Ladok

2021-11-10

 

Hej Magnus!

Du har nu varit strategisk produktägare för Ladok i ett år.
Ja, över ett år. Tiden går fort!

Vad tycker du känns bäst för dig just nu?
Jag tycker att det känns som att vi är på väg åt rätt håll med utvecklingen av Ladok.

Vad känns mindre bra?
Att jag på grund av pandemin varken har hunnit träffa alla medarbetare i konsortiet, eller våra lokala kontaktpersoner med flera ute på lärosätena. Jag hoppas att det snart blir annorlunda nu.

Vad skulle du helst vilja ändra på framöver?
Jag vill att vi i konsortiet kommer ännu närmare systemets användare. Det kan göras på många sätt, inte bara genom personliga möten utan också att vi på andra sätt lär oss mer om hur systemet används dagligen.

Vad var dina första intryck när du började jobba i konsortiet?
Att det är en organisation som befolkas av väldigt många kompetenta och engagerade medarbetare.
Att det finns en mycket väletablerad organisation av arbetet genom agila scrum-team.
Att Ladok är ett väldigt komplext system med många olika sorters användare.

Hur går det till att arbeta som strategisk produktägare?
Haha, bra fråga. Många tror att jag har en färdig idé om hur Ladok ska se ut och fungera i framtiden och att det jag gör är att se till så att vi kommer dit. Snarare är min roll att skapa engagemang och förståelse kring användares behov och se till att våra olika prioriteringar och strategiska val hänger ihop på kort- och lång sikt. .

Berätta om vilka förändringar i det strategiska arbetet som skett under din tid i konsortiet!
Det ska kanske egentligen någon annan svara på, men om jag ska lyfta fram två saker så är det att vi nu har en gemensam produktbacklog/produktplan och att allt utvecklingsarbete utgår från nyttan för våra användare. De här sakerna hänger ihop. Ett tydligt fokus på nyttan för våra användare gör det enklare att prioritera mellan utvecklingsinsatser inom olika delar av systemet. En gemensam produktplan hjälper oss att synliggöra och därmed också ifrågasätta våra prioriteringar. För mig är det viktigt att vi vågar ifrågasätta om våra prioriteringar på kort sikt hänger ihop med hur systemet behöver förändras på lång sikt.

Vad är viktigast i ditt arbete?
Det är att hela tiden kommunicera internt med alla våra team och externt med våra användare och andra intressenter. Just nu försöker jag att systematisera och kanske ”cyklisera” detta för mig själv. Det är lätt att det blir väldigt många möten och alldeles för många powerpoint-presentationer. Så det är lika viktigt för mig att hitta en balans i mitt arbete, som det är att vi hittar en balans mellan olika användares behov i systemet.

Vad händer den närmaste tiden i Ladok?
Mina topp sex i systemet före jul?
– En gemensam lösning för digital verifiering av examensbevis är nu under test.
– Studieperiod utan omfattningsvärde kommer att lösa mycket problem med hantering av både forskarutbildning och utbildningssamarbeten.
– Den förbättrade ärendehanteringen är ett steg mot att skapa större överblick och bättre funktionalitet för våra ”ofta-användare” i systemet.
– Vi håller på att ta ett större grepp kring hantering av aktivitetstillfällen som inte används i den utsträckning som den skulle kunna. Det är egentligen en ganska genial funktionalitet som vi nu undersöker hur vi kan användaranpassa bättre, så att den verkligen börjar användas för att lösa mer än bara tentahantering.
– Stödet för utbildningsplanering blir bättre och mer nytänkande än vad jag hade hoppats. Jag är så nyfiken på om fler håller med mig nu när fler lärosäten kommer att börja testa det.
– Att arbetet med studieavgifter nu äntligen kommer igång på riktigt.

 

2021-10-11

Konstfack är först ut att börja använda Ladok för utbildningsplanering! De har nu skapat ett par kursplaner i Ladok. Nästa steg är att skapa utbildningsplaner och därefter med hjälp av processtödet skapa ny kurs och kursplan. Läs mer om när funktionaliteten släpps här.

2021-06-15

Tidigare i år genomfördes en enkät med användarna av uppföljningsdatabasen. I den framkom behov av utbildning på olika nivåer kring hur man kan ta fram information med hjälp av SQL. Konsortiet planerar därför en serie av workshops med start i höst. De kommer att genomföras via Zoom och första tillfället riktar sig till dem som behöver grundläggande kunskaper om detta. Varje workshop kommer att ha utrymme för både undervisning med konsortiets systemutvecklare som lärare, samt uppgifter att lösa med hjälp av övriga deltagare och lärarna.

För dig som är intresserad av att delta på någon av dessa workshop tipsar vi redan nu om att se över att du har en fungerande uppkoppling mot ditt lärosätes uppföljningsdatabas. Den kommer nämligen att användas för övningarna under workshopen.

Mer information om datum och anmälan kommer efter sommaruppehållet.

