Ladok

2023-03-17

Ladokträffen hålls en gång per år och riktar sig till lokala kontaktpersoner, lokal Ladok-förvaltning och för dig som jobbar med support och utbildning om Ladok. I år hålls träffen digitalt, och ingen anmälan krävs.

Vid Ladokträffen informerar vi om utveckling, verksamhetsstöd till lärosäten och frågor som rör support och drift. En del av mötestiden är tänkt att användas för erfarenhetsutbyte mellan deltagarna från olika lärosäten.

Nu är agendan för träffen klar

  • 9:30- 09:50 Konsortiechef Mauritz Danielsson hälsar välkommen och övergripande info.
  • 9: 50- 10:10 IT-säkerhetsrevision Staffan Ekstedt
  • 10:10 – 10:30 Omvärldsspaning Tor Fridell
  • 10:30 – 10:50 Fika och mingel i breakoutrooms
  • 10:50 – 11:10 Bak och Framgrund Mattias Renehed
  • 11:10 – 11:30 Utbildningsplanering Team 5
  • 11:30 – 11:50 Användarstöd kommande utveckling Klara Nordström och Moa Eriksson

Tid och plats

Dag:   29 mars
Tid:   
09:30-12:00
Plats:
https://mau-se.zoom.us/j/65365716943

Önskemål

Om ni har önskemål om frågor som ni vill få information om eller ta upp i gruppdiskussionerna, mejla till info@ladok.se.

Välkomna!

2023-02-16

Glädjande nyheter, nu har Stockholms universitet lanserat etapp 1 av gemensamt stöd för utbildningsplanering från Ladok. Lanseringen var mycket lyckad och allt har fungerat smärtfritt. Det innebär att Stockholms universitet har ändrat hur informationsflödet av utbildningsinformation fungerar.

I detta första steg fortsätter användare att arbeta i det egenbyggda verktyget SISU. Men de system som tidigare hämtade information från SISU hämtar informationen från den nybyggda applikationen Albatross. Albatross hämtar i sin tur sin information från SISU, Ladok och NyA.

Motiveringen att göra denna tekniska lansering i bakgrunden är för att minimera påverkan för användaren samtidigt som tidsperioden för att testa det nya flödet förlängs. Det ger lärosätet en betydligt längre period där det är möjligt att säkra att allt från tekniken i bakgrunden till användarvänlighet kan optimeras.

I början av juni planeras skiftet där användare kommer att börja använda Ladok för utbildningsplanering. Vissa funktioner som inte stöds av Ladok behöver utföras i Albatross, det stödet byggs under våren. När informationen om nya utbildningar för vårterminen 2024 publiceras kommer det att göras från Ladok och Albatross.

 

SUs bild av system och integrationer
Stockholms universitets bild av system och integrationer

Avveckling av SISU planeras från vårterminen 2024.

2023-02-08

Ladokkonsortiet arbetar med olika former av användarstudier för att förstå användaren och dess behov. Det är en viktig hörnsten i arbetet som görs när ny funktionalitet utvecklas. Det är också en chans för användaren att påverka hur Ladok ser ut och fungerar. Dessutom så berättar många användare att de lär sig mer om befintliga funktioner i Ladok genom användarstudierna.

En användarstudie kan se ut på olika sätt beroende på vad utvecklingsteamet behöver få reda på. Behöver vi förstå hur man arbetar idag och vilka problem en användare stöter på kan en öppen intervju vara en bra form, medan ett användningstest där användaren får utföra uppgifter i en prototyp kan vara passande när man kommit längre i arbetet och vill testa sina idéer. Det vanligaste är att studien görs i ett digitalt möte, vilket gör det enkelt att träffa användare från olika delar av landet. Vi skickar även ut enkäter för att få en övergripande uppfattning av hur många användare ställer sig i specifika frågor. Inbjudan till användarstudier skickas till lärosätets lokala kontaktpersoner på de lärosäten som vi vill göra användarstudier hos, de sprider i sin tur inbjudan till personer vars arbetsuppgifter är relevanta för studien. 

