Öppet hus lyckat koncept i Borås

Bara en dryg månad innan införandet av nya Ladok på Högskolan i Borås kastades Anna Dahlén in i arbetet som projektledare.
– Det har varit mycket att sätta sig in i, men det känns verkligen skönt att vi är igång, säger hon.

I slutet av september var det slutligen dags för produktionssättning på Högskolan i Borås. Med en ny projektledare på plats drygt fyra veckor före att det var dags stod teamet inför lite nya utmaningar, men de tycker ändå införandet gick bra.

– Det har varit mycket att sätta sig in i, men det känns verkligen skönt att vi är igång. Vi får rätt så många frågor nu när produktionssättningen är klar, samtidigt rullar det på och folk har tålamod, berättar Anna Dahlén.

Hur har ni förberett er?
–  Jag skulle säga registervård och åter registervård. Vi valde att gå in med resultathanteringen redan våren 2016 i en pilot, så redan hösten 2016 började vi få in våra lärare, som var en helt ny användargrupp i nya Ladok. Sedan dess har vi haft flera utbildningstillfällen och inspelade instruktionsfilmer för dem och även flera visningstillfällen för administratörer och handläggare.

Enligt Erica Andrén, lokal kontaktperson på Högskolan i Borås, har visningstillfällena varit ett bra tillfälle att kunna förankra nya Ladok bland personalen.

– Nu när vi produktionsatt har vi öppet hus, inledningsvis ett par gånger i veckan, där våra projektmedlemmar som är mer insatta i nya Ladok kan svara på administratörernas frågor och alla hjälps åt att se hur man smartast hanterar saker i det nya systemet. Hittills har det varit väldigt lyckat och är verkligen ett tips vi vill skicka vidare till andra lärosäten som ska gå in i nya Ladok, tillägger hon.

Inte helt oväntat inträffade det en del händelser både under verifieringen och produktionssättningen som de inte räknat med. En sådan var att det var svårare än de tänkt att få ut användarna ur systemet.

– Vi valde att ta ut administratörerna på fredagen kl.13 före produktionssättningen, men det var inte fullt så enkelt som vi trodde, utan tog några timmar att genomföra. Vi följde instruktionen, men det visade sig att de användare som var inne i systemet kunde fortsätta arbeta trots att vi stängde ner, så vi fick lägga några timmar på att manuellt stänga ner dessa användare och byta lösenord på dem för att de inte skulle kunna gå in igen, säger Erica Andrén.

Var det något ni saknade såsom instruktioner eller systemstöd?
– Vi upplever det svårt att hitta dokumentationen på Confluence och veta om det är allt som finns när man väl finner den eller om informationen ligger spridd på flera ställen, säger Anna Dahlén.

Det finns flera skillnader mellan gamla och nya Ladok. Framförallt är nya Ladok mycket mer modernt och användarvänligt, påpekar Erica Andrén.

– På sikt hoppas vi självklart på fler finesser och funktioner. Nya Ladok innebär också att man kan hantera alla utbildningar på samma sätt till skillnad från förut. Nu utgår man från samma system och får all data i en samlad vy.

Högskolan i Borås tips till andra lärosäten

”Se över bemanning i projektet tidigt. Här med lärosäten som redan gått över var man behöver förstärka.”

”Se till att ha backup för alla nyckelroller. Annars går det inte att genomföra verifiering och produktionssättning om man har otur.”

”Det är jätteviktigt att inte underskatta resurser vid verifiering. Vi hade tillgång till verifieringsmiljön en vecka efter testomgång 1 och 2, lägg mycket tid på att verifiera data och genomföra verksamhetstester då. ”

”Ta reda på vilka data som inte går över och hur ni gör med dem.”

”Ligg i fas med registernivån och ha resurser att ta hand om IK:n. Den kräver handpåläggning hela vägen. IK:n stannade för oss i samband med produktionssättningen på grund av ett annat lärosäte bytte personnummer på en aliasstudent. Men nu är ju en rutin införd för att det här ska undvikas.”

”Ta ut era användare några dagar innan produktionssättning, eftersom de ju också kan påverka data.”

Fler artiklar:
”Först nu är det på riktigt”
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok