”Ibland känns det som vi jobbar dygnet runt”
Som en räksmörgås – så beskriver Johanna Belzacq, lokal kontaktperson på SU, tiden före produktionssättning jämfört med tiden efter. Men samtidigt finns det flera ljuspunkter – lätt att lära för nya användare, enkel resultatrapportering och snyggare system, är några av dem.
Över fyra månader har gått efter det att Stockholms universitet gick in i nya Ladok i början av november 2017. Ändå är arbetstempot minst lika högt som då, påpekar både Johanna Belzacq, lokal kontaktperson och Erik Wallenberg, lokal projektledare när jag träffar dem på SU:s Campus.
– Allt som var vägen fram till produktionssättning, var som en räksmörgås jämfört med efter man har gått i produktion, säger Johanna Belzacq lite skämtsamt.
Men att hon menar allvar råder ingen tvekan om. Den största skillnaden mellan före och efter produktionssättning är att i den första fasen var det tydligt var och hur man skulle göra. Men när det landar i den egna verksamheten måste man komma på sina egna lösningar, och det har varit en utmaning. Nu är det samma höga tempo som just efter produktionssättningen, men av andra anledningar, påpekar Johanna Belzacq och får medhåll av Erik Wallenberg.
– Det har varit väldigt mycket arbete. Vi har jobbat mer nu än vad vi gjorde innan. Dessutom har användarna använt systemet ett tag, och en del har hunnit reta upp sig. Vi har bland annat några arbetsmiljöanmälningar från några institutioner där deras administrativa personal har fått mer att göra och börjar bli slutkörda. Vissa delar såsom utbytesstudenter och forskarutbildningar – har ju blivit mycket knepigare och de har varit svåra att förbereda.
För att få stöttning av varandra träffas de produktionssatta lärosätena en gång i veckan på Skype för att utbyta erfarenheter och idéer.
– Jag får känslan av att nya Ladok är byggt för en mellanstor högskola, med en väldigt centraliserad administration. Hos oss går mycket över institutionsgränser och det är jättesvårt att hantera. Med tanke på att våra institutioner organiserar sig väldigt olika har det varit som att införa det på 50 småhögskolor, säger Erik Wallenberg.
Är det något ni av de hinder ni stött på som ni skulle kunna ha förutsett?
Johanna Belzacq:
– Vi har utbildat i de raka flödena, men när studenterna väl kommer in är det inga raka flöden längre eftersom de inte gör som man tänkt sig, utan agerar individuellt. Stora volymer är också en utmaning, och det faktum att vi är en väldigt decentraliserad organisation har det påverkat hur vi ska hantera behörigheter. Vi vill ju hålla ordning så man inte har mer behörigheter än vad man ska ha, men systemet är byggt för att mycket ska hanteras centralt och så ser det inte ut hos oss.
Erik Wallenberg:
– Vi började med behörigheter ett år i förväg, men det är svårt att förutse. Vi hade behövt simulera i produktionsmiljön hur det skulle bli och fått hjälp med hur vi skulle rigga upp systemet. Det är svårt att testa det i en organisation där du helt plötsligt måste ta tillbaka 500 behörigheter. Allt blir så stort, det går inte att rulla ut bara så där, hur som helst.
Vilka är de främsta svårigheterna?
Johanna Belzacq:
– Att jobba med konverterat data är något som tar slut på sikt, vilket vi försöker hålla i minnet. Men det är forskarutbildningen och det är hanteringen av utbytesstudenterna som är de stora puckarna där det märks att Ladok är inte riktigt moget än. Samtidigt är resultatrapportering väldigt enkelt, så vi hör mycket lite från lärarna, fast visst skulle systemet kunna trimmas lite mer.
Erik Wallenberg:
– Det är svårt att gå ut med när Ladok tas ner, eftersom vi varken kan eller får mejla våra 34 000 studenter. Man vill helst att systemet fungerar dygnet runt. Och det är just då vi får mejlen, när systemet är nere och någon exempelvis ska anmäla sig till en tenta.
Visst finns det fördelar med systemet som redan är märkbara. Många lärare tycker att nya Ladok är snyggare, resultatnoteringar är rätt poppis också. Sedan är det rätt lätt för nya användare att lära sig systemet, påpekar Johanna Belzacq.
– Gränssnittet är mer intuitivt när du väl lär dig använda det. Sedan är det så enkelt att jobba i systemet att det ibland går snabbare än vad systemet hinner med. Det var faktiskt veckans incident, ”du jobbar för fort”. En användare arbetade på så snabbt så att domänerna inte hann prata med varandra. Det hoppas jag man kommer tillrätta med. Vi har också fått mycket bättre koll på vem som rapporterar, vem som är examinator. Allting loggas också bakåt, vilket gör det lätt att se vad som gjorts.
På supportsidan har det varit väldigt mycket frågor, därför träffas teamet på SU en timme per dag, fyra gånger i veckan för att gå igenom de problem som dykt upp dagen innan.
Dessutom har de fördubblat bemanningen i telefonsupporten sedan start och känner fortfarande att de inte kan backa från det även om SU kommit ur terminsstart. I dagsläget kommer de sällan under 300 pågående supportärenden – det kommer in många ärenden per dag och går ut lika många, säger Erik Wallenberg.
– Ibland känns som vi jobbar dygnet runt sju dagar i veckan, och totalt sett gör vi nog det. Det är många av oss som är inne helger, kvällar och morgnar och kollar av.
Vilken funktionalitet saknar ni?
– Framförallt att kunna rätta till saker när någon har gjort ett misstag. Man måste kunna rätta, men idag är det ofta omöjligt. Sedan är det volymhanteringen kring forskarstuderande, kataloginformation, utbytesstudenter och vanliga studenter också. Vi tycker att man borde testa vissa funktioner, kanske inte bara en utan tjugo gånger för att verkligen veta hur det känns, om jag kan trimma i systemet. Som det är nu är det en himla massa klickande, svarar Erik Wallenberg.
Slutligen, vilka tips har ni till andra lärosäten?
Johanna Belzacq:
– Det är viktigt att se till att man har otroligt mycket resurser. Öka upp din bemanning med 40-50 procent, gärna ska de ha hunnit gå parallellt i ett år före produktionssättning.
Erik Wallenberg:
– Det vi skulle kunna ha gjort är att testa mera processer i systemet med verksamhetsfolk, så det är ett råd. Rigga upp och testa systemet så verklighetstroget som möjligt, med användare som har riktiga behörigheter.
Av: Rebecka Guzmán