För en tid sen skickades en enkät ut till användare av uppföljningsdatabasen. Där fick de svara på frågor om deras behov av stöd. Enkäten är ett led i arbetet att säkerställa att vi arbetar med rätt saker inom utvecklingen av Ladok.

Vad var syftet med enkäten?

– Syftet med enkäten var få veta mer om hur man använder uppföljningsdatabasen och vilka eventuella svårigheter som man upplever. Detta för att ta fram lämpligt stöd för användandet, det vill säga hitta förbättringsområden. Vi var också intresserade av på vilket sätt lärosätena använde uppföljningsdatabasen och vilket utbildningsbehov som fanns. Konsortiet har haft några utbildningar och frågan är aktuell igen, säger Jan Johansson och Katja Taavo som håller i enkäten.

Vilka har svarat på enkäten?

Vi undersökte först vilka lärosäten som har uppkoppling mot uppföljningsdatabasen. Sen fick vi hjälp av de lokala kontaktpersonerna att hitta de som ställer SQL-frågor mot uppföljningsdatabasen . Svarsfrekvensen var hög, hela 80 procent. Det gör att vi med säkerhet kan säga vad lärosätena tycker. Drygt 60 procent av de tillfrågade jobbade på central förvaltning och knappt 40 procent i verksamheten.  

Kan ni dra någon slutsats av enkäten? 

Vi fick svar från både sällananvändare och dagliganvändare och det vi kan se tydligt är att båda grupperna upplever problem med uppkoppling mot databasen.

Sällananvändare önskar i större omfattning mer hjälp med hur de ska skriva frågorna och de vill också ha möjlighet att beställa frågorna från konsortiet.  Båda grupperna önskar dessutom mer hjälp med att skriva SQL-frågor. Det framkommer också att de har svårt att förstå hur vissa IO/BI hänger ihop. Ca 40 procent är inte nöjda med dokumentation. Hälften använder Squirrel och hälften andra verktyg  som Razor eller Dbeaver.

Vi vill också rikta ett stort tack till alla som tog sig tid till att svara på enkäten.

Vi välkomnar nya deltagare i Samverkansgruppen för Ladok (fd Prioriteringsrådet)

• Johan Olofsson, Kungliga tekniska högskolan
• Mari Sandin, Örebro universitet
• Tor Fridell, Linköpings universitet
• Anette Pettersson, Högskolan i Skövde
• Erik Ångman, Umeå universitet

De nya medlemmarna sitter med i gruppen under 2021-2022.

Följande medlemmar har suttit med i gruppen under 2020 och sitter kvar under 2021:

• Karim Andersson, Lunds universitet
• Håkan Fasth, Högskolan i Halmstad
• Gun Wallius, Göteborgs universitet

Samverkansgruppen är ett nav för samverkan mellan konsortiet och lärosätena. Frågor som behandlas är hantering av information om större förändringar i systemet, annan information till lärosätena, förankring av vissa lösningsförslag, förändringskrav och förslag till kommande verksamhetsplan samt större förändringar i produktplanen. Läs mer här.

Styrelsen beslutade om verksamhetsplan och budget för 2021 på sitt styrelsemöte den 24 november.

Verksamhetplanen har utformats med stöd i Ladoks strategi och arbetet bygger dels på input från lärosätena och olika användargrupper, dels på vad vi inom konsortiet ser behöver utvecklas så att systemet fungerar ännu bättre framöver.

Under våra styrdokument kan du läsa verksamhetsplanen för nästa år.

Dagens läge gör det svårt att träffas och utbyta erfarenheter som vanligt. När årets upplaga av NUAK ställdes in bestämde Tina Hillerborn Högskolan Väst, Ylva Sundmark Högskolan Dalarna och Ulrika Seydler Linnéuniversitetet att hitta en annan lösning. Ett digitalt möte.

Tisdagen den 17 november ordnade de en digital examensdag via zoom för landets examenshandläggare. När inbjudan gick ut till lärosätena var responsen enbart positiv och många såg en möjlighet att byta erfarenheter med kollegor från andra universitet och högskolor. Det kom in strax över 200 anmälningar till träffen.

Dagen innehöll flera olika spår. Det fanns möjlighet att delta på föreläsningar, men också tillfällen att prata i mindre grupper kring aktuella ämnen. Delar av information passade även för andra personalkategorier, till exempel antagningshandläggare, studievägledare och avdelningschefer, som också bjöds in till mötet.

Digitala möten gör tillgängligheten mycket större och fler personalgrupper kan delta på ett enkelt sätt. Öppna föreläsningar gjorde det möjligt att komma och gå under dagen och endast delta på utvalda pass.

Under dagen bjöds föreläsare från flera organisationer in. Marie Stern Wärn från UKÄ pratade om nyheter från överklagandenämnden, beslut som gäller examen och tillgodoräknanden. Leo Bergman och Madeleine Roghult från Skolverket pratade om Utmaningar vid bedömning av lärarlegitimationer. Från UHR kom Erik Johansson och berättade om hur arbetet med att upptäcka förfalskningar går till.