191 användarstudier 2022

Förra året genomförde Ladokkonsortiet totalt 191 användarsessioner. Av dessa var 146 användningstester där användaren fick lösa uppgifter i en prototyp eller i Ladok. 45 var intervjuer med användare. Genom dessa kvalitativa studier har vi fått en djupare förståelse för Ladoks användare. För att bekräfta slutsatserna från dessa studier på ett mer kvantitativt sätt skickade vi även ut 6 enkäter, där fler användare fick en chans att medverka.

Anders Stenebo, användbarhetsexpert, berättar: ”Vi är fler användbarhetsexperter som arbetar med användningstester och -intervjuer nu. Vi har mer än fördubblat antalet personer som jobbar med det, bara under de två senaste åren. I och med det så har antalet användarkontakter ökat markant jämfört med för bara några år sedan.”

Vad kan vi förvänta oss 2023?

Arbetet med användarstudier fortsätter under det kommande året. 

Anders Stenebo, användbarhetsexpert, säger så här om 2023: ”Jag tror att 2022 var ett speciellt år eftersom Ladok arbetade med nyutveckling av stöd för studieavgifter, utbildningsplanering och individuell studieplan för doktorander. Det är stora utvecklingsområden där vi haft behov av att träffa användare för att lära oss mer om deras behov och förväntningar. Jag tror inte vi kommer att intervjua lika många under 2023. Däremot kommer vi att följa upp det vi levererar under året, så att vi kan förbättra användbarheten ytterligare. Förmodligen kommer användarkontakten vara på samma nivå, kanske lite högre 2023.”

Under året är det också möjligt att vi får ett nytt sätt att få in återkoppling om Ladok. Just nu testas på ett ett nytt sätt skapa aktivitetstillfällen på ett antal lärosäten, i det testet ingår också en ny funktion för att ge återkoppling direkt i systemet. Användaren kan då betygssätta och skriva en kommentar direkt på sidan man arbetar på i Ladok. På så sätt kan de snabbt och enkelt ge återkoppling till oss. Om vi kommer ser mer av funktionen under 2023 återstår att se, den testas och utvärderas fortfarande.

Poddavsnitt om användarstudier

Är du nyfiken på hur arbetet med användarstudier går till? Då finns två avsnitt av Ladokpodden som du kan lyssna på:

  • I avsnitt 7 beskriver Anna Nylander, användbarhetsexpert, hur kontakten med användarna ser ut och vad vi använder studierna till.
  • I avsnitt 8 berättar Anna Nylander mer konkret om hur användarstudierna gick till under utvecklingen av aktivitetstillfällen.

Länk till Ladokpodden

2023-01-26

Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Här kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under första kvartalet 2023.

Se inspelningen här:
https://play.konstfack.se/media/PBL%2023Q1_externpresentation/0_hx5bnogx

Eller en kortare version:
https://play.konstfack.se/media/PBL%2023Q1_snabbpresentation/0_5gxv9gdb

2022-12-07

Ett av våra utvecklingsteam har under en tid arbetat med att ta fram ett förbättrat stöd för att hantera studieavgifter i Ladok, och nu börjar funktionaliteten bli färdig för att testas av lärosätena. Först ut att använda den nya studieavgiftshanteringen blir pilotlärosätet Karolinska institutet som kommer att testa den nya hanteringen på en liten antagningsomgång innan funktionaliteten släpps till samtliga lärosäten.

Arbetet med studieavgifter har sin grund i ITCF:s (Sveriges universitet och högskolors IT-chefsforum) utredning från 2021. De övergripande målet för den nya hanteringen är att digitalisera och förenkla handläggningen och därmed minska behovet av manuell hantering. Elisabeth Larsson, verksamhetsexpert i konsortiet, ansvarar för att driva arbetet framåt och göra prioriteringar av vad som ska utvecklas. Så här beskriver hon det förbättrade stödet: ”Det är i den manuella hanteringen som det riskerar att bli fel, framför allt när samma moment måste upprepas flera gånger. Förhoppningen är att rättssäkerheten i handläggningen ska öka när risken att göra fel minskar.”

