshantera fakturorna, istället för att hantera dem en och en som tidigare. Vi fick också positiva reaktioner på lite mer specifika funktioner, som att kunna söka fram flera referensnummer vid betalning och att det går att söka på anmälningsnummer (några studenter anger detta som referens till deras betalning istället för referensnummer). Något vi tog med oss var behovet av en funktion för att masshantera ändring av sista betalningsdag.”.

Mer information

Här finns mer information om den nya studieavgiftshanteringen: https://ladok.se/ladok/studieavgifter.