2021-05-17

Nu börjar högtrycket för examenshandläggarna närma sig. För att stötta upp under perioden har konsortiet tagit fram ett antal frågor och svar kring bevisförberedelser och utfärdandet av examensbevis. Till exempel finns tips på hur man undviker att få en tom sida i examensbevis, hur man tar fram ett examensbevis med nytt personnummer och hur man kan se noteringar som gjordes i ett bevisärende i gamla Ladok.

Du hittar dokumentet på utbildningssidan för att utfärda examensbevis. Dokumentet riktar sig till examenshandläggare.

Mer utbildningsmaterial
På sidan som är länkad ovan finns ytterligare utbildningsmaterial som guidar handläggarna i hur de utfärdar examensbevis.

2021-04-26

Den 21 april deltog lärosätenas lokala kontaktpersoner på en träff som arrangerades av Ladokkonsortiet. Uppslutningen var stor och det fanns utrymme för både information och diskussion deltagarna emellan.

Det var stort intresse för informationen som verksamhetsexperter Moa Eriksson och Jan Winkle gav om hur konsortiet jobbar med digital analys av användning av Ladok. Med hjälp av mätpunkter på relevanta ställen i systemet kan utvecklingsteamen följa hur många användare som når en viss funktion, hur man navigerar i systemet och hur funktionerna används. Ett exempel var mätning av hur många användare som når attesteringsfunktionen för resultat via den genväg som finns på startsidan. Utvecklingsteamet kan sedan använda mätdatat till att förbättra systemet så att de avsedda effekterna uppnås.

Mari Sandin, lokal kontaktperson för Örebro universitet, konstaterar att mätningarna även är intressanta för lärosätenas eget arbete med sina användare av systemet:
– Informationen om mätningarna i Ladok väckte nog många tankar och önskemål hos de flesta av oss. Det finns otroligt mycket vi både skulle vilja veta och även behöva veta om hur våra användare faktiskt jobbar i Ladok. Vi tror säkert en hel del som inte alls stämmer. Jättespännande, och jag hoppas vi får ta del av mer resultat av olika mätningar längre fram.

Deltagarna hade flera uppslag till hur mätningar kan användas på olika sätt. Många önskade att ta del av mätdata för det egna lärosätet. Idag görs dock ingen lärosätesspecifik mätning utan mätningarna är aggregerade för alla lärosätens användare. Mätdata kan också bidra på ett tydligare sätt till den övergripande prioriteringen av vad som är i fokus i utvecklingen av Ladok.

Håkan Fasth, lokal kontaktperson från Högskolan i Halmstad, hoppas att det kommer bli möjligt att ta del av mätdata för det egna lärosätet:
– Jag hoppas såklart på användarstatistik på lärosätesnivå, så att vi kan arbeta mer med att få till bättre processer lokalt. Statistik är alltid bra att använda som motivering till varför översyn kan behövas.

Verksamhetsexpert Matz-Ola Cajdert berättade om vad som är nytt inom den nationella hanteringen av lärosätesgemensamt data samt vissa rutiner och rekommendationer. Ett förtydligande av vägledningen kring hantering av felaktigt inlagda avbrott på kurs kopplat till rutinerna hos CSN efterfrågades, vilket Matz-Ola tog med sig tillbaka till dialogen med CSN. Vidare berättade verksamhetsexpert Gunnar Råhlén om vad som pågår i arbetet med LIS-adaptern som kan användas för lärosätenas integrationer med Ladok.

Deltagarna diskuterade också i grupper om och hur man i så fall skulle önska utökade nätverksträffar mellan lärosätenas lokala Ladok-förvaltningar. Grupperna kom fram till att nätverkande är viktigt och nyttigt och att det finns ett behov av att träffas mer. Flera lärosäten ingår redan nu i olika nätverk som initierats av de medverkande parterna, men man ser ändå att det skulle vara hjälpsamt om konsortiet kunde hjälpa till i uppstarten av fler nätverk. Jan Winkle från konsortiet har ett särskilt uppdrag att bidra i det arbetet.

Mari och Håkan konstaterar båda att just utbytet av erfarenheter mellan lärosätena är mycket värdefullt. Mari säger att:
– Just den här typen av träff handlar ju mycket om information, men det är jättebra när vi även bryts ut i mindre grupper. Då får vi chansen att prata och utbyta arbetssätt, idéer och erfarenheter. Även om våra organisationer skiljer sig lite och vi jobbar olika ibland, så är det alltid bra att bara kunna höra ”hur gör ni?”.

Du hittar material från träffen på Ladok Vägledning (kräver inloggning).

Nästa träff för lokala kontaktpersoner planeras till efter sommarsemestern.

2021-04-22

Den 12 april hölls en tematräff på Zoom kring användningen av Ladok för att hantera forskarutbildning. Inbjudna till träffen var lärosätenas lokala kontaktpersoner för Ladok, som i sin tur även bjöd in ytterligare deltagare med intresse för temat. Över 80 personer deltog vilket får tolkas som att det finns ett tydligt behov av att prata om just hanteringen av forskarutbildning.