Fokus för arbetet är handläggningen av studieavgifter, samt att ge studenterna bättre möjligheter att få överblick över sina studieavgiftsbetalningar och fakturor. Däremot kommer inte Ladok att hantera inbetalningar i original, ansökan och handläggning av stipendier eller generellt stöd för prissättning. Tanken är att Ladoks nya studieavgiftshantering ska fungera som ett nav där information om studieavgifter samlas, men det är inte tänkt att fungera som ett ekonomisystem.

Automatisering, digitalisering och masshantering underlättar för handläggaren

En av de största, och mest efterlängtade, förbättringarna med den nya hanteringen är att den kommer göra det möjligt att hantera flera samtidigt. Bland annat gäller det utskick av fakturor, inläggning av många återbud och uppgifter om betalningar.

En annan fördel med den nya hanteringen är att den underlättar för handläggaren genom att automatiskt skapa fakturor för alla terminer på ett program redan när studenten antas. Sista betalningsdag och summan som ska betalas in genereras automatiskt.  Elisabeth beskriver: ”Att alla fakturor skapas automatiskt i samband med antagning tror vi kan underlätta för både student och handläggare, till exempel skapas alla fyra terminsfakturor automatiskt när en student antas till ett tvåårigt masterprogram, men kan redigeras och skickas ut när det är lämpligt.”

Ytterligare en hjälp för handläggaren är att det kommer att synas i översikten för studentens fakturor om det sker någon förändring i studierna som också rör studieavgiftshanteringen. Elisabeth Larsson berättar: ”Vi har byggt funktionaliteten för att handläggaren enkelt ska kunna följa SUHF:s rekommendationer gällande studieavgifter. Ladok kommer att flagga när det finns något av vikt som handläggaren behöver veta, som till exempel att det har lagts in återbud/avbrott eller att en kurs har flyttats ut ur program och lagts som fristående.”

Förbättring även för studenterna

Även studenterna kommer att märka en hel del förändringar om lärosätet väljer att införa den nya hanteringen. Vid antagning kommer ett välkomstmejl att skickas till studenten med uppmaning att logga in i Ladok för studenter. I Ladok kommer studenten se totalkostnaden för den sökta utbildningen, sina fakturor och betalningar under en egen rubrik. Det kommer också att vara möjligt för studenten att ladda hem sina fakturor och bekräftelser på sina betalningar. Om studenten inte betalar kommer dessutom ett påminnelsemejl att skickas. Tanken är att studenten ska få bättre överblick över sina studieavgifter och ha uppgifterna samlade på ett ställe, men också att det ska bli lättare att kommunicera med studenterna kring studieavgifterna.

Det kommer också bli lättare för studenter som betalar studieavgift att bli omregistrerade på kurser. I den nya hanteringen är betalningen kopplad till kurs, inte kurstillfälle som tidigare. Det innebär att studenten kan registreras på ett annat kurstillfälle för samma kurs utan att avgiften behöver hanteras, vilket i sin tur bör leda till snabbare hantering av den typen av ärenden.

Mer information och möjlighet att testa under våren

Pilottestet på Karolinska institutet pågår under december och januari, och funktionaliteten kommer att förbättras under arbetets gång. I början av 2023 kommer konsortiet att hålla tematräffar och supportstugor för intresserade på lärosäten, där det finns möjlighet att få mer information och ställa frågor. Från slutet av januari kommer alla lärosäten också att kunna testa funktionaliteten i sin testmiljö. Funktionaliteten ska vara redo att användas till i vårens arbete med de internationella antagningsomgångarna inför höstterminen 2023, men det kommer att vara upp till varje lärosäte att bestämma om de vill använda den då.

Vad kan då lärosätena göra för att förbereda sig för övergången till den nya studieavgiftshanteringen? Elisabeth Larsson kommer med följande tips: ”Förutom att testa funktionaliteten i testmiljön så är det viktigaste att samordna sina processer och se över kommunikationsvägarna inom lärosätet. Lärosätet behöver också fatta beslut om hur informationen om betalningar ska komma från ekonomisystemet till Ladok, och information från Ladok om att fakturor har skickats ut. Annars är tipset att komma på våra tematräffar där vi kommer att ge mer konkreta råd om saker att tänka på”.