I temadiskussioner delade deltagarna upp sig i breakout-rooms och man kunde fritt välja det område som kändes mest intressant.  Ämnena som diskuterades var

• Tillgodoräknande av reell kompetens
• Universitetsöverskridande önskemål till Ladok
• Förbrukade poäng
• Kursbevis
• Delkurser i examen

Representanter från lärosätena Högskolan i Halmstad, Karlstads universitet och Stockholms universitet presenterade gemensamt sina erfarenheter av att arbeta med ansökan om tillgodoräknande i Ladok, fördelar och utmaningar i handläggningen och hur de ser på fortsatt utveckling av systemet.

Det fanns även ett Öppet forum där frågor som har skickats in i förväg behandlades.

Citat från deltagare om dagen: 

”Funktionalitet och uppdateringar i Ladok är alltid välkomna samtalsämnen”

”Jag tycker att det var en väldigt väldigt bra dag. Bra innehåll och upplägg men också svårt att välja mötesrum då man ville vara med i flera. Kanske kan man ha samma pass på olika tider så att man kan delta i flera. Bra om det inte är för många deltagare i varje rum, blir bättre diskussion”. 

”Personligen tycker jag att det digitala formatet är bättre eftersom fler har möjlighet att delta beroende på att man inte behöver räkna på kostnader för resa och boende. Visserligen tappar man den sociala dimensionen men det digitala formatet funkar bättre på 2020-talet”.

”Upplägget var mycket bra och mycket variation i tema – man lärde sig mycket och fick bra utbyte med sina nationella kollegor.”

”Alltid bra med Marie Stern Wärns närvaro/föredrag tycker jag. Sen en stund öppet forum där kortare i förväg inskickade frågor tas upp”

Ett av målen i Ladokkonsortiets verksamhetsplan för 2020 är att identifiera behoven kring utbildningssamarbeten då funktionaliteten behöver utökas. I september samlades representanter från ett antal lärosäten för att få en bild av behoven. Flera av de behov som kom fram har även framförts i andra processer, exempelvis för utbildning på forskarnivå. De behov som lyftes fram för hantering av utbildningssamarbeten var:

Utannonsering

För anmälningsalternativ som berör flera lärosäten, men där ett lärosäte ansvarar för administrationen, behöver det framgå för de sökande att utbildningen ges i samarbete mellan flera lärosäten. Behovet framförs till UHR.

Antagning

Samtliga berörda lärosäten behöver information om studenters antagning till samarbetstillfället och uppgifter kring studenterna, bland annat studieavgiftsskyldighet. Informationen ska kunna tas emot av Ladok från NyA. Behovet framförs till UHR.

Deltagande

Att studenten deltar i utbildningssamarbete behöver framgå på samtliga berörda lärosäten, inte bara på det lärosätet där aktuellt kurstillfällesdeltagande finns.

Resultat

Medrättande lärare som inte finns vid lärosätet behöver kunna dokumenteras.

Examen

Man önskar en digital process för hela handläggningen av examen som ska utfärdas gemensamt av två eller flera svenska lärosäten. Det finns behov att hämta in utländska meriter direkt i Ladok som underlag för tillgodoräknande. Hantering av ärenden behöver stödja process för gemensam examen. Underlätta för handläggare att ta fram underlag för beslut.

Intyg

Det ska kunna framgå att utbildningen sker inom ett samarbete.

Utdata/Uppföljning

I alla relevanta vyer ska det framgå att ett utbildningstillfälle avser ett utbildningssamarbete och att en student deltar i ett sådant tillfälle. Det ska gå att ta fram vilka utbildningssamarbeten lärosätet medverkar i. Information om gemensam examen ska framgå i utdata och uppföljning.

Grunddata

Dela upp grunddata för lärosätes interna samarbeten respektive samarbeten mellan lärosäten. Det ska gå att ta fram vilka utbildningssamarbeten lärosätet medverkar i.

Tvärfunktionellt

Tillgång till övriga medverkande lärosätens information rörande ett utbildningssamarbete och dess deltagare. Hantera ärenden gemensamt mellan lärosäten.

Dokumentation/vägledning

Beskrivning av hur Ladok kan användas för att hantera utbildningssamarbeten.

Under 2021 kommer utveckling att ske för att förbättra stödet för utbildningssamarbeten, även om inte alla punkter ovan kommer att hinnas med. De områden som ligger först i prioriteringen är deltagande, intyg och dokumentation. Förbättringar inom examen, utdata och uppföljning är också högt prioriterade.

Under 2020 har universitets- och högskolesektorn fått utökat uppdrag och tilldelats extra utbildningsplatser med anledning av pandemin. Lärosätena har framfört frågor om ladokkonsortiet gör några speciella insatser eller ser att något behöver utvecklas för att stötta lärosätenas hantering av det.

SUHF kommer att hålla två seminarier i frågan under hösten. Vid det första seminariet gavs en introduktion och aktuell lägesbild där planeringschefsnätverket vid universiteten gavs möjlighet att diskuterar olika tolkningar och lösningar.  På kommande seminarium kommer mer konkreta tips på olika sätt att avräkna medlen, beroende på de olika förutsättningar som finns vid lärosätena. Representanter från ladokkonsortiet kommer att delta på båda seminarierna.

Ladokkonsortiet följer frågan och avvaktar det arbete som pågår inom SUHF samt vad som kommer att stå i Regleringsbrevet. Först efter det andra seminariet som kommer att hållas i  vecka 48 blir det mer tydligt om ladokkonsortiet behöver utveckla något eller se på andra åtgärder.