Under träffen berättade verksamhetsexperter från Ladokkonsortiet om flera av de förbättringar som gjorts i systemet under senaste år, samt var det går att hitta ytterligare information om funktionaliteten. Deltagarna hade också fått möjlighet att ta upp frågor både inför och under träffen, vilket många också gjorde. Flest frågor rörde studiedeltagande och resultatrapportering för forskarutbildning. Konsortiets verksamhetsexperter besvarade dessa men lärosätenas deltagare kunde också hjälpa varandra genom att berätta om hur man gör på det egna lärosätet.

– Jag inser hur lite jag kan om Ladok, konstaterar Carina Gyllberg, som är utbildnings- och forskningshandläggare på BTH.

Hon fortsätter att berätta:
– Jag tar med mig att vi ska titta närmare på moduler vid registrering av forskningsarbete och på om forskarstudenten själv ska registrera sig i Ladok.

Träffen avslutades med en diskussion om hur prestationer från andra lärosäten dokumenteras för doktorander. Linnéuniversitetets deltagare på träffen lyfte ett önskemål om att alla lärosäten bör dokumentera de prestationer som en doktorand genomfört på lärosätet direkt i Ladok. På så vis hoppas man underlätta för alla genom att minska hantering av pappersintyg som skickas mellan lärosätena. Många uttryckte att de höll med och diskussionen fortsätter på Ladokforum för att följa upp och sprida budskapet till fler (inloggning krävs för att läsa tråden i forumet).

Carina Gyllberg säger:
– Allt under träffen var intressant men genomgången av inskickade frågor var mycket givande.

Träffen spelades in och finns tillgänglig på https://ladok.se/moten/tematraffar tillsammans med materialet som presenterades under träffen.

2021-04-07

Den 24 mars arrangerade konsortiet årets Ladokträff där som mest närmare 180 personer deltog. Inbjudna till träffen var alla Ladok-intresserade från lärosätena och för andra året i rad fick träffen hållas via Zoom, för att undvika smittrisk. Mest publik drog informationspassen om Emrex (Tor Fridell och Bengt Hellström) respektive Utbildningsplanering (Rickard Johansson).

Överlag är det väldigt mycket spännande på gång inom konsortiet som förhoppningsvis kommer att förbättra och underlätta flertalet av våra processer ute på lärosätena, säger Erik Ångman från Umeå universitet som deltog i träffen.

Vi fick även ta del av erfarenheter från Uppsala universitet, Linnéuniversitetet och Blekinge tekniska högskola som under läsåret 2020/21 har fungerat som pilotlärosäten för utvecklingen av Ladok. De kunde berätta att de genom att vara pilotlärosäten har fått en närmare kontakt med sina Ladokanvändare, som också uttryckt en tacksamhet för att deras synpunkterna har tagits tillvara av konsortiet. Att vara pilotlärosäte innebar förvånansvärt lite arbete för lärosätenas Ladokenheter och de rekommenderade intresserade lärosäten att ansöka om att få bli piloter inför nästa läsår.

Sedan tidigare års fysiska Ladokträffar vet vi att utbyte av erfarenheter lärosätena sinsemellan är en mycket viktig del av dagen. För att ge möjlighet till detta fanns ett kortare mingelpass och två pass med gruppdiskussioner på olika teman med i programmet. I enkäten efter träffen uttryckte många uppskattning av dessa pass och tyckte att de var träffens höjdpunkter. Under gruppdiskussionerna var många intresserade av att prata om ”Införande av nya Ladok för studenter” men även temat ”Funktionalitet som inte används fullt ut på grund av brister” var populärt.

Gruppdiskussionerna var väldigt bra, nästan som att stå och fika live och kunna ställa frågor och få svar, säger Annika Kaljevic från SLU.

Vi kan konstatera att det fungerar att hålla den här typen av träff via Zoom, även om många uttryckt att man saknar att ses fysiskt. Genom att träffas via Zoom är det möjligt för fler att delta (180 deltagare i år jämfört med ca 120 tidigare år) och också möjligt att välja ut de pass som intresserar en och avstå från andra.

Den här dagen var bra ur alla perspektiv och ett trevligt avbrott i dessa coronatider. Trevligt att se så många deltagare, fast det hade varit roligare att träffas live, säger Annika Kaljevic.

Träffen avslutades med ett panelsamtal med flera medlemmar från konsortiets styrelse. En av frågorna som diskuterades var behovet av samordning av de stora nationella system som används i sektorn. Panelen konstaterade att samordningen är nödvändig för att uppnå effektiva och digitaliserade processer som håller måttet även i framtiden.

Som vanligt tycker jag att det var en bra och informativ Ladokdag. Det var flera intressanta tankar och perspektiv som lyftes i paneldebatten, avslutar Erik Ångman.

Här hittar du inspelningar och presentationer från dagen.