2022-11-29

Under 2022 har Ladokkonsortiet börjat arbeta mer fokuserat med användarstöd. Bakgrunden är att det i användarkontakter har kommit fram att det är svårt för våra användare att hitta och förstå hur de ska använda både ny och gammal funktionalitet som skulle kunna underlätta arbetet. Det har också kommit signaler från lärosätenas egen Ladoksupport om att det är svårt att nå ut till användarna med information om nyheter och tips. Tanken bakom arbetet med användarstöd är att Ladokkonsortiet ska ta ett större ansvar än tidigare för att hjälpa användarna få så mycket nytta av Ladok som möjligt. Arbetet smög igång under sommaren och hösten i och med lanseringen av sidhjälp i systemet och Ladokpodden. Det har släppts åtta poddavsnitt under 2022, som behandlar allt ifrån hur Ladokkonsortiet styrs till praktiska tips om hur du kan använda systemet mer effektivt.

En viktig del i uppstarten av arbetet skedde på NUAK i oktober 2022, då konsortiets medarbetare Klara Nordström och Moa Eriksson höll i ett interaktivt pass om användarstöd på NUAK. Huvudsyftet var att ha en dialog med deltagarna om användarstöd och att berätta mer om konsortiets tankar kring hur användarna ska få bättre stöd. Ett hundratal personer deltog och svarade på frågor kring sitt eget systemanvändande och syn på användarstöd.

Efter en inledande frågeomgång var det tydligt att i princip samtliga närvarande arbetade i Ladok dagligen, själva arbetade med någon typ stöd till användare och hade kommit till passet för att utbyta erfarenheter och lära sig mer om Ladok. En fråga om hur de själva arbetar med stöd till användare visar att videomöte är vanligt vid sidan av telefonsupport, manualer, utbildningar och framför allt mejlkontakt. Kanske är det en positiv lärdom efter pandemin som lever kvar? Deltagarna på passet fick också en fråga vad de lägger för betydelse i ordet ”användarstöd”. Här nämns allt ifrån skriftligt material och support mer känslobaserade svar om trygghet och guidning. Flera nämnde också hjälp, exempelvis skrev en deltagare: ”Hjälpa användare att göra rätt och förstå möjligheterna med systemet”.

Som en sista fråga på passet fick deltagarna svara på en fråga om hur de hoppas att Ladoks framtida användarstöd ska se ut. Här hade deltagarna idéer om allt ifrån AI-stöd till mer nationellt material som kan anpassas lokalt. Ett återkommande förslag var tanken om inbyggt stöd i systemet och möjligheten till support via chatt. Under 2023 kommer arbetet med användarstöd att trappas upp, bland annat genom att mer personalresurser avsätts inom konsortiet för att kunna prioritera dessa frågor tillsammans med lärosätenas personal.

2022-12-09

Torsdagen den 15 december hölls Ladokinformation – ett informations- och frågemöte som hålls en gång på våren och en gång på hösten.

Träffen hölls i zoom. Inspelning finns här: https://ladok.se/moten/ladokinformation

På agendan:

  • Från konsortiets extrastämma 13 december (Mauritz Danielsson)
  • Lärosätesbesök (Mauritz Danielsson)
  • Pågående utveckling av Ladok (Magnus Mörck)
  • Studieavgifter (Elisabeth Larsson)
  • ISP (Katja Taavo)
  • Digital examen (Anna Sandberg Telléus)
  • Införande av utbildningsplanering (Malin Zingmark)
  • Mellanlagring (Mattias Sällström)
  • IT-säkerhetsrevision (Staffan Ekstedt)
2022-11-18

Samverkansgruppen för Ladok utgör ett viktigt stöd i utvecklingen och förbättringen av Ladoks tjänster. Den är ett nav för samverkan mellan konsortiet och lärosätena.

Frågor som behandlas är hantering av information om större förändringar i systemet, annan information till lärosätena, förankring av vissa lösningsförslag, förändringskrav och förslag till kommande förändringar till produkten.

Gruppen består av lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner där hälften av deltagarna byts ut varje år.

Från och med 2023 är följande representanter för lärosätena nya i gruppen:

  • Camilla Jönsson, Lunds universitet
  • Thomas Arnqvist, Uppsala universitet
  • Johanna Isaksson, Högskolan i Jönköping
  • Fredrike Wagnsgård, Linköpings universitet
2022-11-16

Årets nationella utbildningsadministrativa konferens (NUAK) genomfördes 26-27 oktober, som vanligt arrangerad av Ladokkonsortiet tillsammans med Universitets- och högskolerådet (UHR). Under de två dagarna hölls pass för att inspirera och informera i frågor som rör antagning, studiedokumentation och examen.

Totalt hölls 16 programpunkter, varav 5 specifikt om Ladok. Uppemot 300 personer deltog på de mest välbesökta passen. Under dagarna hölls flera dragningar parallellt där deltagarna kunde fördjupa sig i olika ämnen, vilket var mycket uppskattat av deltagarna. Efter NUAK gjordes en utvärdering där deltagarna kunde ge återkoppling på vad man tyckte om konferensen. Några kommenterade där att man ville gå på pass som gavs samtidigt, och föreslog t.ex. inspelning eller att hålla NUAK under fler dagar så passen inte hölls parallellt. Särskilt uppskattade deltagarna dragningen om rättshaveristiskt beteende (Jakob Carlander) och Överklagandenämnden för högskolans (ÖNH) två pass som uppfattades som väldigt intressanta och givande.

Precis som under förra årets NUAK var passet om utbildningsplanering i Ladok ett av de mest populära. I år hölls passet av Annica Kaljevic och Mattias Öredal (Sveriges lantbruksuniversitet) som berättade om sina erfarenheter kring införandet av nya Utbildningsplanering. En viktig sak de ville framföra var ”Det är mycket jobb men det är enklare än man tror och att man inte behöver vara orolig för att gå över.” de tillägger också att ”Många är intresserade. Att få ett gemensamt system för hantering av utbildningsplanering har varit på tal i 15 år. Att vi nu äntligen är där är positivt!”.

I år var andra året som NUAK hölls helt digitalt. En stor skillnad mot när konferensen hölls fysiskt är att antalet deltagare nästan dubblerats, på årets NUAK var närmare 1000 deltagare anmälda.  Det är många som uppskattar att konferensen hålls digitalt. Anette Karlsson (Högskolan i Väst) har deltagit i NUAK både när det hållits fysiskt på plats och när det hållits digitalt. Hon säger så här: ”Jag tycker att det funkar ypperligt med digitalt format på denna konferens när det är så många deltagare. Det blir väldigt lättillgängligt och jag som inte tycker om att resa i tjänsten slipper.”. Även i utvärderingen märks det att många uppskattar att kunna delta digitalt, man uppskattar flexibiliteten det för med sig. Man önskar dock mer möjlighet till interaktion mellan deltagarna. Några exempel är önskemål om att kunna ha längre frågestunder efter passen med möjlighet till att ha samtal med deltagare och presentatör. En annan tydlig förändring är att det är en bredare målgrupp som kan delta i NUAK när det hålls digitalt. Nu ryms både expertanvändare och administratörer som inte gått på NUAK tidigare. Man önskar därför en tydlighet i vem programpunkten riktar sig till, så att man går på pass som är relevanta för en själv.

Planeringen av nästa års NUAK drar igång på allvar i början av 2023. Precis som inför årets konferens kommer man både hämta förslag från den utvärdering som gjordes efter årets NUAK och från vilka frågor det är som är aktuella hösten 2023.

På frågan om hur NUAK kommer se ut i framtiden svarar Mauritz Danielsson (konsortiechef på Ladokkonsoritet): ”Jag tror att vi kan använda NUAK till att lyfta blicken. Att ställa oss frågan vad är det som börjar vara mer övergripande och vad berör alla de studieadministrativa processerna. Vi på Ladokkonsortiet har redan flera forum att nå ut med funktionalitet och information om systemet. Genom att lyfta blicken kan vi få ett forum där vi kan lyfta de större frågorna som vi har gemensamt, vi kan se vad som är på gång på längre sikt.”

Presentationer

Presentationer från årets NUAK hittar du här: https://www.uhr.se/om-uhr/Konferenser/genomforda-konferenser/nuak-2022/